Wenn Sie länger als einen Monat im Geschäft sind, haben Sie wahrscheinlich schon einmal eine Zahlungsrückbuchung erlebt. Bestimmte Zahlungsrückbuchungen (ich schaue Sie an, Kreditkartenrückbuchungen) sind so häufig, dass Unternehmer sie jeden Monat in ihre Ausgaben einplanen müssen.
Die Häufigkeit von Zahlungsrückbuchungen hängt mit einer interessanten Überschneidung von Technologie, Recht und Produkt-/Markttyp zusammen. Wenn Ihr Online-Shop seine Beschreibungen nicht gut macht, haben Sie möglicherweise mit mehr Zahlungsrückbuchungen zu tun. Oder wenn Ihr Produkt teuer und sehr individuell ist (z. B. hochwertige Matratzen oder Musikinstrumente), kann es häufiger zu Rücksendungen kommen.
Einige Zahlungsrückbuchungen sind ganz normal. Andere können von betrügerischen Kunden ausgenutzt werden, aber die Last der Zahlungsrückbuchungen wird oft den Unternehmen aufgebürdet. Die großen Kreditkartennetze (Mastercard, Visa usw.) haben mehr Anreize, ihre Kunden zu bevorzugen, und es liegt an Ihnen, sich gegebenenfalls zu wehren. Je mehr Systeme und Prozesse Sie eingerichtet haben, desto besser können Sie nachweisen, dass eine Rückbuchung falsch ist.
Wenn Sie immer wieder Zahlungsrückbuchungen erleben, kann das sehr frustrierend sein. Zum Glück gibt es Möglichkeiten, Zahlungsrückbuchungen zu bekämpfen, und der erste Schritt dazu ist, die verschiedenen Arten zu verstehen und zu wissen, wie sie entstehen.
Was bedeutet Zahlungsrückbuchung?
Zahlungsrückbuchung ist ein weit gefasster Begriff. Es gibt viele Bezeichnungen dafür: Kreditkartenrückbuchung, Rückbuchung von Zahlungen usw.
Bei einer Zahlungsrückbuchung wird der Betrag, den ein Karteninhaber für eine Transaktion verwendet hat, an die Bank des Karteninhabers zurückgegeben. Dies kann vom Karteninhaber, dem Händler, der kartenausgebenden Bank, der akquirierenden Bank oder der Kartenvereinigung veranlasst werden.
Häufige Gründe für Zahlungsrückbuchungen:
- Der Artikel war am Ende ausverkauft.
- Der Kunde versucht, einen Betrug zu begehen.
- Der Kunde hat seine Meinung nach der Bestellung geändert.
- Das Produkt entsprach nicht den Erwartungen des Kunden aufgrund schlechter Beschreibungen oder unseriöser Verkäufer.
- Der falsche Betrag wurde belastet.
- Die Transaktion war doppelt.
Es gibt drei gängige Arten von Zahlungsrückbuchungen:
Zahlungsrückbuchung Typ 1 – Autorisierungsrückbuchung
Autorisierungsrückbuchungen machen eine Zahlung rückgängig, bevor sie offiziell ausgeführt wird.
Autorisierungsrückbuchungen sind die schnelle Lösung von Zahlungsrückbuchungen. Das ACH-Netzwerk (Automated Clearing House) ist langsam und begrenzt, so dass es normal ist, dass Transaktionen vorautorisiert werden. Das bedeutet, dass eine Transaktion auch dann eingeleitet werden kann, wenn die Adresse oder andere Informationen nicht korrekt sind.
Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter nach dem Einreichen des Autorisierungsantrags feststellen, dass etwas nicht stimmt, können Sie Ihre Bank anrufen, um die Transaktion zu stoppen. Dies wird als Autorisierungsstornierung bezeichnet und ist einer zukünftigen Rückbuchung oder Erstattung vorzuziehen. Je weiter eine Zahlung auf ihrem Weg zum Abschluss fortschreitet und je mehr Stellen sie kontaktiert (ausstellende Bank, Kartennetz usw.), desto schwieriger ist es, sie zurückzunehmen.
