Wie Sie Ihren Tag für optimale Produktivität planen

Sehen Sie unseren vollständigen Leitfaden, wie Sie einen Zeitplan erstellen, um das Beste aus Ihren Tagen herauszuholen.

Wir alle haben jeden Tag dieselben vierundzwanzig Stunden. Warum also schaffen erfolgreiche Menschen in ihren vierundzwanzig Stunden so viel, während andere Mühe haben, die Aufgaben auf einer einfachen To-Do-Liste zu erledigen?

Eine Antwort ist das Zeitmanagement. Viele Menschen haben Probleme damit, ihre Zeit während des Tages effizient zu nutzen. Aber wenn das auf Sie zutrifft, machen Sie sich keine Sorgen. Mit Produktivitätstipps und der Erstellung und Einhaltung eines effizienten Tagesplans können Sie jeden Tag mehr und besser arbeiten.

Warum es wichtig ist, den Tag zu planen

Wie Sie Ihren Tag planen

• Bestimmen Sie Ihr Warum
• Setzen Sie Prioritäten
• Schätzen Sie, wie lange eine Aufgabe dauern wird
• Arbeiten Sie intelligenter, Nicht härter

Arten von Planungstechniken

• Schaffen Sie eine produktive Morgenroutine
• Vermeiden Sie das Wechseln von Aufgaben
• Stapeln Sie Aufgaben
• Erwarten Sie das Unerwartete
• Nutzen Sie die Technologie
• Erinnern Sie sich an Papier
• Essen Sie den Frosch
• Evaluieren und neu ausrichten

Warum es wichtig ist, den Tag zu planen

Zeit ist für uns alle eine begrenzte Ressource. Ihre begrenzte Anzahl von Tagen und Stunden dem Zufall zu überlassen, ist kein verantwortungsvoller Umgang mit den Ressourcen. Verwenden Sie stattdessen einen Zeitplan und ernten Sie die Früchte:

• Verschwendete Zeit reduzieren: Wenn Sie nicht gerade „2 Stunden mit sozialen Medien und Videospielen verbringen“ auf Ihren Tagesplan schreiben, dann hält Sie Ihr Zeitplan davon ab, Zeit für Dinge zu verschwenden, die nicht auf der Tagesordnung stehen.
• Glücklichsein steigern: Sogar die Wissenschaft ist sich einig. Die Einhaltung eines Zeitplans macht Sie glücklicher!
• Produktivität steigern: Sie schaffen mehr, wenn Sie einen Zeitplan einhalten.
• Stress abbauen: Ein Zeitplan schafft mehr Sicherheit, was Stress abbaut – und das fördert die Gesundheit. Eine Win-Win-Situation!
• Erleichterung der Zusammenarbeit: Wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten, sorgt ein Zeitplan dafür, dass Sie alle zur gleichen Zeit am gleichen Ort sind.

Wie Sie Ihren Tag planen

Es ist klar, dass es wichtig ist, den Tag zu planen. Sie können jedoch nicht einfach Dinge in Ihren Cute Kittens-Kalender eintragen und auf ein produktives Leben hoffen.

Stattdessen brauchen Sie eine Strategie, damit Sie Ihren Tag produktiv gestalten und die wichtigen Aufgaben effizient erledigen können. Hier sind einige Leitprinzipien, die Ihnen helfen, einen Zeitplan für effiziente Tage zu erstellen.

Sehen wir den Tatsachen ins Auge. Nicht alles, was wir an einem Tag tun, macht Spaß. Es gibt definitiv Aufgaben, die wir einfach nicht machen wollen. Wir können uns auf unseren Mut und unsere Entschlossenheit verlassen, um durchzuhalten, aber das kann uns Energie kosten. Finden Sie stattdessen innere Motivation, indem Sie Ihr Warum definieren.

Das Warum ist bei jedem Menschen anders, aber es ist der Sinn und Zweck hinter allem, was wir tun. Dieses Konzept wurde von Simon Sinek in seinem Buch Start With Why populär gemacht. Sinek zeigt, dass das „Warum“ Einzelpersonen und Unternehmen wirklich motivieren kann, ihre Ziele zu erreichen.

Ihr Warum sollte größer sein als „Weil ich muss“ oder „Weil mir jemand gesagt hat, ich soll“. Für eine Einzelperson könnte der Grund darin bestehen, ihren Kindern ein sicheres und glückliches Leben zu ermöglichen. Für Unternehmen könnte das Warum eher so aussehen: „Um Menschen zum Erfolg zu verhelfen.“

Dann sollte alles, was Sie als Person oder als Unternehmen tun, diesem Warum dienen.

