Kuinka aikatauluttaa päiväsi optimaalisen tuottavuuden saavuttamiseksi

Katso täydellinen oppaamme siitä, kuinka luoda aikataulu, jotta saat päivästäsi parhaan mahdollisen hyödyn irti.

Meillä kaikilla on joka päivä samat 24 tuntia. Miksi siis menestyvät ihmiset saavat niin paljon aikaan kahdessakymmenessäneljässä tunnissa, kun taas toiset kamppailevat saavuttaakseen edes yksinkertaisen tehtävälistan tehtävät?

Yksi vastaus on ajanhallinta. Monilla ihmisillä on vaikeuksia käyttää aikaansa tehokkaasti päivän aikana. Mutta jos se olet sinä, älä huoli. Käyttämällä tuottavuusvinkkejä ja luomalla tehokkaan päivittäisen aikataulun ja pitämällä siitä kiinni voit tehdä enemmän ja paremmin joka ikinen päivä.

Miksi päiväsi aikatauluttaminen on tärkeää

Miten aikatauluttaa päiväsi

• Määrittele miksi
• Aseta prioriteetit
• Arvioi, kuinka kauan tehtävä vie aikaa
• Työskentele fiksummin, Not Harder

Types of Scheduling Techniques

• Create a Productive Morning Routine
• Avoid Task Switching
• Batch Tasks
• Expect the Unexpected
• Hyödynnä teknologiaa
• Muista paperi
• Syö sammakko
• Arvioi ja käännä

Miksi päiväsi aikatauluttaminen on tärkeää

Aika on rajallinen resurssi meille kaikille. Rajallisen määrän päiviä ja tunteja jättäminen sattuman varaan ei ole vastuullista resurssien hallintaa. Käytä sen sijaan aikataulua ja hyödynnä edut:

• Vähennä hukkaan heitettyä aikaa: Ellet laita päivittäiseen aikatauluusi kohtaa ”Vietä 2 tuntia sosiaaliseen mediaan ja videopeleihin”, aikataulun käyttäminen estää sinua tuhlaamasta aikaasi asioihin, jotka eivät ole asialistalla.
• Lisää onnellisuutta: Jopa tiede on samaa mieltä. Aikataulun noudattaminen tekee sinut onnellisemmaksi!
• Paranna tuottavuutta:
• Vähentää stressiä: Aikatauluttaminen luo enemmän varmuutta, mikä vähentää stressiä – ja se parantaa terveyttä. Win-win!
• Helpottaa yhteistyötä:

How to Schedule Your Day

On selvää, että päiväsi aikatauluttaminen on arvokasta. Et kuitenkaan voi vain heittää asioita Cute Kittens -kalenteriisi ja toivoa tuottavaa elämää.

Sen sijaan tarvitset strategian, jotta voit aikatauluttaa tuottavuutta ja saada tärkeät työt tehtyä tehokkaasti. Seuraavassa on muutamia ohjaavia periaatteita, jotka auttavat sinua käyttämään aikataulua tehokkaiden päivien aikaansaamiseksi.

Katsotaanpa sitä. Kaikki, mitä teemme päivässä, ei ole hauskaa. On varmasti tehtäviä, joita emme yksinkertaisesti halua tehdä. Voimme luottaa sisukkuuteen ja päättäväisyyteen selviytyäksemme niistä, mutta se voi kuluttaa energiaa. Löydä sen sijaan sisäinen motivaatio määrittelemällä miksi.

Kaikkien miksi on erilainen, mutta se on merkitys ja tarkoitus kaiken tekemämme takana. Tämän käsitteen popularisoi Simon Sinek kirjassaan Start With Why. Sinek osoittaa, että ”miksi” voi todella motivoida yksilöitä ja yrityksiä saavuttamaan tavoitteensa.

Miksiisi pitäisi kuulua enemmän kuin ”koska minun on pakko” tai ”koska joku käski”. Yksittäisen ihmisen syy voi olla turvallisen ja onnellisen elämän tarjoaminen lapsilleen. Yrityksille miksi voi näyttää enemmänkin siltä, että ”Autan ihmisiä menestymään.”

Silloin kaiken, mitä teet ihmisenä tai yrityksenä, pitäisi palvella tuota miksiä.

On kirjaimellisesti miljoonia tapoja, joilla voisit viettää jokaisen päivän. Etkä voi tehdä kaikkea. Ilman prioriteetteja saatat huomata käyttäväsi aikaa tehtäviin, jotka eivät johda mihinkään. Ja jos olet tiimin johtaja tai esimies, haluat asettaa tiimillesi prioriteetit, jotta hekin tietävät, mikä on tärkeää.