Autorisierungsstornierungen sind besser für den Kunden, bringen Ihre Verkaufsdaten nicht durcheinander und verringern die mit Rückbuchungen verbundenen Gebühren, da die Zahlung frühzeitig gestoppt wird.
In der Regel werden Autorisierungsstornierungen schnell und in den Geschäften vor dem Kunden erwähnt. Wenn Sie das Problem sofort ansprechen und den Kunden wissen lassen, dass alle Gebühren, die er sieht, kurz darauf verschwinden werden, haben Sie eine bessere Chance, dass er die Transaktion einfach durchzieht und mit den korrekten Daten erneut versucht. Seien Sie schnell und höflich!
Zahlungsrückbuchung Typ 2 – Erstattung
Erstattungen machen eine Zahlung rückgängig, nachdem die Transaktion abgeschlossen ist, aber bevor der Kunde eine offizielle Beschwerde eingereicht hat.
Wir alle kennen Erstattungen. Das ist der Fall, wenn etwas mit dem Produkt oder dem Kauf nicht in Ordnung ist und ein Kunde Ihr Unternehmen anruft, um sein Geld zurückzubekommen.
Anstatt die Transaktion einfach zu stornieren, wie bei einer Autorisierungsanfrage, schließt eine Rückerstattung die Transaktion in umgekehrter Weise ab. Es ist, als würde die erwerbende Bank den Karteninhaber bezahlen und nicht umgekehrt. Es wird wie eine neue, separate Transaktion behandelt. Denken Sie daran, dass Erstattungen keine neutrale Vereinbarung sind. Sie als Unternehmer verlieren nicht nur den Produktverkauf, sondern müssen auch die dabei anfallenden Gebühren (Interbankenentgelte usw.) bezahlen.
Zahlungsrückbuchung Typ Nr. 3 – Rückbuchung
Rückbuchungen entstehen, wenn ein Kunde seine Bank anruft und Ihre Transaktion anfechtet.
Und jetzt können wir über die gefürchtete Rückbuchung sprechen.
Wenn Autorisierungsrückbuchungen und Rückerstattungen nicht in Frage kommen, oder wenn ein Kunde einfach beschließt, sich direkt an seine Bank zu wenden, müssen Sie sich mit einer Rückbuchung befassen. Durch Rückbuchungen entgehen Ihnen nicht nur die Einnahmen aus dem Produkt, den Gebühren, dem Versand usw., sondern Sie müssen auch zusätzliche, rückbuchungsspezifische Gebühren zahlen.
Rückbuchungen sind wohl der Fluch vieler Geschäftsinhaber. Sie sind nicht einfach zu bekämpfen, sie sind teuer, und das Verfahren kann verwirrend und frustrierend sein. Es ist schwierig herauszufinden, was eine faire Rückbuchung und was Betrug ist, und Sie sind dafür verantwortlich, sich gegen Rückbuchungen zu wehren.
Als Geschäftsinhaber müssen Sie sich mit folgenden Problemen auseinandersetzen:
- Einnahmeverluste
- Versandkosten
- Rückforderung oder Verfall verkaufter Produkte
- Transaktionsgebühren, die durch den Betrug entstanden sind.
- Einreichen einer Klage und Anfechtung von Rückbuchungen
Wenn Sie genug Rückbuchungen haben, können Sie von den Kartennetzwerken markiert werden und keine Kreditkarten mehr akzeptieren.
Am besten ist es, wenn Sie proaktiv vorgehen und den Kampf aufnehmen, indem Sie ein internes System von Prozessen und bewährten Verfahren entwickeln, um die Zahl der Rückbuchungen zu verringern und leicht zu erkennen, welche Rückbuchungen betrügerisch sind.
10 Wege zur Verringerung von Zahlungsrückbuchungen
Zählen Sie nicht darauf, dass Sie Zahlungsrückbuchungen aus Ihrem Unternehmen verbannen können, aber eine Verringerung Ihrer Zahlungsrückbuchungen kann durch eine Kombination aus gründlichen Zahlungstechnologien und bewährten Verfahren Ihrer Mitarbeiter erreicht werden.