Es gibt buchstäblich Millionen von Möglichkeiten, wie Sie jeden Tag verbringen könnten. Und Sie können nicht alles tun. Wenn Sie keine Prioritäten setzen, kann es passieren, dass Sie Ihre Zeit mit Aufgaben verbringen, die Sie nicht weiterbringen. Und wenn Sie Teamleiter oder Manager sind, wollen Sie Ihrem Team Prioritäten setzen, damit es weiß, was wichtig ist.

So müssen Sie herausfinden, was Sie wirklich erledigen müssen, um Ihre Ziele zu erreichen und Ihrem Warum zu dienen. Schreiben Sie zunächst alles auf, was Ihnen einfällt. Streichen Sie dann alles, was nichts mit Ihrem Warum zu tun hat. Dann ordnen Sie Ihre Prioritäten nach ihrer Wichtigkeit.

Eine Richtung zu haben, in die Sie gehen wollen, ist genauso wichtig wie das Gehen. Eine Reise ohne Ziel mag interessant sein, aber wer weiß schon, wo man am Ende landet, wenn man kein Ziel vor Augen hat.

Wenn Sie herausgefunden haben, was Sie tun müssen, sollten Sie herausfinden, wie lange es dauern wird. Und wir reden hier nicht davon, wie lange es in der Fantasie dauern würde. Sie müssen wissen, wie lange Sie wirklich brauchen, um die Sache zu erledigen.

Einer der häufigsten Fehler bei der Zeitplanung ist, dass man die Dauer einer Aufgabe oder eines Projekts nicht richtig einschätzt. „Wenn man über- oder unterschätzt, wie lange es tatsächlich dauern wird, ist es wahrscheinlicher, dass man seinen gesamten Zeitplan über den Haufen wirft. Schlimmer noch, Sie könnten einen Termin verpassen oder wertvolle Zeit für sich selbst und wichtige Interessengruppen wie Mitarbeiter und Kunden verlieren.“

Sie müssen also ehrlich mit sich selbst sein und Ihr Team ermutigen, dasselbe zu tun. Nehmen Sie sich ein oder zwei Wochen Zeit und messen Sie Ihre Zeit. Wie lange brauchen Sie, um 1.000 Wörter zu schreiben oder E-Mails zu beantworten? Dann können Sie Ihren Zeitplan realistisch planen und Ihre Erfolgschancen verbessern.

Tim Ferriss, der Autor der 4-Stunden-Arbeitswoche, hat Recht. Im Zeitalter der Hektik haben wir manchmal das Gefühl, dass wir die ganze Zeit loslegen müssen. Aber was wäre, wenn wir unsere Zeit so nutzen würden, dass wir weniger arbeiten müssen? Dann hätten wir auch etwas davon.

Ferriss plädiert für eine Work-Smarter-Strategie, bei der Systeme eingesetzt werden, die es „unmöglich machen, sich falsch zu verhalten“. Dann muss er sich nicht auf die endliche Ressource der Willenskraft verlassen. Die Einrichtung produktiver Systeme ist für Ferriss also ein wichtiger Schritt.

Eine weitere Möglichkeit, intelligenter zu arbeiten, besteht darin, die produktivsten Tageszeiten zu ermitteln und dann die wichtigsten Aufgaben für diese Zeitspanne zu planen. Für viele von uns ist die Energie am Morgen am höchsten. Wenn Sie jedoch eine echte Nachteule sind, können Sie diese Zeit nutzen, um Dinge zu erledigen.

Sie müssen auch strategisch vorgehen. Ja, es gibt viele Wege, um Ihr Ziel zu erreichen. Wenn Sie sich für einen Weg entscheiden, wägen Sie das Risiko-Nutzen-Verhältnis Ihres Handelns ab. Sie könnten 100 Leute anrufen und eine Zusage erhalten. Oder Sie könnten die richtigen zehn Leute anrufen und den gleichen Nutzen erzielen.

Typen von Planungstechniken

Es gibt keine Patentlösung für die Erstellung eines möglichst produktiven Zeitplans. Aber diese Planungstechniken können Ihnen auf Ihrem Weg helfen.

Starten Sie Ihren Tag mit einer Morgenroutine, die die Produktivität fördert.

Nach Hal Elrod, dem Autor von The Miracle Morning, „Wie Sie jeden Tag aufwachen und Ihre Morgenroutine (oder das Fehlen einer solchen) hat einen dramatischen Einfluss auf Ihren Erfolg in jedem einzelnen Bereich Ihres Lebens. Ein konzentrierter, produktiver und erfolgreicher Morgen führt zu einem konzentrierten, produktiven und erfolgreichen Tag“

Elrond änderte sein Leben, indem er morgens um 5 Uhr aufwachte, um Zeit in der Stille zu verbringen, zu meditieren, zu lesen und zu trainieren. Dies gab den Ton für seine Tage an, und er konnte sich aus seiner erdrückenden Verschuldung befreien und ein neues Maß an Erfolg erreichen.

