Box vs Dropbox: Box: Kumpi on paras yrityksellesi?

Julkinen pilvitallennus antaa yrityksellesi vapauden jakaa, muokata ja tehdä yhteistyötä työvarantojen kanssa reaaliajassa mistä tahansa paikasta. Ja jos kadotat yrityksen laitteen tai vuosisadan tulva upottaa toimistosi, kaikki tietosi ovat turvassa.

Ei ole ihme, että yritykset ympäri maailmaa ottavat pilvitallennuksen osaksi IT-ympäristöään.

Vaikka Amazonin, Googlen, Oraclen ja Microsoftin kaltaiset suuret toimijat ovat hyödyntäneet pilvitallennusmarkkinoita yritystietojen tallentamiseen, monet yritykset tarvitsevat luotettavia ja ei-kehittäjävetoisia pilvitallennusratkaisuja asiakirjojen ja resurssien hallintaan.

Jos harkitset ratkaisua yrityksellesi, olet todennäköisesti miettinyt Boxin ja Dropboxin välistä eroa. Päällisin puolin ne näyttävät tarjoavan samanlaisen ratkaisun yritysasiakkaille: turvallista pilvitallennusta, jossa on yhteistyö- ja hallintatyökaluja.

Vaikka tämä pitääkin paikkansa, paketoinnissa, toiminnallisuudessa ja käyttökokemuksessa on joitakin selkeitä eroja, jotka erottavat ne toisistaan.

Box vs. Dropbox on yksi yleisimmistä yrityspilvitallennusten vertailuista, mutta kummallakin näillä toimittajilla on paljon kilpailijoita. Jos haluat säästää aikaa kahlaamalla pilvivarmistus- ja tallennustilamaisemassa, käytä tuotevalintatyökalua saadaksesi listan viidestä suosituksesta, jotka perustuvat tarpeisiisi. Klikkaa alla olevaa kuvaa päästäksesi alkuun.

Ennen kuin menemme konkreettisiin ominaisuuksiin, tarkastellaan Boxia vs. Dropboxia 10 000 jalan näkökulmasta.

Box, Inc. on menettänyt lähes puolet arvostaan vuoden 2018 lähes 4 miljardin dollarin huippulukeman jälkeen. Sen arvo on tällä hetkellä 2,4 miljardia dollaria. Niiden käyttäjäkantaan kuuluu 8 miljoonaa käyttäjää 95 000 yrityksessä ja 70 prosenttia Fortune 500 -yrityksistä.

Dropbox listautui pörssiin vuoden 2018 toisella neljänneksellä, ja sen arvo on 8,5 miljardia dollaria marraskuussa 2019. Sen nykyiseen käyttäjäkantaan kuuluu yli 600 miljoonaa rekisteröityä käyttäjää.

Kumpikin myyjä tarjoaa useita suunnitelmia yritys- ja yksityistileille. On kuitenkin tärkeää huomata, miten Box ja Dropbox asemoivat itsensä markkinoilla ainutlaatuisella tavalla. Ei olisi järkeä, jos ne tarjoaisivat samaa tuotetta, joka on suunnattu samalle asiakkaalle, eri hinnoilla – ja siksi ne eivät tarjoa samaa tuotetta.

Vaikka Box tarjoaa kaksi henkilökohtaista tallennuspakettia, sen tuote on ennen kaikkea yritysratkaisu. Näin ollen sen ominaisuudet ja käyttökokemus on räätälöity tietohallintojohtajien ja IT-osastojen tarpeisiin:

”Olemme sataprosenttisesti yrityskeskeinen yritys. Kaikki teknologia, jota rakennamme, tähtää siihen, että kysytään, miten voimme tehdä siitä helpompaa, skaalautuvampaa tai yksinkertaisempaa ja vain parempaa tapaa, jolla yritykset voivat jakaa, hallita ja käyttää näitä tietoja.” – Aaron Levie, Boxin toimitusjohtaja

Dropbox puolestaan aloitti kuluttajille suunnattuna tuotteena ja löysi vähitellen tiensä työpaikoille eräänlaisena kuluttajille suunnattuna IT:nä. Toisin sanoen: ihmiset pitivät Dropboxista, ihmiset käyttivät Dropboxia töissä, työpaikat näkivät Dropboxin hyödyt, työpaikat ottivat Dropboxin käyttöön liiketoimintaratkaisuna.

”Ratkaisemme todella tärkeitä ongelmia suurelle osalle maailmaa, ei vain Piilaaksolle. Käyttäjiämme ovat trapetsitaiteilijat, lukion jalkapallovalmentajat … fyysikot, jotka tekevät yhteistyötä eri puolilla maailmaa.” – Drew Houston, Dropboxin toimitusjohtaja

Nämä erilaiset lähestymistavat tiedostojen hallintaan asettavat kullekin toimittajalle yksilöllisiä haasteita.