Ein idiotensicheres Zahlungssystem allein reicht nicht aus, da viele Rückbuchungen und Zahlungsstornierungen auf menschliches Versagen zurückzuführen sind.
In diesem Sinne finden Sie hier zehn Möglichkeiten, wie Sie die Zahl Ihrer Rückbuchungen deutlich verringern können. Bei den ersten sechs Möglichkeiten sollten Sie sich bei Ihrem POS-Anbieter vergewissern, dass Ihre Software über diese Systeme verfügt.
#1 – Verknüpfen Sie Ihre Autorisierungsanforderung mit künftigen Transaktionsnachrichten
Ein Transaktionsidentifikator (TID) stellt sicher, dass bestimmte Anforderungen und die zugehörigen Nachrichten zusammenbleiben.
#2 – Verwenden Sie eine Prüfnummer für die Rückverfolgung.
Damit wird eine Nummer an die gesamte Kommunikation bezüglich einer bestimmten Transaktion angehängt.
**
#3 – Stellen Sie sicher, dass Ihr System Abrufreferenznummern liefert.**
Damit werden geschätzte Umsätze mit der ursprünglichen Autorisierungsanfrage des Kunden verknüpft.
#4 – Stellen Sie sicher, dass Ihr System ein Kennzeichen für Autorisierungsmerkmale hat.
Hält eine geschätzte zusätzliche/geschätzte Transaktionssumme fest.
#5 – Behalten Sie Ihr Dauerfeld im Auge
Dies ist die Gesamtzahl der Tage, an denen Gebühren tabelliert werden. Es hilft Ihnen, Ihre Kunden darüber zu informieren, was sie wann zu erwarten haben.
#6 – Übermitteln Sie Transaktionsdaten umgehend
Löschen Sie Ihre Transaktionen so schnell wie möglich, um sicherzustellen, dass Sie nicht auf leere Girokonten stoßen oder dass die Leute vergessen, worum es sich bei bestimmten Gebühren handelt.
#7 – Verwenden Sie eindeutige Rechnungsbezeichnungen
Eine Rechnungsbezeichnung erscheint auf dem Kontoauszug eines Kunden als Name einer Transaktion. Achten Sie darauf, dass Ihre Bezeichnung leicht lesbar ist, z. B. BELGACOFFEE statt 35030BE.
#8 – Bestätigen Sie das voraussichtliche Abrechnungsdatum
Richten Sie eine automatische E-Mail ein, die den Kauf eines Kunden bestätigt und angibt, wann er mit der Abhebung des Geldes rechnen kann. Dies hilft dem Kunden, sich daran zu erinnern, wann und was er gekauft hat, und hilft ihm, sich richtig auf die Abhebung vorzubereiten.
#9 – Verwenden Sie stufenweise & geschätzte Genehmigungen, wenn es angebracht ist
Wenn Ihr Geschäft mit Vermietungen oder anderen Dingen zu tun hat, bei denen die endgültige Rate nach der Zeit und nicht im Voraus bestimmt wird, sollten Sie stufenweise Genehmigungen in Betracht ziehen. Damit werden die Transaktionen im Laufe der Zeit immer weiter aufgestockt, anstatt bis zum Ende zu warten, um die Karte mit einem hohen Betrag zu belasten, was das Risiko einer Rückbuchung verringert.
#10 – Verarbeiten Sie Autorisierungsanweisungen schnell
Wenn Sie während der Transaktion irgendeinen Fehler entdecken, warten Sie nicht auf eine Rückbuchung. Stornieren Sie den Vorgang als Autorisierungsstorno. Auf diese Weise wird das Geld schnell auf das Konto des Kunden zurücküberwiesen, und der Kunde wird ermutigt, die Transaktion erneut zu versuchen.
Zahlungsrückbuchung oder Kreditkartenrückbuchung ist ein etwas weit gefasster Begriff, aber ob es sich nun um Autorisierungsrückbuchungen, Erstattungen oder Rückbuchungen handelt, sie alle haben unterschiedliche Anwendungen und Konsequenzen für Ihr Unternehmen.
Vor allem sollten Sie schnell und klug handeln. Warten Sie nicht darauf, dass die Probleme zu Ihnen kommen!
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