Ihr perfekter Morgen mag anders aussehen als der von Elrond, aber es ist sinnvoll, sich jeden Tag früh Zeit zu nehmen, um den Verlauf des restlichen Tages zu bestimmen.

Multitasking mag effizient erscheinen. Schließlich schafft man so mehr auf einmal, oder? Falsch. Obwohl Sie mehr auf einmal tun, schaffen Sie nicht wirklich mehr. Sie erledigen weniger.

Die wahren Kosten des Multitasking können bis zu 40 % Ihrer Produktivität ausmachen. Jedes Mal, wenn Sie zwischen Aufgaben wechseln, braucht Ihr Gehirn Zeit, um umzuschalten. Außerdem sind Menschen anfälliger für Fehler, wenn sie zwischen Aufgaben wechseln. Und je komplexer die Aufgabe ist, desto größer sind die Verluste.

Es ist also sinnvoll, immer nur eine Sache zu tun. So können Sie sich voll und ganz auf Ihre Aufgabe konzentrieren. Dann können Sie sie effizienter erledigen.

Wenn Sie Ihren Tag planen, vermeiden Sie nach Möglichkeit den Wechsel von Aufgaben. Lassen Sie sich genug Zeit, um die Aufgaben in einem Rutsch zu erledigen. Oh, und wenn Sie das tun? Checken Sie nicht Ihre E-Mails.

Wir haben gesehen, wie sich das Wechseln von Aufgaben auf die Produktivität auswirken kann. Wir alle haben jedoch mehr als eine Aufgabe an einem Tag zu erledigen. Daher können Sie die Auswirkungen des Aufgabenwechsels minimieren, indem Sie Aufgaben zusammenfassen und in Blöcken planen.

Sie können „ähnliche Aufgaben“ auf viele Arten definieren. Entscheidend ist jedoch, dass die Aufgaben ein gemeinsames Merkmal haben sollten, das sie effizienter macht, wenn sie zusammen erledigt werden. Denken Sie an das Erledigen von Besorgungen. Es ist sinnvoller, an einem bestimmten Ort überall hinzufahren.

Auch können Sie Aufgaben in Bezug auf die für ihre Erledigung erforderliche Denkweise zusammenfassen. Verwaltungsaufgaben erfordern zum Beispiel eine bestimmte Denkweise, während kreative Aufgaben wie das Schreiben eines Blogbeitrags oder das Debuggen von Code etwas ganz anderes erfordern. Indem Sie Aufgaben nach Denkweise gruppieren, können Sie die Auswirkungen eines völligen Umschaltens verringern.

Elon Musk ist dafür bekannt, dass er Aufgaben in Gruppen zusammenfasst, um sicherzustellen, dass er alles für sein Unternehmen erledigt und trotzdem Zeit für seine Familie hat. Beim Stapeln von Aufgaben werden ähnliche Aufgaben zusammen geplant, damit sie effizienter erledigt werden können.

Die Zukunft kann man nicht vorhersagen, aber man kann ziemlich sicher sein, dass irgendwann etwas Unerwartetes passieren wird. Man weiß nicht, was es ist oder wann es kommt, aber es ist da draußen. Und ein produktiver Zeitplan wird das berücksichtigen.

Das ist Ihnen wahrscheinlich auch schon passiert. Sie haben Ihr Warum erkannt und Ihre Prioritäten und Aufgaben festgelegt. Sie haben die wichtigsten Aufgaben in Ihre produktivste Zeit gelegt. Sie waren ein Produktivitäts-Rockstar.

Dann taucht plötzlich ein Notfall auf. Sie schieben alles beiseite, um diese dringende Aufgabe zu erledigen. Ihr effizienter Zeitplan stirbt einen schmerzhaften Tod.

Es muss auch nicht unbedingt ein dringendes Projekt sein. Es könnte ein krankes Kind sein, das ein Teammitglied zu Hause hält. Es könnte ein wetterbedingter Notfall sein, der alle zu Hause hält. Es könnte ein unerwarteter Serverausfall sein, der alle Mitarbeiter ausbremst. Die kleinen Dinge können die Produktivität genauso stark beeinträchtigen wie die großen Dinge. Und offen gesagt sind sie häufiger.

Wie es ein kluger Umgang mit Geld ist, einen Notfall-Sparfonds zu haben, so sollten Sie auch einen Notfall-Zeit-Fonds haben. Natürlich kann man keine Zeit auf Vorrat kaufen, aber man kann ein Zeitpolster in seinen Zeitplan einbauen. Auf diese Weise sind Sie bereit, wenn das Unerwartete eintritt.