Boxin kohdalla se saattaa tarkoittaa käyttäjäkokemuksen parantamista yksilötasolla, alustan tekemistä helpommin käytettäväksi ja helpommin hallittavaksi. Dropboxille se saattaa tarkoittaa syvemmän hallinnollisen hallinnan tarjoamista.

Katsotaanpa tarkemmin.

Alustat ja hinnoittelu

Hinnoittelu

Ensimmäinen asia, jota sinun on tarkasteltava, on ydintuote: paljonko se maksaa, ja mitä saat rahoillesi vastineeksi?

Boxilla on tarjolla neljää hinnoitteluporrasta yrityksille. Heidän Starter-pakettinsa, joka on suunnattu 3-10 hengen tiimeille, tarjoaa 100 Gt tallennustilaa. Business-taso – keskikokoisille tiimeille, joilla on kehittyneempiä tarpeita – tarjoaa rajattomasti tallennustilaa, Business Plus -taso antaa tiimeille kehittynyttä hallintaa ja valvontaa, ja Enterprise-taso lisää joitakin lisäominaisuuksia, kuten HIPAA-yhteensopivuuden, rajoittamattomat ohjelmistojen integraatiot ja asiakirjojen vesileimat.

Hae hinnoittelu

Turvallisuus ja hallinnollinen valvonta

Box tarjoaa täyden valikoiman kehittyneitä tietoturvaominaisuuksia tiedostojen salauksesta mukautettuihin tietojen säilyttämissääntöihin ja yrityksen liikkuvuudenhallintaan (EMM). Järjestelmänvalvojat voivat päättää, keille käyttäjille myönnetään pääsy tiedostoihin ja kansioihin, ja luoda käyttäjäryhmiä helpompaa jakamista varten. Käytönvalvonnassa on seitsemän tasoa, jotka koskevat pääsyä, esikatselua, muokkausta ja jakamista.

Tiedostot on suojattu TLS:llä ja monikerroksisella salauksella, tiedostojen versioinnilla ja vanhentumisen valvonnalla sekä mukautetuilla sisällön suojauskäytännöillä. Käyttäjät voivat myös soveltaa salasanoja luottamuksellisiin tiedostoihin tarpeen mukaan.

Ominaisuudet:

• SSL- ja At Rest-salaus
• Tiedostojen lukitus
• Kahden tekijän todennus
• Yksittäinen sisäänkirjautuminen SAML 2.0 ja ADFS 2
• AD/LDAP-tilien hallinta
• Turvallinen jakaminen
• Auto-expiration
• Data residency in Box Zones
• Granular permissions
• Data retention rules
• Mobile security controls
• Account and user management
• Access stats and reporting
• Dropbox sisältää tavanomaisen tietoturvan julkiselle pilvipalvelimelle, mikä on enemmän kuin tarpeeksi keskivertoyritykselle arkaluonteisten tietojensa suojaamiseen. Dropbox for Business -palvelussa saat 256-bittisen AES-salauksen (sama kuin Boxissa), ryhmähallinnan ja jakamisrajoitukset sekä mahdollisuuden pyyhkiä tiedot etänä, jos tili on vaarantunut tai se on irtisanottu vihamielisesti.

Hallinnoijat voivat käyttää ylläpitäjän kojelautaa seuratakseen käyttäjien ja ryhmien käyttöoikeustilastoja, mukaan lukien sisäänkirjautumiset, laitteet ja jakaminen, sekä lisätä ja poistaa ryhmän jäseniä. Dropbox for Business säilyttää poistetut asiakirjat 120 päivän ajan, ja laajennettu versiohistoria on ostettavissa lisäosana.

Ominaisuudet:

• 256-bittinen AES- ja SSL-salaus
• Jakamisen valvonta
• Käyttäjän ja tiimin toiminnan seuranta (kirjautumiset, laitteet, jakaminen)
• Aktiivinen hakemisto ja kertakirjautumisintegraatiot
• Datan pyyhkiminen etänä
• Käyttäjähallinta
• Tiimin käyttötilastot
• Tiedostojen palautus

Yhteistyö

Yhteistyö on yksi pilvitallennustilojen suurimmista myyntiargumenteista yritykselle, minkä vuoksi on tärkeää miettiä, millä keinoin tietty ratkaisu auttaa tiimiäsi työskentelemään yhdessä. Molemmat toimittajat tarjoavat yhteistyövälineitä, jotka ulottuvat pidemmälle kuin perustiedostojen jakaminen.