Sinun on siis selvitettävä, mitä sinun on todella saatava tehtyä, jotta saavutat tavoitteesi palvellaksesi miksi. Kirjoita ensin ylös kaikki, mitä voit ajatella. Poista sitten kaikki, mikä ei liity miksiisi. Laita sitten prioriteettisi tärkeysjärjestykseen.

Suunnan määrittäminen on yhtä tärkeää kuin meneminenkin. Matka ilman määränpäätä voi olla mielenkiintoinen, mutta ilman määränpäätä mielessäsi kuka tietää, mihin päädyt.

Kun olet keksinyt, mitä sinun on tehtävä, laske, kuinka kauan siihen menee aikaa. Emmekä puhu siitä, kuinka kauan se kestää fantasiamaassa. Sinun on tiedettävä, kuinka kauan asian tekeminen todella kestää.

Yksi yleisimmistä aikataulutusvirheistä, joita ihmiset tekevät, on se, että he eivät arvioi oikein, kuinka kauan tehtävä tai projekti kestää. ”Jos yli- tai aliarvioit sen, kuinka kauan tähän oikeasti menee, saat todennäköisemmin koko aikataulusi sekaisin. Vielä pahempaa on, että saatat myöhästyä määräajasta tai tuhlata arvokasta aikaa itsellesi ja tärkeimmille sidosryhmille, kuten työntekijöille ja asiakkaille.”

Ole siis rehellinen itsesi kanssa ja kannusta tiimiäsi tekemään samoin. Ota viikko tai kaksi ja seuraa aikaasi. Kuinka kauan sinulta kestää kirjoittaa 1000 sanaa tai vastata sähköposteihin? Sen jälkeen voit suunnitella aikataulusi realistisesti, mikä parantaa onnistumismahdollisuuksiasi.

Tim Ferriss, Neljän tunnin työviikon kirjoittaja, on oikeilla jäljillä. Kiireen aikakaudella tuntuu joskus siltä, että meidän on mentävä ja mentävä koko ajan. Mutta mitä jos käyttäisimme aikaamme niin, että voisimme tehdä vähemmän töitä? Silloin olisimme myös jonkin jäljillä.

Ferriss kannattaa älykkäämpää työskentelystrategiaa, jossa käytetään järjestelmiä, jotka tekevät ”huonon käytöksen mahdottomaksi”. Silloin hänen ei tarvitse luottaa tahdonvoiman rajalliseen resurssiin. Tuottavien järjestelmien luominen on siis Ferrissille keskeinen askel.

Muihin tapoihin työskennellä älykkäämmin kuuluu myös se, että tunnistat päivän tuottavimmat ajat ja ajoitat sitten keskeiset tehtävät kyseiselle ajanjaksolle. Monilla meistä energiatasot ovat korkeimmillaan aamulla. Jos kuitenkin olet todellinen yökyöpeli, voit vapaasti hyödyntää tuota aikaa asioiden tekemiseen.

Sinun on myös oltava strateginen. Kyllä, on monia tapoja päästä tavoitteeseesi. Kun valitset valitsemasi polun, ota huomioon riski-hyötysuhde siitä, mitä olet tekemässä. Voit soittaa kylmänä 100 ihmiselle ja saada yhden myöntävän vastauksen. Tai voisit soittaa kylmäsoitolla oikeille kymmenelle ihmiselle ja saada saman hyödyn.

Aikataulutekniikoiden tyypit

Ei ole olemassa yhtä ainoaa ratkaisua tuottavimman aikataulun luomiseen. Mutta nämä aikataulutustekniikat voivat auttaa sinua polullasi.

Aloita päiväsi oikein tuottavuutta vahvistavalla aamurutiinilla.

The Miracle Morning -kirjan kirjoittaneen Hal Elrodin mukaan: ”Se, miten heräät joka päivä, ja aamurutiinisi (tai sen puute) vaikuttavat dramaattisesti menestyksesi tasoon elämäsi jokaisella osa-alueella. Keskittyneet, tuottavat ja menestyksekkäät aamut synnyttävät keskittyneitä, tuottavia ja menestyksekkäitä päiviä.”

Elrod käänsi elämänsä ympäri heräämällä viideltä aamulla viettääkseen aikaa hiljaisuudessa, meditoidakseen, lukiakseen ja harjoitellakseen. Tämä määritteli hänen päiviensä sävyn, ja hän pystyi vetämään itsensä irti murskaavasta velkaantumisesta ja saavuttamaan uudenlaista menestystä.

