Älä toista itseäsi:

Me kaikki olemme nyökkäilleet mukana, kun joku sanoo, että meidän on työskenneltävä fiksummin, ei kovemmin. Mutta mitä se tarkoittaa käytännössä?

Tietokoneohjelmoijilla on vastaus käsitteellä, jonka avulla he kirjoittavat tehokkaampaa koodia: Älä toista itseäsi (DRY). Sinun ei tarvitse olla koodaaja käyttääksesi samaa periaatetta päivätyössäsi, joten katsotaanpa, miten voit soveltaa sitä päivittäisiin tehtäviisi.

Mitä on DRY?

Käsitteen ”älä toista itseäsi” keksivät Andy Hunt ja Dave Thomas vuonna 1999 kirjassaan The Pragmatic Programmer. He määrittelivät sen seuraavasti: ”Jokaisella tietämyksellä on oltava yksi, yksiselitteinen ja arvovaltainen esitys järjestelmässä.”

Ohjelmistotekniikassa DRY on periaate, jonka mukaan toistoa koodissa vähennetään viittaamalla yhteen ainoaan lähteeseen – tai ”pätkään” – uudelleenkäytettävää koodia aina, kun sitä tarvitaan.

Asettele, että olet ohjelmoinut sovelluksen, joka heittää pallon koirallesi kerran tunnissa koko päivän ajan. Sen sijaan, että kirjoittaisit koko koodin pallon paikantamiseen, pallon ottamiseen ja pallon heittämiseen 24 kertaa (kerran joka tunti), kirjoitat koodin kerran ja annat sille nimen, esimerkiksi throw.ball. Sitten sinun tarvitsee vain kirjoittaa throw.ball joka kerta.

Sen lisäksi, että säästät vaivaa etukäteen, myös inhimillisille virheille jää vähemmän tilaa: Jos kirjoitat saman asian 24 kertaa, mokaat varmasti ainakin kerran. Lisäksi, jos päätät esimerkiksi, että sovelluksesi pitää heittää luuta pallon sijaan, sinun tarvitsee muuttaa koodia vain kerran eikä 24 kertaa.

Tämä on esimerkki koodauksesta, mutta me kaikki vältämme vaistomaisesti toistoa silloin, kun on olemassa ilmeinen ratkaisu. Annamme verkkosivujen tallentaa evästeitä tietokoneellemme, jotta ne muistaisivat mieltymyksemme. Luomme soittolistoja suosikkikappaleistamme sen sijaan, että valitsisimme joka kerta alusta. Ja lataamme yhteystietoja puhelimeemme sen sijaan, että kirjoittaisimme numerot jokaiseen tekstiviestiin.

Mutta miten voimme välttää toistoa ja säästää aikaa, kun kyse on työstämme? Kaikki alkaa siitä, että selvitämme, missä toistamme itseämme.

Havaitse, missä toistamme itseämme

Jos olet koskaan kokeillut tuottavuusjärjestelmää, monet näistä kuulostavat tutuilta. Järjestelmät, kuten Getting Things Done (GTD) ja Zen to Done, noudattavat samanlaista prosessia. Erona tässä on se, että lähestymme prosessia laserilla keskittyen tarpeettomaan päällekkäisyyteen.

Ensimmäisenä askeleena on päivittäisten toimintojesi kirjaaminen – sinun on tehtävä tätä vähintään viikon, mutta mieluiten kuukauden ajan. Kun seuraat aikaasi, kirjaat rutiinitehtäviä, mutta et halua unohtaa tehtäviä, joita tulee harvemmin tai ei yhtä säännöllisesti.

• Lisää tehtäviä, jotka ovat todennäköisiä mutta suunnittelemattomia, kuten asiakkaan valituksen käsittely.

• Älä unohda vuosittaisia tehtäviä (tai kuukausittaisia, jos seuraat vain viikon ajan): esimerkiksi raportteja, tarkastuksia, tarkastuksia, laskutusta ja huoltoa.

• Kysy muilta heidän rutiinitehtävistään. Se auttaa sinua täyttämään aukkoja.

Tässä vaiheessa sinulla on korkealla oleva näkymä tehtävistäsi. Nyt on aika selvittää, mitkä tehtävät ovat ensisijaisia DRY-ehdokkaita. Tämä voidaan suorittaa missä tahansa sovelluksessa, jota olet käyttänyt tehtävien seuraamiseen. Voit luoda tunnisteita tai tarroja kullekin luokalle tehtävälistaan tai ajanseurantasovellukseen, lisätä luokat lisäsarakkeiksi taulukkolaskentataulukkoon tai yksinkertaisesti merkitä ne muistiin kynällä ja paperilla.

Esittelemme, että keskityt neljään keskeiseen osa-alueeseen ja merkitset muistiin kaikki tehtävät, jotka kuuluvat yhteen tai useampaan seuraavista luokista.

