Toimittajat ovat välttämättömiä lähes jokaiselle yritykselle. Ilman raaka-aineita, joista valmistat sitä, mitä myyt, tai valmistajia, jotka toimittavat sitä, mitä jälleenmyyt, sinun on vaikea kasvaa. On myös monia tarvikkeita ja palveluita, joita yrityksesi kuluttaa osana yleiskustannuksia, paperiliittimistä Internet-yhteyksiin.
Toimittajat ja myyjät – termejä käytetään tässä yhteydessä synonyymisti – voivat tehdä paljon muutakin kuin vain toimittaa sinulle tarvitsemasi materiaalit ja palvelut liiketoimintaa varten. Ne voivat olla myös tärkeitä tietolähteitä, jotka auttavat sinua arvioimaan uusien tuotteiden mahdollisuuksia, seuraamaan kilpailijoiden toimintaa ja tunnistamaan lupaavia mahdollisuuksia. Myyjät voivat muuttua kumppaneiksi, jotka auttavat sinua leikkaamaan kustannuksia, parantamaan tuotesuunnittelua ja jopa rahoittamaan uusia markkinointitoimia. Jos et ota hyvien toimittajien ja myyjien valintaa osaksi kasvusuunnitelmaasi, tulet todennäköisesti katumaan sitä.
Toimittajien ja myyjien arviointi
Toimittajat voidaan jakaa neljään yleiseen luokkaan. Ne ovat:
- Valmistajat. Useimmat vähittäiskauppiaat ostavat yrityksen myyjien tai itsenäisten edustajien kautta, jotka käsittelevät useiden eri yritysten tuotteita. Näistä lähteistä saatavat hinnat ovat yleensä alhaisimmat, ellei vähittäiskauppiaan sijainti tee rahtikuljetuksista kalliita.
- Jakelijat. Jakelijat, jotka tunnetaan myös nimillä tukkukauppiaat, välittäjät tai jobberit, ostavat suuria määriä useilta valmistajilta ja varastoivat tavarat vähittäiskauppiaille myytäväksi. Vaikka niiden hinnat ovat korkeammat kuin valmistajan, ne voivat toimittaa vähittäiskauppiaille pieniä tilauksia useilta eri valmistajilta. (Jotkut valmistajat kieltäytyvät täyttämästä pieniä tilauksia.) Lähellä sijaitsevan jakelijan alhaisempi rahtilaskutus ja nopea toimitusaika kompensoivat usein korkeamman kappalekohtaisen hinnan.
- Itsenäiset käsityöläiset. Ainutlaatuisten luomusten yksinmyyntiä tarjoavat usein riippumattomat käsityöläiset, jotka myyvät edustajien kautta tai messuilla.
- Tuontilähteet. Monet vähittäiskauppiaat ostavat ulkomaisia tavaroita kotimaiselta maahantuojalta, joka toimii samalla tavalla kuin kotimainen tukkukauppias. Tai, riippuen siitä, miten hyvin tunnet ulkomaiset lähteet, saatat haluta matkustaa ulkomaille ostamaan tavaroita.
Mikä tekee hyvän toimittajan?
Paljon kasvavia yrityksiä keskittyy toimittajiensa yhteen ominaisuuteen: hintaan. Ja hinta on varmasti tärkeä, kun valitset tavarantoimittajia, jotka seuraavat sinua yrityksesi kasvaessa. Toimittajaan liittyy kuitenkin muutakin kuin lasku – ja toimittajan kanssa asioimisen kustannuksiin liittyy muutakin kuin ostotilauksen summa. Muista myös, että tavarantoimittajat tekevät liiketoimintaa ansaitakseen rahaa. Jos menet heidän kanssaan jokaisesta laskusta tinkimään, pyydät heitä alentamaan hintoja kaikesta, mitä he sinulle myyvät, tai et maksa laskujasi ajoissa, älä ihmettele, jos he lakkaavat soittamasta sinulle.
Hinnan jälkeen luotettavuus on luultavasti tärkein tekijä, jota toimittajalta kannattaa etsiä.
Hinnan jälkeen luotettavuus on luultavasti tärkein tekijä, jota toimittajalta kannattaa etsiä. Hyvät tavarantoimittajat toimittavat oikean määrän tavaroita, kuten on luvattu, ajallaan niin, että ne saapuvat perille hyvässä kunnossa. Joskus parhaan luotettavuuden saa suurelta toimittajalta. Näillä yrityksillä on resursseja varajärjestelmiin ja -lähteisiin, joten jos jokin menee pieleen, ne voivat silti täyttää velvollisuutensa sinua kohtaan. Älä kuitenkaan laiminlyö pieniä toimittajia. Jos olet pienen yrityksen suuri asiakas, saat enemmän huomiota ja mahdollisesti parempaa palvelua ja luotettavuutta kuin jos olet suuren toimittajan pieni asiakas. Kannattaa myös harkita tilausten jakamista kahden pienemmän yrityksen kesken. Tämä voi tarjota sinulle varamiehen sekä korkean profiilin.
