Wiederholen Sie sich nicht': Erledigen Sie mehr mit dem DRY-Prinzip

Wir alle haben zustimmend genickt, als jemand sagte, wir müssten intelligenter arbeiten, nicht härter. Aber was bedeutet das in der Praxis?

Computerprogrammierer haben eine Antwort mit einem Konzept, das sie verwenden, um effizienteren Code zu schreiben: Don’t Repeat Yourself (DRY). Sie müssen kein Programmierer sein, um das gleiche Prinzip in Ihrer täglichen Arbeit anzuwenden, also lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie es auf Ihre täglichen Aufgaben anwenden können.

Was ist DRY?

Der Begriff „Don’t repeat yourself“ wurde 1999 von Andy Hunt und Dave Thomas in ihrem Buch The Pragmatic Programmer geprägt. Sie definierten ihn wie folgt: „Jedes Wissen muss eine einzige, eindeutige und maßgebliche Darstellung in einem System haben.“

In der Softwareentwicklung ist DRY das Prinzip der Reduzierung von Wiederholungen im Code, indem man auf eine einzige Quelle – oder einen „Ausschnitt“ – von wiederverwendbarem Code zurückgreift, wann immer man ihn braucht.

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Anwendung programmiert, die Ihrem Hund den ganzen Tag über einmal pro Stunde einen Ball zuwirft. Anstatt den gesamten Code für das Auffinden des Balls, das Aufnehmen des Balls und das 24-malige Werfen des Balls (einmal pro Stunde) zu schreiben, schreiben Sie den Code einmal und geben ihm einen Namen, z. B. throw.ball. Dann brauchen Sie nur noch jedes Mal throw.ball einzugeben.

Das spart nicht nur Aufwand, sondern verringert auch die Fehleranfälligkeit: Wenn Sie 24 Mal das Gleiche schreiben, werden Sie sich mindestens einmal vertippen. Und wenn Sie zum Beispiel entscheiden, dass Ihre Anwendung einen Knochen statt eines Balls werfen soll, müssen Sie den Code nur einmal ändern und nicht 24 Mal.

Das ist ein Beispiel aus der Programmierung, aber wir alle vermeiden instinktiv Wiederholungen, wenn es eine offensichtliche Lösung gibt. Wir lassen zu, dass Websites Cookies auf unserem Computer speichern, um uns an unsere Vorlieben zu erinnern. Wir erstellen Wiedergabelisten mit unseren Lieblingssongs, anstatt sie jedes Mal neu auszuwählen. Und wir laden Kontakte in unser Telefon, anstatt bei jedem Text Nummern einzutippen.

Aber wie können wir Wiederholungen vermeiden und Zeit sparen, wenn es um unsere Arbeit geht? Alles beginnt damit, dass man herausfindet, wo man sich wiederholt.

Entdecke, wo du dich wiederholst

Wenn du schon einmal ein Produktivitätssystem ausprobiert hast, wird dir vieles davon bekannt vorkommen. Systeme wie Getting Things Done (GTD) und Zen to Done folgen einem ähnlichen Prozess. Der Unterschied besteht darin, dass wir den Prozess mit einem Laserfokus auf unnötige Doppelarbeit angehen.

Der erste Schritt besteht darin, Ihre täglichen Aktivitäten zu protokollieren – das sollten Sie mindestens eine Woche, idealerweise aber einen Monat lang tun. Während Sie Ihre Zeit erfassen, werden Sie Routineaufgaben protokollieren, aber Sie wollen nicht die Aufgaben übersehen, die seltener oder nicht so regelmäßig anfallen.

• Fügen Sie Aufgaben hinzu, die wahrscheinlich, aber nicht geplant sind, wie die Bearbeitung einer Kundenbeschwerde.

• Vergessen Sie nicht die jährlichen Aufgaben (oder die monatlichen, wenn Sie nur eine Woche lang verfolgen): Dinge wie Berichte, Audits, Inspektionen, Rechnungsstellung, Wartung und mehr.

• Bitten Sie andere um ihre Routineaufgaben. Das wird Ihnen helfen, die Lücken zu füllen.

An diesem Punkt haben Sie einen Überblick über Ihre Aufgaben. Jetzt ist es an der Zeit, herauszufinden, welche Aufgaben die besten Kandidaten für DRY sind. Dies kann in der App geschehen, die Sie für die Verfolgung Ihrer Aufgaben verwendet haben. Sie können Tags oder Etiketten für jede Kategorie in Ihrer Aufgabenliste oder Zeiterfassungs-App erstellen, die Kategorien als zusätzliche Spalten in einer Tabellenkalkulation hinzufügen oder sie einfach mit Stift und Papier notieren.

Wir empfehlen Ihnen, sich auf vier Schlüsselbereiche zu konzentrieren und alle Aufgaben zu notieren, die in eine oder mehrere der folgenden Kategorien fallen.