1. Kipupisteet. Kun katsot listasi läpi, siellä on luultavasti kourallinen tehtäviä, jotka kääntävät vatsasi kuin rinkeli. Ehkä pelkäät kuukausiraportin kirjoittamista tai muistutusten lähettämistä myöhässä maksaville asiakkaille. Usko vaistoihisi tässä asiassa. Jos se saa aikaan fyysisen paniikkireaktion ja vastenmielisyyden tai jos huomaat viivytteleväsi aina, kun tämä tehtävä tulee eteen, merkitse se.

2. Pulmat. Mitkä tehtävät jarruttavat loppupäivääsi? Ehkä sinun on lähetettävä sähköpostia kaikille osastopäälliköille ja odotettava heidän vastauksiaan, ennen kuin voit aloittaa raportin työstämisen. Tai ehkä sinun on tuotava uusia asiakastietoja ennen kuin voit suorittaa haluamasi analytiikan.

3. Aikaa vievät tehtävät. Tässä kohtaa ajanseurannan tulokset tulevat tarpeeseen. Käytätkö joka päivä tunteja postilaatikkosi tyhjentämiseen tai asiakkaiden kysymyksiin vastaamiseen? Jos olet kuten useimmat ihmiset, olet luultavasti aliarvioinut, kuinka paljon aikaa jotkin tehtävät vievät.

4. toistuvat tehtävät. Etsi toistuvia tehtäviä, jotka noudattavat samanlaista kaavaa joka kerta, kun suoritat ne. Ajattele Henry Fordia; hän näki, että autojen rakentaminen oli toistuva prosessi, ja keksi liikkuvan liukuhihnan menetelmän, joka mullisti tuotannon. Et ehkä rakenna fyysistä tuotetta, mutta todennäköisesti tuotat jotain. Se voi olla niinkin yksinkertainen kuin sosiaalisen verkoston päivitys tai niinkin monimutkainen kuin uusi sovellus. Etsi vaiheet, jotka ovat lähes samanlaisia joka kerta, jotta voit rakentaa oman liukuhihnasi.

Kun kaikki tehtävät on luokiteltu, näet nyt yhdellä silmäyksellä, mitkä ovat parhaita ehdokkaita DRY-käsittelyyn. Määritelmän mukaan toistuviksi merkityt tehtävät hyötyvät todennäköisimmin DRY:stä. Jos tehtävä ei ole toistuva, poista se luettelosta. Kun olet tehnyt tämän, ensisijainen huomio on kiinnitettävä niihin tehtäviin, jotka osuvat useimpiin kategorioihin.



Katsoessani yllä olevan kuvan esimerkkiä, pisteytin jokaisen tehtävän 0-5 (5 on korkein) kunkin neljän kategorian osalta. Sitten laskin jokaisen tehtävän yhteen – ne tehtävät, joilla on korkeimmat pisteet, ovat niitä, jotka ovat parhaita DRY-käsittelyn kannalta.

Eliminate repetition at work



Nyt sinulla on selkeä käsitys siitä, mitkä tehtävät hyötyisivät DRY:stä, joten on aika eliminoida toistot.

Vinkki 1: Luo malleja

DRY:n käytön kulmakivi työelämässäsi on nöyrä malli. Aina kun luot jotain, olipa kyseessä sitten sähköposti, yritysasiakirja tai infografiikka, mieti, onko siinä jotain, jonka voisit tallentaa myöhempää käyttöä varten. Mallin luomiseen käytetty aika säästää eksponentiaalisesti enemmän aikaa myöhemmin.

Jos tehtävä vaikuttaa liian monimutkaiselta perusmallille, kannattaa ehkä luoda vakiotoimintamenettely (SOP). Käy tehtävä läpi ja pilko se yksittäisiin vaiheisiinsa, joita voit sitten joko käyttää oman SOP:si pohjana tai delegoida tehtävän jollekin toiselle.

Tässä ovat alueet, jotka ovat kaikkein kypsimpiä malleille:

Sähköpostit

Kun arviolta keskimäärin 31 yrityssähköpostia lähetetään päivässä, postilaatikko on tietotyöntekijän universumin keskus. Mutta se tarkoittaa myös sitä, että todennäköisesti lähetät samoja sähköposteja yhä uudelleen ja uudelleen.

Huomauttamalla yksinkertaisesti kaikki henkilökohtaiset tiedot, voit luoda oman mallin ja tallentaa sen myöhempää käyttöä varten. Lisätietoja mallien käyttämisestä eri sähköpostisovelluksissa saat artikkelista Saapuneiden sähköpostien automatisointi.

Sisäinen viestintä

Jos lähetät viikoittaisia päivityksiä esimiehellesi, laadit spesifikaatioita eri sidosryhmille tai kirjoitat tikettejä vikaseurantaan, käytät todennäköisesti paljon aikaa pyörän keksimiseen uudelleen. Tutustu viimeisimpiin viesteihisi ja etsi kuvioita – jopa pelkkä malli säästää sinua muotoilun vaivalta joka kerta.