Box ja Dropbox menestyvät hyvin tässä kategoriassa. Ensinnäkin ne molemmat tarjoavat joustavia jakamisvaihtoehtoja, kuten linkkien jakamista, vain kutsuilla tapahtuvaa jakamista ja ulkoista jakamista. Toiseksi ne molemmat mahdollistavat tiimien reaaliaikaisen yhteistyön tiimi- tai ryhmäkansioiden avulla. Käyttäjät voivat kommentoida tiedostoja, työskennellä suoraan Outlookista ja käyttää tallennustiliä useimpien laitteiden natiivien mobiilisovellusten kautta. Tämän lisäksi molemmilla toimittajilla on sisäänrakennettu tiedostojen palautus ja versiointi, jotta käyttäjät eivät menetä työtään.

Kumpikin alusta integroituu Office 365:n, DocuSignin ja muiden sisällönhallintasovellusten kanssa.

Projektien ja tehtävien hallinta

Projektien ja tehtävien hallinta

Projektien ja tehtävien hallinta

Kummassakaan ei ole ilmeisesti kyseisiä tuotteita, mutta kumpikaan ei kuitenkaan kumpikaan näistä ole tarkoitettu täyteen projektinhallintaan.

Mutta ne voivat tukea olemassa olevia projektistrategioita auttamalla tiimejäsi hallitsemaan työtä järjestelmällisesti ja toistettavasti – erityisesti suoraan projektiin liittyviä tiedostoja ja asiakirjoja, kuten tarjouspyyntöjä, budjetteja, Gantt-kaavioita, media-aineistoja ja niin edelleen.

Dropbox julkaisi hiljattain yhteistyö- ja projektinhallintatyökalun Paperin, joka auttaa tiimejä kokoontumaan yhteen projektien ympärille. Paper sisältää ominaisuuksia, kuten kalenterit, tarkistuslistat, hyväksymislistat, viestit, ilmoitukset ja paljon muuta. Se on ilmainen tuote, joka tulee minkä tahansa Dropbox-tilin mukana.

Boxin avulla voit luoda työnkulun automatisointisääntöjä, joiden avulla voit hallita tiedostoja ennalta määritettyjen ehtojen perusteella. Voit myös käyttää Box Relayta, automatisoitua prosessityökalua, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan erittäin manuaalisia ja toistettavia hyväksymisprosesseja, jotka koskevat muun muassa käyttöönottoa ja koulutusta.

Kumpikaan Dropboxista tai Boxista ei tarjoa kehittynyttä tehtävienhallintaratkaisua, joka voisi korvata ominaisuuksiltaan rikkaan projektinhallinta- tai help desk -työkalun, kuten Jiran. Tehtävienhallintatyökalut kattavat kuitenkin sellaiset toistettavat ja dokumenttipainotteiset projektit, joita markkinointi-, myynti- ja henkilöstöhallintotiimit saattavat hallinnoida.

Integrointi kolmannen osapuolen yrityssovelluksiin

Lähes jokaisella yrityksellä on järjestelmä tai joukko järjestelmiä, jotka tukevat niiden ydinliiketoimintaa. Myynnissä tämä voi olla CRM-tietokanta. Lääketieteen alalla se voi olla EHR-järjestelmä. Oli miten oli, on ratkaisevan tärkeää, että tiedostonhallintatyökalusi integroituvat saumattomasti yritysohjelmistoihisi. Tämä tarkoittaa, että sinun on voitava ladata, ladata ja synkronoida tiedostoja suoraan sovelluksesta.

Miten Box ja Dropbox vastaavat tätä standardia?

Alkajaisiksi, ne molemmat integroituvat Office 365:een ja Outlookiin. Tämä on tärkeää, koska joka viides yrityksen työntekijä käyttää Office 365:tä.

Sen lisäksi kumpikin alusta käyttää API:ita integroituakseen moniin kolmansien osapuolten sovelluksiin. Dropbox kutsuu valmiita yhteyksiä laajennuksiksi (Extensions), kun taas Box listaa yli 1 400 natiivia yhteyttään sovelluksiksi.

Dropboxin yleismaailmallisuus johtuu suurelta osin sen roolista kuluttaja- ja yrityssovelluksena. Box puolestaan keskittyy pääasiassa liiketoiminnan kannalta kriittisiin sovelluksiin, kuten CRM- ja markkinointialustoihin.

Tuomio?

Box ja Dropbox tarjoavat molemmat vankkoja ratkaisuja julkiseen pilvitallennukseen – mukaan lukien monipuolinen tiedostojen jakaminen, mobiilikäyttö ja luotettava tietoturva. ”Parempi” tuote riippuu yksilöllisistä prioriteeteistasi ja budjetistasi. Jos vertailuprosessi hukuttaa sinut, käytä tuotevalintatyökalua. Vastaa muutamaan tarpeisiisi liittyvään kysymykseen, niin lähetämme sinulle lyhyen luettelon toimittajista.