1. Schmerzpunkte. Wenn Sie Ihre Liste durchgehen, gibt es wahrscheinlich eine Handvoll Aufgaben, die Ihnen den Magen umdrehen wie eine Brezel. Vielleicht graut es Ihnen davor, den Monatsbericht zu schreiben oder Mahnungen an Kunden zu verschicken, die ihre Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen. Hören Sie in diesem Fall auf Ihr Bauchgefühl. Wenn diese Aufgabe eine körperliche Reaktion von Panik und Abscheu hervorruft oder Sie sich dabei ertappen, wie Sie sie immer wieder aufschieben, sollten Sie sie markieren.

2. Engpässe. Welche Aufgaben halten den Rest Ihres Tages auf? Vielleicht müssen Sie erst alle Abteilungsleiter per E-Mail kontaktieren und auf deren Antworten warten, bevor Sie mit der Arbeit an einem Bericht beginnen können. Oder vielleicht müssen Sie neue Kundendaten importieren, bevor Sie die Analysen durchführen können, die Sie interessieren.

3. Zeitraubende Aufgaben. Hier kommen Ihnen die Ergebnisse Ihrer Zeiterfassung zugute. Verbringen Sie jeden Tag Stunden damit, Ihren Posteingang zu leeren oder Kundenfragen zu beantworten? Wenn es Ihnen wie den meisten Menschen geht, haben Sie wahrscheinlich unterschätzt, wie viel Zeit einige Ihrer Aufgaben in Anspruch nehmen.

4. Wiederkehrende Aufgaben. Suchen Sie nach sich wiederholenden Aufgaben, die jedes Mal nach einem ähnlichen Muster ablaufen. Denken Sie an Henry Ford: Er erkannte, dass der Bau von Autos ein sich wiederholender Prozess ist, und erfand die Methode der beweglichen Fließbänder, die die Produktion revolutionierte. Sie stellen vielleicht kein physisches Produkt her, aber wahrscheinlich produzieren Sie etwas. Das kann so einfach sein wie eine Aktualisierung eines sozialen Netzwerks oder so komplex wie eine neue App. Suchen Sie nach den Schritten, die jedes Mal fast identisch sind, damit Sie Ihr eigenes Fließband aufbauen können.

Nachdem Sie alle Ihre Aufgaben kategorisiert haben, können Sie nun auf einen Blick sehen, welche Aufgaben für die DRY-Behandlung in Frage kommen. Definitionsgemäß sind Aufgaben, die als sich wiederholend gekennzeichnet sind, am ehesten für DRY geeignet. Wenn eine Aufgabe nicht repetitiv ist, streichen Sie sie von Ihrer Liste. Sobald Sie das getan haben, sollten Sie sich vorrangig um die Aufgaben kümmern, die die meisten Kategorien betreffen.

Bei dem Beispiel in der obigen Abbildung habe ich jede Aufgabe für jede der vier Kategorien mit 0-5 bewertet (5 ist die höchste). Dann habe ich jede Aufgabe zusammengezählt – die Aufgaben mit den höchsten Punktzahlen sind diejenigen, die für die DRY-Behandlung am besten geeignet sind.

Eliminieren Sie Wiederholungen bei der Arbeit

Jetzt haben Sie eine klare Vorstellung davon, welche Aufgaben von DRY profitieren würden, also ist es an der Zeit, die Wiederholungen zu eliminieren.

Tipp 1: Erstellen Sie Vorlagen

Der Grundstein für die Anwendung von DRY in Ihrem Arbeitsleben ist die bescheidene Vorlage. Wann immer Sie etwas erstellen, sei es eine E-Mail, ein Geschäftsdokument oder eine Infografik, überlegen Sie, ob es etwas gibt, das Sie für die zukünftige Verwendung speichern können. Die Zeit, die Sie in die Erstellung einer Vorlage investieren, spart Ihnen später exponentiell mehr Zeit.

Hier sind die Bereiche, die sich am besten für Vorlagen eignen:

E-Mails

Mit schätzungsweise 31 geschäftlichen E-Mails, die pro Tag verschickt werden, ist der Posteingang das Zentrum des Universums der Wissensarbeiter. Das bedeutet aber auch, dass Sie wahrscheinlich immer wieder dieselben E-Mails verschicken.

Durch einfaches Entfernen aller persönlichen Informationen können Sie Ihre eigene Vorlage erstellen und zur späteren Verwendung speichern. Weitere Einzelheiten zur Verwendung von Vorlagen in verschiedenen E-Mail-Anwendungen finden Sie unter Automatisierung Ihres Posteingangs.