Ulkoiset asiakirjat

Ehdotukset, sopimukset, laskut – ne kaikki näyttävät melko samanlaisilta. Kun poistat asiakkaita ja yhteistyökumppaneita koskevat erityiset tiedot, sinulla on malli, jonka pohjalta voit työskennellä ja muokata sitä kutakin käyttötarkoitusta varten.

Esitykset

Jos pidät useamman kuin yhden esityksen vuodessa, tee itsellesi esitysmalli. Vaikka jokainen esitys olisi hyvin erilainen, luuranko voi olla sama.

Mallisi ovat eläviä asiakirjoja. Jos huomaat, että teet saman muutoksen kerta toisensa jälkeen, se tarkoittaa, että on aika päivittää itse malli.

Vinkki 2: Etsi oikeat sovellukset

Onko olemassa sovellusta, joka voi tehdä työn puolestasi?

Vastaus on melkein varmasti kyllä.

Voit esimerkiksi kirjoittaa ehdotuksesi tekstinkäsittelyohjelmalla ja lähettää ne sähköpostin liitteenä. Kuten kävi ilmi, on olemassa runsaasti ehdotusohjelmistoja, jotka virtaviivaistavat prosessia, lähettävät asiakkaillesi kauniisti suunniteltuja ehdotuksia ja ilmoittavat sinulle, kun ne on tarkistettu. Mikään ei estä sinua luomasta laskumallia Google Docsissa tai Microsoft Wordissa, mutta laskutusohjelmisto huolehtii kaikesta toistuvasta, kuten laskujen automaattisesta numeroinnista, maksettujen laskujen seurannasta ja veroilmoitusten tekemisestä paljon yksinkertaisemmaksi.

Sama pätee periaatteessa kaikkeen, kokousten aikatauluttamisesta kyselyjen luomiseen.

Jos siis huomaat, että parhaidenkin mallien avulla käytät säännöllisesti huomattavan paljon aikaa niiden manuaaliseen säätämiseen, on aika harkita sovelluksen käyttöä. Oikea työkalu oikeaan työhön voi merkitä eroa helpon työn tai ruuvimeisselillä naulan lyömisen välillä.

Malleja varten on jopa sovellus – tavallaan. Tekstinlaajentajat helpottavat erilaisten tekstinpätkien luomista, joita voit käyttää yhä uudelleen ja uudelleen riippumatta siitä, missä sovelluksessa olet.

Vinkki 3: Automatisoi toistuvat tehtävät

Kun olet valinnut DRY-sovelluspakettisi, huomaat erään asian: Useimmat niistä on rakennettu tekemään yksi asia hyvin. Ja se, että sinulla on oma työkalu tiettyä tehtävää varten, on erittäin järkevää. Työsi on kuitenkin harvoin näin yksinkertaista, ja saatat huomata hyppiväsi sovelluksesta toiseen päivittäisessä työnkulussasi.

Zapierin avulla eniten käyttämäsi sovellukset voivat keskustella keskenään. Käyttämällä automatisoituja työnkulkuja, joita kutsutaan Zapseiksi, voit lähettää tietoja sovellusten välillä automaattisesti, mikä poistaa manuaalisen työn monista päivittäisistä tehtävistäsi.

Riippuen siitä, mitkä tehtävät saivat korkeimmat pisteet DRY-arvioinnissasi, saatat haluta luoda oman työnkulun, mutta tässä on muutamia ideoita alkuun pääsemiseksi:

Projektinhallinta

Sisäinen kommunikointi

Tiedostojen hallinta

Tiedostonhallinta

Automatisointi on äärimmäinen apuväline DRY:n kannalta. Sen avulla voit ulkoistaa kaikki toistuvat tehtävät koneelle, jotta voit keskittyä projekteihin, jotka vaativat inhimillisiä aivojasi.

Olet luultavasti jo miettinyt kaikkia tehtäviä, joita voit vähentää mallien, sovellusten ja Zapien arsenaalin avulla. Mutta älä mene asioiden edelle. Sen sijaan, että ideoisit hakkereita etukäteen, perusta DRY:si tehtävien todellisuuteen.

Ja muista seurata, miten se toimii. Säästätkö aikaa? Tunnetko olosi vähemmän stressaantuneeksi? Vai ovatko uudet prosessisi jotenkin päätyneet viemään enemmän aikaa? Automatisoitko jotain, jonka olisi pitänyt olla henkilökohtaisempaa?



Koodauksessa DRY voi merkitä eroa kömpelöiden, rikkinäisten sovellusten ja sujuvien, tehokkaiden sovellusten välillä. Jos otat samat periaatteet käyttöön omassa työssäsi, voit käyttää enemmän aikaa olennaiseen, kun mallit ja robotit hoitavat loput.

Image of hands typping code from Free-Photos via . Kuva kädestä tekemässä muistiinpanoja osoitteesta StartupStockPhotos via . Image of person looking at bulletin board from StartupStockPhotos via . Tehokkuuden sarjakuva alkaen xkcd.