Vakaus on toinen keskeinen indikaattori. Haluat solmia sopimuksen sellaisten toimittajien kanssa, jotka ovat toimineet pitkään ja ovat tehneet niin vaihtamatta yritystä muutaman vuoden välein. Yritys, jolla on pitkäaikainen ylempi johto, on toinen hyvä merkki, ja vankka maine muiden asiakkaiden keskuudessa on lupaava osoitus siitä, että yritys on vakaa. Kun kyse on omasta kokemuksestasi, etsi myyjän ongelmista kertovia merkkejä, kuten toimituksia, jotka saapuvat aikaisemmin kuin pyysit – tämä voi olla merkki siitä, että myyjällä on liian vähän tilauksia ja hänen on nopeutettava käteistuloja.
Älä unohda sijaintia. Kaukaiselta toimittajalta tilattu tavara voi kestää kauan ennen kuin se on perillä ja aiheuttaa nopeasti ylimääräisiä rahtimaksuja. Selvitä, kuinka kauan lähetyksen saapuminen lastauslaiturillesi kestää. Jos tarvitset jotakin todennäköisesti nopeasti, kaukana oleva toimittaja voi olla todellinen ongelma. Selvitä myös tavarantoimittajan rahtikäytännöt ennen tilausta. Jos tilaat esimerkiksi tietyn määrän, saatat saada ilmaisen toimituksen. Voit ehkä yhdistää kaksi tai useampia tilauksia yhdeksi ja säästää rahdissa. Vielä parempi, etsi vertailukelpoinen toimittaja lähemmäs kotiasi, jotta kustannussäästöt ja tilausjoustavuus säilyvät.
Loppujen lopuksi on joukko piirteitä, joita voidaan yleisesti kutsua pätevyydeksi. Haluat toimittajia, jotka pystyvät tarjoamaan uusimpia ja kehittyneimpiä tuotteita ja palveluja. Heillä on oltava hyvin koulutettuja työntekijöitä, jotka myyvät ja huoltavat heidän tuotteitaan. Niiden pitäisi pystyä tarjoamaan sinulle erilaisia houkuttelevia rahoitusehtoja ostoille. Ja heillä pitäisi olla realistinen asenne sinua, heidän asiakastaan, kohtaan, jotta he ovat halukkaita ja innokkaita työskentelemään kanssasi molempien liiketoimintanne kasvattamiseksi.
Toimittajasuhteidesi muuttaminen
Ehkä sinun ei välttämättä tarvitse etsiä uusia toimittajia saadaksesi uuden sopimuksen. Voit yleensä saada alennuksia, parempaa palvelua ja muita tarvitsemiasi ominaisuuksia esittämällä pyynnön nykyisille toimittajillesi – vaikka se ei ehkä olekaan niin yksinkertaista kuin pelkkä kysyminen. Tässä muutamia vaihtoehtoja ja neuvottelustrategioita, joiden avulla keskinkertaisista toimittajista voi tehdä huipputoimittajia.
- Alennusten saaminen. Jos kävelet tavarataloon ja ostat kenkäparin, maksat saman hinnan kuin kuka tahansa muukin ostaja. Mutta yritysten välinen kaupankäynti on monimutkaisempaa. Yrityksillä, jotka myyvät toisille yrityksille, on tavallisesti koko joukko noteerattuja maksuja, jotka tarjoavat 50 prosentin tai suurempia alennuksia riippuen ostetusta määrästä, ehdoista, suhteen pituudesta ja muista seikoista. Saatat pystyä mukavasti täyttämään jotkin näistä vaatimuksista, jolloin voit saada alhaisemman hinnan. Selvitä asia kysymällä alennuksista ja siitä, mitä niiden saaminen edellyttää. Voit saada mitä tahansa korottomasta lainasta kauppaluottona huomattavaan alennukseen ennenaikaisesta maksusta.
- Palvelun parantaminen. On harvinainen liikemies, joka tietää koko ajan tarkalleen, mitä hänen yrityksensä kaikissa osissa tapahtuu tai mitä kaikkien hänen asiakkaidensa kanssa on tekeillä. Sinä et luultavasti tiedä, eikä sinun kannata olettaa, että myöskään toimittajasi tietävät. Jos sinulla on palveluun liittyvä ongelma toimittajan kanssa, kerro siitä jollekin. Jos et saa tyydytystä, siirry komentoketjussa ylöspäin, kunnes saat haluamasi tai olet niin korkealla johdossa kuin mahdollista. Todennäköisesti joku on huolissaan ja hänellä on riittävästi valtaa tilanteen korjaamiseksi. Vain jos pyydät parempaa palvelua etkä saa sitä, kannattaa katkaista suhde.
