Wenn Sie eine Veranstaltung planen, gibt es einen Schritt, der für die Durchführung dieser Veranstaltung unerlässlich ist: die Erstellung des Veranstaltungsbudgets. Glücklicherweise handelt es sich dabei um einen sich wiederholenden Vorgang, so dass Sie ganz einfach ein Grundgerüst für Ihr Budget erstellen, es im Laufe der Zeit bearbeiten und Tools verwenden können, die Sie wahrscheinlich bereits besitzen, um es zu erstellen. Die Erstellung eines Veranstaltungsbudgets mag entmutigend und begrenzt erscheinen, aber solange Sie ein realistisches Budget erstellen und für Notfälle ein Polster einplanen, sind Sie auf der sicheren Seite.
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- Verwenden Sie Tabellenkalkulationen – wir empfehlen, wenn Sie diesen Weg gehen, ein Google Sheet zu verwenden, da es für jeden, der Zugriff benötigt, sehr einfach ist, eine ständig aktuelle Version Ihres Budgets zu sehen.
- Vielleicht sollten Sie sich eine Software für die Budgetierung von Veranstaltungen ansehen – wenn Sie Budgets erstellen, die sehr komplex sind
- Fügen Sie Einzelposten für jedes einzelne Detail hinzu
- Kennen Sie Ihre Fristen – wann sind Zahlungen fällig (bei Verspätung könnten zusätzliche Kosten anfallen)
- Fügen Sie erwartete Beträge und tatsächliche Kosten ein, damit Sie sehen können, ob Sie über dem Budget liegen
Wofür budgetieren Sie?
Der erste Schritt bei der Erstellung Ihres Veranstaltungsbudgets besteht darin, jeden Teil Ihrer Veranstaltung zu ermitteln, der möglicherweise Kosten verursachen könnte. Indem Sie jeden Teil der Veranstaltung einbeziehen, erhalten Sie ein genaueres Budget als eines, das nur die größeren Teile einer Veranstaltung umfasst. Dies ist ein erster Schritt, den Sie im Laufe der Zeit verfeinern können, wenn Sie mit den Anbietern sprechen und eine genauere Vorstellung von Ihrem Budget erhalten.
Budgetierungstools müssen nicht ausgefallen sein – Sie können diesen Schritt ganz einfach beginnen, indem Sie ein leeres Google-Tabellenblatt öffnen und die Budgetposten eingeben. Um Zeit zu sparen, können Sie die Erstellung Ihres Veranstaltungsbudgets von Grund auf überspringen und unsere Tabelle unten herunterladen.
Wenn Sie sich entscheiden, Ihr eigenes zu erstellen, beginnen Sie mit der Erstellung einiger Spalten:
Posten
Dies ist für jeden einzelnen Posten in Ihrem Veranstaltungsbudget. Seien Sie bei der Auflistung der Posten in Ihrem Veranstaltungsbudget so genau wie möglich. Schlüsseln Sie jeden einzelnen Posten auf, für den Sie zahlen werden. Fassen Sie die Posten nicht in einen Topf. Wenn Sie zum Beispiel Alkohol und Essen zusammen auflisten, mag das zwar sinnvoll erscheinen, kann aber zu Problemen führen. Es könnte zu Problemen führen, wenn Sie im Laufe der Planung Änderungen vornehmen oder einen Posten streichen müssen. Nehmen wir an, Sie möchten 100 Dollar zusätzlich zu den Posten für Lebensmittel und Alkohol einplanen. Wofür würde dieses Geld verwendet werden? Das Wichtigste ist, dass Sie bei der Erstellung Ihres Veranstaltungsbudgets so detailliert wie möglich vorgehen und jeden Posten separat aufführen. Je detaillierter, desto besser.
Beschreibung
Beschreibungen sind für Ihr Veranstaltungsbudget absolut notwendig! Fügen Sie eine ausführliche Beschreibung der Artikel hinzu, die Sie für Ihre Veranstaltung benötigen. Diese Spalte ist wichtig für den Fall, dass Ihr Budget von einer Person in Ihrer Organisation genehmigt werden muss, die möglicherweise nicht weiß, was die einzelnen Posten sind. Wenn diese Person nicht direkt an der Planung beteiligt ist, wird sie nicht wissen, wie wichtig oder unwichtig der Posten für die Durchführung Ihrer Veranstaltung ist. Durch Hinzufügen einer Beschreibung können Sie deutlich machen, warum ein Posten benötigt wird und was ein Muss ist.