Interne Kommunikation

Wenn Sie wöchentliche Updates an Ihren Manager senden, Spezifikationen für verschiedene Interessengruppen erstellen oder Tickets in Ihrem Bug-Tracker schreiben, verbringen Sie wahrscheinlich viel Zeit damit, das Rad neu zu erfinden. Gehen Sie Ihre letzten Mitteilungen durch und suchen Sie nach Mustern – selbst eine einfache Vorlage erspart Ihnen jedes Mal die mühsame Formatierung.

Externe Dokumente

Angebote, Verträge, Rechnungen – sie sehen alle ziemlich ähnlich aus. Wenn Sie die für Ihre Kunden und Partner spezifischen Informationen entfernen, haben Sie eine Vorlage, mit der Sie arbeiten und die Sie für jeden Anwendungsfall anpassen können.

Präsentationen

Wenn Sie mehr als eine Präsentation pro Jahr halten, sollten Sie sich eine Vorlage erstellen. Auch wenn jede Präsentation sehr unterschiedlich ist, kann das Grundgerüst dasselbe sein.

Tipp 2: Finden Sie die richtigen Anwendungen

Gibt es eine Anwendung, die diese Aufgabe für Sie übernehmen kann?

Die Antwort lautet mit ziemlicher Sicherheit ja.

Sie haben Ihre Angebote zum Beispiel in einem Textverarbeitungsprogramm geschrieben und als Anhang per E-Mail verschickt. Wie sich herausstellt, gibt es eine Fülle von Angebotssoftware, die den Prozess rationalisiert, schön gestaltete Angebote an Ihre Kunden sendet und Sie benachrichtigt, sobald sie geprüft wurden. Und während Sie nichts davon abhält, eine Rechnungsvorlage in Google Docs oder Microsoft Word zu erstellen, übernimmt eine Rechnungssoftware alle Wiederholungen, z. B. die automatische Nummerierung Ihrer Rechnungen, die Überwachung der Zahlungen und die Vereinfachung Ihrer Steuererklärungen.

Das Gleiche gilt im Grunde für alles, von der Planung von Besprechungen bis zur Erstellung von Umfragen.

Wenn Sie also feststellen, dass Sie selbst mit den besten Vorlagen immer noch regelmäßig viel Zeit mit der manuellen Anpassung verbringen, ist es an der Zeit, den Einsatz einer App in Betracht zu ziehen. Das richtige Werkzeug für die richtige Aufgabe kann den Unterschied zwischen einer einfachen Aufgabe oder dem Einschlagen eines Nagels mit einem Schraubenzieher ausmachen.

Tipp 3: Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Wenn Sie sich eine Reihe von DRY-Apps ausgesucht haben, wird Ihnen etwas auffallen: Die meisten von ihnen sind dafür ausgelegt, eine Sache gut zu erledigen. Und ein spezielles Werkzeug für eine bestimmte Aufgabe zu haben, macht sehr viel Sinn. Aber Ihre Arbeit ist selten so einfach, und Sie könnten sich dabei ertappen, wie Sie in Ihrem täglichen Arbeitsablauf von App zu App springen.

Mit Zapier können die Apps, die Sie am häufigsten verwenden, miteinander kommunizieren. Mit automatisierten Workflows, den so genannten Zaps, können Sie automatisch Daten zwischen den Apps senden und so viele Ihrer täglichen Aufgaben von manueller Arbeit befreien.

Abhängig davon, welche Aufgaben bei Ihrer DRY-Bewertung am besten abgeschnitten haben, möchten Sie vielleicht Ihren eigenen Workflow erstellen, aber hier sind ein paar Ideen für den Anfang:

Projektmanagement

Interne Kommunikation

Dateiverwaltung

Automatisierung ist das ultimative Werkzeug für DRY. Sie ermöglicht es Ihnen, alle sich wiederholenden Aufgaben an eine Maschine auszulagern, so dass Sie sich auf die Projekte konzentrieren können, die Ihr menschliches Gehirn erfordern.

Sie denken wahrscheinlich schon an all die Aufgaben, die Sie mit Ihrem Arsenal an Vorlagen, Anwendungen und Zaps reduzieren können. Aber seien Sie nicht voreilig. Anstatt sich im Voraus Hacks auszudenken, sollten Sie Ihr DRY-Konzept an der Realität Ihrer Aufgaben ausrichten.

Und achten Sie darauf, dass Sie den Erfolg im Auge behalten. Sparen Sie Zeit? Fühlen Sie sich weniger gestresst? Oder haben Ihre neuen Prozesse irgendwie mehr Zeit in Anspruch genommen? Haben Sie etwas automatisiert, das eigentlich individueller hätte sein sollen?

Bei der Programmierung kann DRY den Unterschied zwischen klobigen, kaputten Anwendungen und reibungslosen, effizienten Anwendungen bedeuten. Wenn Sie die gleichen Prinzipien bei Ihrer Arbeit anwenden, können Sie mehr Zeit auf das Wesentliche verwenden, während Vorlagen und Roboter den Rest erledigen.

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