Mitä on alaspäin suuntautuva viestintä?
Alaspäin suuntautuvalla viestinnällä tarkoitetaan viestejäAvataan uudessa ikkunassa ja tietoja, jotka etenevät vertikaalisesti alaspäin komentoketjussa johtajilta, jotka viestivät alaspäin heille raportoivien työntekijöiden kanssa.
Toisin sanoen alaspäin suuntautuva viestintä kulkee organisaation ylemmillä tasoilla olevilta henkilöiltä alemmilla tasoilla oleville henkilöille. Se on kiistatta tutuin ja ilmeisin virallisen viestinnän virtaus.
Kaavio ylöspäin suuntautuvasta viestinnästä näyttää tältä …
Alaspäin suuntautuvassa viestinnässä ryhmien vetäjät ja esimiehet määrittelevät päämääriin liittyviä tavoitteita, antavat työohjeita, kertovat työntekijöille toimintalinjoista ja menettelytavoista, tuovat esiin ongelmia, jotka kaipaavat hoitoa, ja antavat palautetta suorituksesta.
ViestintäOpens in new window of the general manager of a company to the branch managers is an example of downward communication.
Muita esimerkkejä alaspäin välitetystä viestinnästä ovat esimerkiksi vuotuiset luottamukselliset raportit, suoritusarvioinnit, ilmoitukset, projektipalautteet, ilmoitukset yrityksen toimintalinjoista, yrityksen uusista tavoitteista, työohjeet ja -koulutukset ja niin edelleen.
Alaspäin suuntautuvan viestinnän muotoja voivat olla muistiinpanot, ilmoitukset, muistiot, puhelinkeskustelut, puhepostiviestit, sähköpostiviestit tai henkilökohtaiset keskustelut.
Tärkeää on huomauttaa, että alaspäin suuntautuvaa viestintää ei tapahdu vain suullisen tai kasvokkain tapahtuvan yhteydenpidon muodossa, vaan se leviää myös kirjallisessa muodossa.
Kun johto lähettää kirjeitä työntekijöiden koteihin ilmoittaakseen heille organisaation uudesta sairauslomakäytännöstä, se käyttää alaspäin suuntautuvaa viestintää. Toinen esimerkki alaspäin suuntautuvasta viestinnästä kirjallisessa muodossa on ryhmänjohtajan tiiminsä jäsenille lähettämä sähköposti, jossa hän muistuttaa heitä tulevasta määräajasta.
- Alaspäin suuntautuvalla viestinnällä on olennainen merkitys minkä tahansa organisaation toiminnalle, sillä siihen kuuluu tiedon, ohjeiden, ohjeiden, neuvojen, toiveiden, palautteen ja ideoiden siirtäminen, jotka liittyvät tehtävien suorittamiseen.
- Alaspäin suuntautuvassa viestinnässä mennään tehtävästä tiedottamista pidemmälle; siinä keskitytään työntekijään, yksikköön ja yritykseen.
- Se lisää henkilöstön tietoisuutta ja helpottaa uusien toimintatapojen, ohjeiden ja päätösten toteuttamista sekä työntekijöiden suorituksen arviointia ja arvostelua.
Vaikka alaspäin suuntautuvassa viestinnässä annetaankin työntekijöille työnsä suorittamiseen tarvittavaa tietoa, mutta joissakin tapauksissa tällainen tieto saapuu liian myöhään tai puuttuu kokonaan.
Kertomukset ovat osoittaneet, että vain 20 prosenttia ylimmän johdon lähettämästä suunnitellusta viestistä säilyy ehjänä siihen mennessä, kun se saavuttaa alatason työntekijän. Yleensä tieto, kun se kulkee komentoketjussa useita tasoja pitkin, on altis vääristymille. Näin ollen ohjeita ei ymmärretä tai edes lueta.
Seuraavassa on joitakin muita alaspäin suuntautuvan viestinnän ilmeisiä sudenkuoppia:
- Se perustuu yksisuuntaiseen rakenteeseen – yleensä johtajat tiedottavat työntekijöille, mutta pyytävät harvoin heidän neuvojaan tai mielipiteitään.
- Se ei useinkaan vastaa työntekijöiden odotuksia.
- Liian paljon alaspäin suuntautuvaa viestintää johtaa yleensä alaisten reaktioihin ja voi haitata parempaa työntekijän ja työnantajan välistä suhdetta.
- Johtajilla on taipumus tukeutua liikaa kirjallisiin kanaviin; näin ollen kirjallisten materiaalien vyöry voi aiheuttaa sen, että ylikuormitettu työntekijä saattaa sivuuttaa jotkin viestit.
Yllämainituista sudenkuopista huolimatta alaspäin suuntautuva viestintä on erittäin tehokas väline, jonka avulla ylimmät johtajat määrittelevät organisaatioiden tavoitteet ja kertovat alemman tason henkilöstölle, mitä heiltä odotetaan. Päätökset, työnkuvaukset, toimintaperiaatteet ja julkaisut välitetään alemman tason työntekijöille tämän kanavan kautta.