Bedarfsmenge
Mengen spielen bei der Budgetierung eine große Rolle. Eine Erhöhung der Mengen kann Ihr Budget schnell aufzehren. Andererseits kann das Weglassen von unnötigen Mengen Ihr Budget schnell wieder auffüllen. Wenn Sie vor der Veranstaltung den voraussichtlichen Bedarf ermitteln und die tatsächlich verbrauchten Mengen notieren, können Sie Ihr künftiges Veranstaltungsbudget besser einschätzen.
Geschätzte Kosten
Die Kosten können zwar variieren, aber wenn Sie eine ungefähre Zahl kennen, können Sie sich ein Bild davon machen, welches Budget Sie für Ihre Veranstaltung benötigen. Im nächsten Schritt werden wir uns damit befassen, wie Sie die geschätzten Kosten so nah wie möglich an die tatsächlichen Kosten heranbringen können, um ein genaues Budget zu erstellen.
Ist-Kosten
Wie der Name schon sagt, werden in dieser Spalte die tatsächlichen Kosten des Artikels erfasst. Dieser Schritt ist für künftige Budgetierungssitzungen von entscheidender Bedeutung, um zu verstehen, wie die Kosten steigen (oder sinken). Sie dient als Referenz bei der Planung der Veranstaltung für die kommenden Jahre.
Wie Sie die Kosten für das Veranstaltungsbudget recherchieren
Nun, da Sie die Anfänge eines Veranstaltungsbudgets haben, können Sie sich darauf konzentrieren, Ihre geschätzten Kosten näher an die tatsächlichen Kosten heranzuführen. Anhand der Preise können Sie sich ein Bild davon machen, wie Ihr tatsächliches Budget aussehen wird.
Schauen Sie sich frühere Veranstaltungen an
Wenn Sie diese Veranstaltung schon einmal ausgerichtet haben, können Sie sich die Ausgaben für frühere Veranstaltungen ansehen. Schauen Sie sich die Einzelposten an, die in Anspruch genommen wurden, und die Anzahl der Gäste, die teilgenommen haben. Wenn Sie davon ausgehen, dass die Veranstaltung im laufenden Jahr ausgeweitet wird, ist es wichtig, dass Sie die Proportionen in Ihrem Budget mit Hilfe von Multiplikatoren beibehalten. Anhand historischer Daten lässt sich ein Benchmark-Budget aufstellen.
Wenden Sie sich an die Anbieter
Sie können noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie die Budgetangaben direkt von der Website des Anbieters abrufen oder ihn anrufen. Die meisten Anbieter sind in der Lage, allgemeine Zahlen zu nennen, damit Sie eine bessere Vorstellung von Ihrem Budget bekommen.
Anrufe bei Anbietern und Lieferanten, um Preise zu erfragen, sind nicht immer der schnellste Weg, aber sie können Ihnen helfen, eine realistische Kostenschätzung zu erhalten. Sobald Sie sich mit einem Anbieter in Verbindung gesetzt haben, geben Sie ihm so viele Einzelheiten über Ihre Veranstaltungsbedürfnisse an und fragen Sie nach den Kosten und was diese Kosten beinhalten. Es könnte sein, dass Sie Kosten wie Trinkgelder, Servicegebühren oder Steuern vergessen haben. Achten Sie darauf, dass der Anbieter Ihnen eine möglichst genaue Kostenaufstellung gibt. Gehen Sie die einzelnen Posten der Angebote durch und finden Sie heraus, welche Anbieter für Ihre Veranstaltung am besten geeignet sind. Natürlich sollten Sie sich immer für den Anbieter entscheiden, der zu Ihren Vorstellungen und Ihrem Budget passt und mit dem Sie gerne zusammenarbeiten. Entscheiden Sie sich nicht für einen Anbieter, nur weil er das niedrigste Angebot abgegeben hat.
Zeit, realistisch zu werden: Kostenschätzung
Nachdem Sie nun eine allgemeine Vorstellung von den zu erwartenden Kosten haben, ist es an der Zeit, die einzelnen Posten zu ermitteln. Gehen Sie den Lebenszyklus Ihrer Veranstaltung durch: Welche Dinge könnten Sie im Laufe der Veranstaltung Geld kosten? Beschränken Sie sich nicht nur auf die großen Posten wie Veranstaltungsort, Essen und Getränke und AV (auch wenn diese auf der Liste nicht fehlen dürfen). Sie müssen auch an kleinere Kosten wie Steuern, Gebühren, Trinkgelder, Marketing und Reisen denken. Kleine Kosten können Ihr Budget auffressen, wenn Sie sie nicht von vornherein einkalkulieren.