- Parempi suhde. Kaikki asiakkaat eivät halua kaveerata tavarantoimittajien kanssa, joten se, että tavarantoimittajasi eivät tarjoa läheistä yhteistyötä kanssasi laadun parantamiseksi, virheiden vähentämiseksi ja kustannusten alentamiseksi, ei välttämättä tarkoita, etteivätkö he haluaisi. He saattavat olla siinä käsityksessä, että sinä olet vastahakoinen. Jos siis haluat tiiviimmän yhteistyösuhteen tavarantoimittajien kanssa, kerro siitä heille. Voit myös vihjata, että ne, jotka eivät halua työskennellä kanssasi, voivat huomata, että osa heidän tilauksistaan siirretään niille, jotka ovat suostuvaisempia. Kummallakin tavalla saat tietää, onko esteenä toimittajasi haluttomuus vai heidän käsityksensä sinun haluttomuudestasi.
Muutoksen tekeminen
Vähäisemmät toimittajat ovat yleensä parempia kuin monet toimittajat. Kun vähennät myyjien määrää, joiden kanssa olet tekemisissä, vähennät hallinnollisia kustannuksia, jotka aiheutuvat työskentelystä monien myyjien kanssa. Tiiviimmät suhteet harvempien toimittajien kanssa mahdollistavat yhteistyön kustannusten hallitsemiseksi. Hankkiutumalla eroon hankalista toimittajista voit nopeasti tehostaa osto- ja hallintohenkilöstöäsi. Miten sitten päätät, milloin kannattaa vaihtaa toimittajaa? Seuraavassa on keskeisiä osa-alueita, jotka kannattaa ottaa huomioon:
- Epäluotettavuus. Kun toimittajan toimitukset alkavat saapua jatkuvasti myöhässä, epätäydellisesti, vaurioituneina tai muuten virheellisesti, on aika harkita uuden toimittajan etsimistä. Jokaisella yrityksellä on kuitenkin ajoittain ongelmia, joten tarkista asia ennen kuin hylkäät toimittajan. Myyjillä voi olla tilapäisiä vaikeuksia uuden tuotesarjan, toimitusmenettelyn tai koulutusohjelman käyttöönoton seurauksena. Jos pysyt myyjän kanssa karun jakson ajan, saatat olla iloinen, että teit niin. Hän saattaa olla halukkaampi auttamaan sinua tulevan kassavirtakriisin yli.
- Kustannuskilpailukyvyn puute. Joskus myyjät eivät onnistu muuttumaan toimialansa mukana. Kun toimittajasi kilpailijat alkavat tehdä tarjouksia vastaavista tuotteista, jotka ovat halvempia kuin nykyisen toimittajasi tarjoukset, sinun on tutkittava asiaa. Huomauta asiasta nykyiselle toimittajallesi ja pyydä selitystä. Jos et pidä siitä, mitä kuulet, saattaa olla aika harkita kilpailevien toimittajien tarjousten hyväksymistä.
- Eristäytyneisyys. Jotkut tavarantoimittajat antavat sinun vierailla tehtaissaan, puhua työntekijöilleen, kuulustella johtajia, hankkia ja haastatella suosituksia ja jopa tutkia tilinpäätöstietojaan. Tällaisia toimittajia sinun kannattaa etsiä. Mitä enemmän tiedät toimittajistasi, sitä paremmin voit arvioida, kannattaako sinun jatkaa liiketoimintaa heidän kanssaan. Jos he sulkevat sinut ulos, sinun pitäisi ehkä katkaista suhteet.
- Lisämyyntikustannukset. Laskun alareunassa oleva numero on vasta alkua toimittajien kanssa asioimisesta aiheutuvista kustannuksista. Sinun on varattava etukäteen rahaa eritelmien laatimiseen, tarjouspyyntöjen tekemiseen, niiden arviointiin, referenssien tarkistamiseen ja muuhun toimittajien kelpuuttamiseen. Sinun on tehtävä tilaus, neuvoteltava ehdoista, tarkastettava tavarat niiden saapuessa ja käsiteltävä mahdolliset puutteet, vahingot tai muut virheet. Lopuksi saatat joutua kouluttamaan työntekijöitä käyttämään juuri saapuneita tavaroita tai hankkimaan lisää laitteita ja materiaalia niiden käyttöä varten. Vaikka osa näistä kustannuksista on väistämättömiä, osa niistä voidaan jäljittää yksittäisiin tavarantoimittajiin. Jos myyntihintoihin lisätään liikaa kustannuksia, tutustu muihin tavarantoimittajiin.
Ote kirjasta Growing Your Business
.