Täydellinen aamusi saattaa näyttää erilaiselta kuin Elrondin aamu, mutta on järkevää varata joka päivä aikaisin aikaa, joka määrittelee loppupäivän kulun.

Monitehtäväinen työskentely saattaa tuntua tehokkaalta. Loppujen lopuksi saat kerralla tehtyä enemmän, eikö niin? Väärin. Itse asiassa, vaikka teetkin enemmän kerralla, et todellakaan saa enemmän aikaan. Saat vähemmän aikaan.

Itse asiassa monitehtäväisyyden todelliset kustannukset voivat olla jopa 40 prosenttia tuottavuudestasi. Joka kerta, kun siirryt tehtävien välillä, aivoiltasi kuluu aikaa vaihtamiseen. Lisäksi ihmiset ovat alttiimpia virheille, kun he vaihtavat tehtäviä. Ja mitä monimutkaisempi tehtävä on, sitä suuremmat ovat tappiot.

Siten on järkevää tehdä vain yhtä asiaa kerrallaan. Näin voit todella keskittyä siihen, mitä olet tekemässä. Silloin voit tehdä sen tehokkaammin.

Kun suunnittelet päivääsi, vältä tehtävien vaihtamista, jos mahdollista. Anna itsellesi riittävästi aikaa tehtävien suorittamiseen kerralla. Ai niin, ja kun teet sitä? Älä tarkista sähköpostia.

Olemme nähneet, miten tehtävien vaihtaminen voi vaikuttaa tuottavuuteen. Meillä kaikilla on kuitenkin enemmän kuin yksi tehtävä päivässä. Voit siis minimoida tehtävien vaihtamisen vaikutuksen panostamalla tehtäviin ja käyttämällä lohkoajoitusta.

Voit määritellä ”samankaltaiset tehtävät” monella tavalla. Tärkeintä on kuitenkin se, että tehtävillä on oltava jokin yhdistävä ominaisuus, joka tekee niistä tehokkaampia yhdessä tehtynä. Ajattele esimerkiksi asioiden hoitamista. On järkevämpää mennä kaikkialle tietyssä maantieteellisessä paikassa.

Vastaavasti voit ryhmitellä tehtäviä niiden tekemiseen vaadittavan ajattelutavan mukaan. Esimerkiksi hallinnolliset tehtävät vaativat tietynlaista ajattelutapaa, mutta luovat tehtävät, kuten blogikirjoituksen kirjoittaminen tai koodin debuggaaminen, vaativat jotain aivan muuta. Ryhmittelemällä tehtäviä ajattelutavan mukaan voit kuitenkin vähentää vaihteen täydellisen vaihtamisen vaikutusta.

Elon Musk käyttää tunnetusti tehtävien lajittelua varmistaakseen, että hän saa kaiken tehtyä yrityksessään ja viettää silti aikaa perheensä kanssa. Tehtävien jaksottaminen tarkoittaa samankaltaisten tehtävien ajoittamista yhteen, jotta voit tehdä ne tehokkaammin.

Tulevaisuutta ei voi ennustaa, mutta voi olla melko varma, että jotain odottamatonta tapahtuu jossain vaiheessa. Et tiedä, mitä se on tai milloin se on tulossa, mutta se on olemassa. Ja tuottava aikataulu ottaa sen huomioon.

Se on luultavasti tapahtunut sinulle. Olet tunnistanut miksi ja luonut prioriteetit ja tehtävät. Ajoitit tärkeimmät tehtävät tuottavimpaan aikaan. Olit tuottavuuden rocktähti.

Sitten yhtäkkiä tulee hätätapaus. Työnnät kaiken sivuun tämän kiireellisen tehtävän hoitamiseksi. Tehokas aikataulusi kuolee tuskallisen kuoleman.

Eikä sen tarvitse olla kiireellinen projekti. Se voi olla sairas lapsi, joka pitää tiimin jäsenen kotona. Se voi olla säähätätilanne, joka pitää kaikki kotona. Se voi olla odottamaton palvelimen seisokki, joka hidastaa kaikkien tahtia. Pienet asiat voivat tappaa tuottavuuden yhtä tehokkaasti kuin suuret asiat. Ja suoraan sanottuna ne ovat yleisempiä.

Aivan kuten on fiksua rahanhallintaa, että sinulla on hätäsäästörahasto, sinulla pitäisi olla myös hätäaikarahasto. Et tietenkään voi varastoida aikaa, mutta voit rakentaa aikatauluusi aikatyynyn. Näin olet valmiina, kun odottamaton tulee vastaan.