Hier sind einige Dinge, die Sie bei den Budgetposten berücksichtigen sollten:
- Reisekosten für Ihre Veranstaltung: Gibt es ein Zimmerkontingent für Ihre Veranstaltung? Wie viel wird es kosten, Ihr gesamtes Team einzufliegen? Und wenn Sie dort ankommen, kostet die Fahrt zum Veranstaltungsort dann 100 Dollar im Taxi? Wie hoch ist der Tagessatz für die Mahlzeiten Ihres Teams pro Tag?
- Essen und Getränke: Gibt es einen Mindestbetrag, den Sie zahlen müssen, um einen bestimmten Caterer für Ihre Veranstaltung zu engagieren? Wie hoch sind die Servicegebühren und Trinkgelder? Ist Ihre Veranstaltung eher für eine Bar oder eine Bar mit Barkeeper geeignet? Wenn ja, wie viele Bars sollten Sie haben? (Profi-Tipp: Verwenden Sie ein Tool wie den Pocket Planner von Social Tables, um die vom CIC genehmigten Mengen für Speisen und Getränke zu ermitteln.
- AV: Werfen Sie einen Blick auf Ihr AV-Angebot: Welche Komponenten benötigen Sie unbedingt, welche sind „nice-to-have“? Gibt es Teile der AV-Vereinbarung, die zusätzliche Kosten verursachen könnten, wie z. B. Schadensgebühren oder Tagessätze? Auf welche AV-Gebühren sollten Sie achten? Was sollten Sie nicht aus dem Budget streichen ODER immer einplanen, wenn es um AV-Bedarf geht? Gibt es bei Ihrem internen AV-Anbieter Gebühren, die Sie beachten sollten?
- Vermietung von Veranstaltungsorten: Was ist bei der Anmietung des Veranstaltungsortes/der Räumlichkeiten zu beachten/versteckte Kosten? Könnten Sie im Nachhinein für Schäden am Raum zur Kasse gebeten werden?
- Könnten verschiedene Räume unterschiedliche Kosten verursachen?
- Luxushotels
- Ballsäle
- Kleine Breakout-Räume
- Tagungsräume mit All-inclusive-Paketen mit F&B, AV, Wi-Fi und Unterstützung vor Ort
- Könnten verschiedene Räume unterschiedliche Kosten verursachen?
- Marketing: Welche Kosten fallen für das Eventmarketing an? Ist ein Budget für Facebook-Anzeigen, traditionelles Marketing, Werbegeschenke und Wettbewerbspreise vorgesehen?
- Videoproduktion und Fotografie: Was wird Ihr Videofilmer oder Fotograf für die Aufzeichnung der Veranstaltung berechnen? Was ist darin enthalten? Erhalten Sie Zugriff auf die Rohdateien oder nur auf das Endprodukt? Können Sie die Produkte für künftige Werbemaßnahmen für die Veranstaltung verwenden?
- Die Kosten für das Internet: Wie hoch sind die Kosten für zusätzlichen WLAN-Zugang in Ihrem Veranstaltungsort im Vergleich zu öffentlichen Räumen?
Nicht alle diese Posten werden in Ihr Budget einfließen, aber es lohnt sich, sie im Auge zu behalten, wenn Sie eine Vielzahl von Veranstaltungen planen.
Wie viel sollte man in einen Fonds für schlechte Zeiten einplanen?
- Planen Sie Ihr Budget für unerwartete Kosten auf (ich rechne in der Regel 15 % ein, nur für den Fall der Fälle)
- Welche sind die größten variablen Kosten?
- Absagekosten: Niemand sagt gerne eine Veranstaltung ab, aber wenn es sein muss, was könnte Sie die Absage am Ende kosten?
- Worst case scenarios! Denken Sie an das Schlimmste, was passieren könnte, und planen Sie entsprechend.
Top 10 Tipps für die Erstellung eines Budgets
Zögern Sie die Erstellung Ihres Budgets nicht hinaus. Es mag wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen, aber es ist ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zur Planung Ihrer Veranstaltung. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wann dies geschehen soll, lesen Sie unseren Leitfaden für den Zeitplan einer Veranstaltung.
Bestimmen Sie den Schwerpunkt Ihrer Veranstaltung. Möchten Sie, dass sich die Gäste beim Verlassen der Veranstaltung an das stimmungsvolle Ambiente oder an das köstliche Essen erinnern? Was ist Ihr Ziel? Warum veranstalten Sie die Veranstaltung? Teilen Sie Ihre Mittel entsprechend Ihren Prioritäten ein.