Die Technologie ist wirklich gut im Planen. Schließlich ist ein Zeitplan im Grunde genommen nur eine Tabellenkalkulation. Aber die Planungstechnologie kann weit über ein einfaches Raster hinausgehen.

Tools wie der Google-Kalender helfen Ihnen, wiederkehrende Aufgaben zu planen, Aufgaben farblich zu kodieren, Erinnerungen festzulegen und sogar Kalender in Teams gemeinsam zu nutzen. All dies erhöht die Effizienz Ihres Zeitplans. Außerdem verhindern sie, dass Sie einen Kundentermin vergessen.

Sie können aber noch viel mehr tun. Verwenden Sie eine iPhone-App, um von unterwegs auf Ihren Kalender zuzugreifen. Ersparen Sie sich das Hin- und Hertelefonieren und das Versenden von E-Mails, um Besprechungen zu planen, indem Sie anderen erlauben, Besprechungen direkt in Ihrem Kalender zu planen.

Die Möglichkeiten sind endlos!

So gut die Technologie auch ist, um Ihre Terminplanung zu verbessern, sollten Sie den Wert von Papier in dieser digitalen Welt nicht unterschätzen. Planer aus Papier, Bullet Journale, To-Do-Listen und andere analoge Hilfsmittel können genauso nützlich sein.

Der Lifeplanner von Erin Condren, dem Marktführer im Bereich der Planer, wurde sogar mit dem Good Housekeeping-Siegel als Produktivitätswerkzeug ausgezeichnet. Und auch Notizbuchsysteme wie Ryder XXX Bullet Journal liegen als Produktivitätswerkzeuge im Trend.

Natürlich geht nichts über eine gute, altmodische To-Do-Liste, um den Überblick zu behalten. Wenn man Dinge aufschreibt, erspart man sich die Mühe, sich an sie zu erinnern. Und die Belohnung, wenn man etwas von der Liste streichen kann, kann sehr motivierend sein.

Mark Twain sagte: „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, ist es am besten, es gleich am Morgen zu tun. Und wenn du zwei Frösche essen sollst, ist es am besten, den größten zuerst zu essen.“

Nach dieser Logik besteht eine Methode der Zeitplanung darin, die schwierigsten und wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Und wenn Sie mehr als eine solche Aufgabe haben, sollten Sie die schwierigere vor der leichteren erledigen.

Um diese Methode anzuwenden, müssen Sie in der Lage sein, Ihre Hauptpriorität für den Tag zu bestimmen. Letztlich sollte die Priorität eine einzige sein, da wir nicht zwei Dinge gleichzeitig tun können. (Siehe Aufgabenwechsel!)

Die schwierigeren Aufgaben sind oft am anfälligsten für Prokrastination. Schließlich wollen die meisten von uns nicht wirklich einen Frosch essen. Wenn man sie also gleich morgens erledigt, kann man sie nicht den ganzen Tag vor sich herschieben. Und wenn sie erledigt sind, haben Sie Zeit für Aufgaben, die mehr Spaß machen.

Die Planung der Produktivität kann ein bewegliches Ziel sein. Auch wenn Sie einen perfekten Zeitplan haben, sollten Sie sich Zeit nehmen, um die Ergebnisse Ihrer Bemühungen zu bewerten. Sind Sie und Ihr Team wirklich produktiv?

Hier sind einige Schlüsselfragen, die Sie sich und Ihrem Team stellen sollten, um die Effektivität Ihres Zeitplans zu bewerten:

• Halten Sie die Fristen ein?
• Waren die Zeitschätzungen korrekt?
• Wurden die Zeitpläne durch unvorhergesehene Probleme beeinträchtigt?
• Hatten Sie das Gefühl, unter Zeitdruck zu stehen?
• Hat unser Zeitplan funktioniert?

Wenn Sie Ihre Daten gesammelt haben, können Sie fundierte Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen. Versäumte Termine können auf eine schlechte Zeitplanung hindeuten, ein Problem, das sich im nächsten Monat, Sprint oder Quartal leicht lösen lässt. Unnötige Besprechungen können gestrichen werden. Man kann mehr Zeit einplanen, um unvorhergesehene Probleme zu bewältigen.

Fazit

Es gibt so viele Tricks und Hilfsmittel für kreative, produktive Zeitpläne, die am Arbeitsplatz und zu Hause wirklich funktionieren. Wenn Sie sie nicht ausprobieren, werfen Sie vielleicht Geld aus dem Fenster. Und wir können uns nichts weniger Produktives vorstellen als das!

Was sind Ihre besten Produktivitätstipps und Routinen?