Teknologia on todella hyvä aikatauluttamisessa. Loppujen lopuksi aikataulu on perustasolla vain taulukkolaskentaohjelma. Mutta aikatauluteknologia voi mennä paljon pidemmälle kuin pelkkä ruudukko.

Työkalut, kuten Google-kalenteri, auttavat aikatauluttamaan toistuvia tehtäviä, värikoodaamaan tehtäviä, asettamaan muistutuksia ja jopa jakamaan kalentereita tiimien kesken. Kaikki nämä lisäävät aikataulusi tehokkuutta. Lisäksi ne estävät sinua unohtamasta asiakastapaamista.

Voit kuitenkin tehdä paljon muutakin. Käytä iPhone-sovellusta, jolla pääset kalenteriisi käsiksi tien päällä. Poista edestakaiset puhelinsoitot ja sähköpostit tapaamisten aikatauluttamiseksi sallimalla muiden sopia tapaamisia suoraan kalenterissasi.

Mahdollisuudet ovat loputtomat!

Niin hyvä kuin teknologia onkin parantamaan aikataulutuspeliäsi, älä väheksy paperin arvoa tässä digitaalisessa maailmassa. Paperiset suunnittelijat, bullet-journalit, tehtävälistat ja muut analogiset työkalut voivat olla aivan yhtä hyödyllisiä.

Itse asiassa planner-alan johtaja Erin Condrenin Lifeplanner sai Good Housekeepingin hyväksymismerkinnän tuottavuusvälineenä. Ja Ryder XXX Bullet Journalin kaltaiset muistikirjajärjestelmät ovat myös trendikkäitä tuottavuusvälineitä.

Mikään ei tietenkään voita hyvää, vanhanaikaista tehtävälistaa, jotta yksilöt pysyisivät aikataulussa. Asioiden kirjoittaminen ylös säästää niiden muistamisen vaivalta. Ja palkinto asioiden yliviivaamisesta listalta voi olla erittäin motivoiva.

Mark Twainin mukaan ”Jos työsi on syödä sammakko, se on parasta tehdä heti aamulla. Ja jos työsi on syödä kaksi sammakkoa, on parasta syödä suurin ensin.”

Tämän logiikan mukaan yksi aikataulutusmenetelmä on laittaa vaikeimmat ja tärkeimmät tehtävät ensin. Ja jos sinulla on useampi kuin yksi tällainen tehtävä, sinun kannattaa tehdä vaikeampi tehtävä ennen helpompia.”

Tämän menetelmän käyttäminen edellyttää, että pystyt tunnistamaan päivän tärkeimmän prioriteetin. Viime kädessä prioriteetin pitäisi olla yksikäsitteinen, koska emme voi tehdä kahta asiaa yhtä aikaa. (Katso Tehtävien vaihtaminen!)

Vaikeammat tehtävät ovat usein alttiimpia viivyttelylle. Loppujen lopuksi useimmat meistä eivät todellakaan halua syödä sammakkoa. Joten niiden tekeminen heti aamulla estää sinua lykkäämästä niitä koko päivän. Lisäksi kun ne on tehty, sinulla on vapaata aikaa tehdä hauskempia tehtäviä.

Tuottavuuden aikatauluttaminen voi olla liikkuva tavoite. Ja sinulla voi olla täydellinen aikataulu, mutta Niin ota aikaa arvioida ponnistelujesi tuloksia. Ovatko sinä ja tiimisi todella tuottavia ihmisiä?

Tässä on muutamia keskeisiä kysymyksiä, joita voit kysyä itseltäsi ja tiimiltäsi arvioidaksesi aikataulusi tehokkuutta:

• Pitäydytkö määräajoissa?
• Oliko aika-arviot oikein?
• Häiritsivätkö ennalta arvaamattomat asiat aikataulua?
• Tunsitko olevasi kellon paineen alla?
• Toimiko kokousaikataulumme?

Kun olet kerännyt tietosi, voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä siitä, miten tästä eteenpäin. Myöhästyneet määräajat voivat viitata huonoon aikabudjetointiin, ongelma, joka on helppo ratkaista seuraavan kuukauden, sprintin tai vuosineljänneksen aikana. Ylimääräiset kokoukset voidaan poistaa. Lisää pehmusteita voidaan lisätä odottamattomien ongelmien varalle.

Johtopäätös

On olemassa niin monia niksejä ja työkaluja luoviin tuottaviin aikatauluihin, jotka todella toimivat työpaikalla ja kotona. Jos et kokeile niitä, saatat heittää rahaa ikkunasta ulos. Emmekä voi kuvitella mitään vähemmän tuottavaa kuin se!

Mitkä ovat sinun parhaat tuottavuusvinkkisi ja -rutiinisi?