Je mehr Details Sie hinzufügen, desto genauer wird Ihr Budget sein. Die Vernachlässigung eines kleinen Postens kann den Unterschied zwischen einer Über- oder Unterschreitung des Budgets ausmachen.
Denken Sie daran, dass die Kosten für ein Element manchmal von den Kosten für ein anderes abhängen. So können sich beispielsweise die AV-Kosten je nach dem gewählten Veranstaltungsort ändern. Dies gilt insbesondere, wenn Ihr Veranstaltungsort gewerkschaftlich organisierte Mitarbeiter erfordert.
Prüfen Sie alle Optionen für Ihren Veranstaltungsort. Einige neuere Veranstaltungsorte verwandeln sich in „One-Stop-Event-Shops“, die Ihnen das Hin und Her bei der Suche nach mehreren Anbietern ersparen. Diese neueren Veranstaltungsorte können Ihnen auf lange Sicht eine Menge Geld sparen! Ganz zu schweigen von Zeit. Vergewissern Sie sich nur, dass diese Einheitsgröße zu Ihrer Vision für Ihre Veranstaltung passt.
Bewerten Sie einen Artikel nicht zu niedrig ein, um Ihr Budget aufzubessern. Ein zu niedriger Preis mag auf dem Papier (oder auf dem Bildschirm) gut aussehen, aber er wird letztendlich zu einem Verlust führen, wenn die Veranstaltung zum Leben erwacht.
Verwenden Sie Ihren Notgroschen nur für Notfälle. Es mag verlockend sein, Ihr Sicherheitsnetz zu nutzen, um Ihr Menü etwas extravaganter zu gestalten oder etwas zusätzliche Dekoration hinzuzufügen. Wenn Sie jedoch Ihre Rücklagen für Frivolitäten verwenden, könnten Sie im Falle einer echten Katastrophe in Schwierigkeiten geraten.
Recherchieren Sie. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Veranstaltungsorte, Catering-Unternehmen und AV-Firmen zu recherchieren, können Sie am Ende viel Geld sparen. Es mag mühsam sein, aber Sie finden die besten Angebote, wenn Sie alle Ihre Optionen vergleichen.
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Nachdem Sie Ihr Budget erstellt haben, sollten Sie es allen an der Veranstaltung Beteiligten mitteilen. Sie wissen vielleicht, wie viel Sie ausgeben wollen, aber der Rest Ihres Teams hat vielleicht eine andere Vorstellung. Sie brauchen das gesamte Team auf derselben Seite.
Scheuen Sie sich nicht, Geld auszugeben. Sie müssen sich nicht immer für die billigste Lösung entscheiden, wenn Sie das Geld dafür haben. Ja, Sie können belohnt werden, wenn Sie Ihrem Chef eine Quittung vorlegen, die deutlich unter dem Budget liegt, aber die Qualität eines Artikels ist auch wichtig! Wenn Sie hier und da ein bisschen mehr Geld ausgeben, kann das den Unterschied zwischen einer mittelmäßigen Veranstaltung und einem unglaublichen Erlebnis ausmachen. Investieren Sie in Anbieter, von denen Sie wissen, dass sie Ihre Veranstaltung aufwerten werden.
Geld ausgeben kann ein stressiger Teil der Veranstaltungsplanung sein. Niemand sieht gerne, wie sein hart verdientes Geld vom Bankkonto verschwindet! Dieser Stress kann jedoch durch die Erstellung einer einfachen Budgettabelle und die Erledigung Ihrer Hausaufgaben gemildert werden. Wenn Sie sich hinsetzen und Zahlen in die Tabelle eintragen, können Sie nicht nur sehen, woher das Geld kommt und wohin es fließt, sondern Sie werden auch gezwungen, über den Schwerpunkt Ihrer Veranstaltung nachzudenken. So können Sie bei der Planung Prioritäten setzen. Muss mehr Geld für AV ausgegeben werden? Ist genug Geld für ein gutes Essen vorhanden?
Abschluss
Wenn Sie dieses wichtige Element nicht berücksichtigen, könnten Sie bei Ihrer nächsten Veranstaltung völlig unvorbereitet sein. Wenn Sie jedoch die oben genannten einfachen Schritte befolgen und alle unsere kleinen Tipps und Tricks berücksichtigen, sind Sie auf dem besten Weg, die beste (kostengünstigste) Veranstaltung des Jahres zu organisieren.