Die Wage and Hour Division des Department of Labor und das Fair Labor Standards Act schreiben vor, dass Unternehmen Gehaltsabrechnungen und andere Mitarbeiterunterlagen aufbewahren. Der Internal Revenue Service verlangt außerdem, dass Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für alle derzeitigen Mitarbeiter für mindestens sechs Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren. Arbeitgeber müssen die Vergütung und die Freizeit aufzeichnen.
Welche Lohnunterlagen müssen Arbeitgeber aufbewahren?
Die meisten der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen werden Sie normalerweise im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit führen, so dass die Einhaltung der Vorschriften nicht viel zusätzlichen Aufwand erfordern sollte. Überprüfen Sie die bereits vorhandenen Unterlagen, um sicherzustellen, dass Sie die Anforderungen von IRS und FLSA erfüllen.
Aufzeichnungen können in jeder Form, auch elektronisch, geführt werden. Für alle nicht-befreiten Mitarbeiter und diejenigen, die unter die Mindestlohnvorschriften fallen, benötigen Sie:
- Personenbezogene Daten, einschließlich Name, Wohnanschrift, Beruf, Geschlecht des Mitarbeiters, und Geburtsdatum, wenn er unter 19 Jahre alt ist
- Die Stunde und der Tag, an dem die Arbeitswoche beginnt
- Gesamtarbeitsstunden pro Arbeitstag und Arbeitswoche
- Gesamttages- oder Wochenverdienst inStundenlohn für jede Woche, in der Überstunden geleistet werden
- Gesamtbetrag der Überstundenvergütung für die Arbeitswoche
- Gesamtbetrag der für jeden Lohnzahlungszeitraum gezahlten Löhne
- Datum der Zahlung und Lohnzahlungszeitraum.
Nicht-befreite Mitarbeiter
Nicht-befreite Mitarbeiter müssen mindestens den Mindestlohn erhalten und erhalten Überstunden für alle Stunden, die mehr als 40 pro Woche gearbeitet werden. Ab dem 30. November 2016 kann ein Angestellter befreit sein, wenn er mindestens 455 US-Dollar pro Woche auf Gehaltsbasis erhält und bestimmte Aufgaben wahrnimmt. Bei diesen Aufgaben handelt es sich in der Regel um Verwaltungs-, Führungs- oder Managementaufgaben.
Der unmittelbare Lohn ist derjenige, der während der ersten 40 Stunden einer Arbeitswoche verdient wird.
Befreite Arbeitnehmer
Die für befreite Arbeitnehmer erforderlichen Aufzeichnungen unterscheiden sich von denen für nicht befreite Arbeitnehmer, und es sind besondere Informationen für Haushaltsangestellte, für Arbeitnehmer, die im Rahmen ungewöhnlicher Lohnvereinbarungen arbeiten, für Arbeitnehmer, denen eine Unterkunft oder andere Einrichtungen zur Verfügung gestellt werden, und für Arbeitnehmer, die eine heilende Ausbildung erhalten, erforderlich. Wenn einer Ihrer Arbeitnehmer in diese Kategorien fällt, sollten Sie einen Anwalt zu Rate ziehen.
Formulare, die Sie aufbewahren müssen
Neben den Lohnunterlagen sollten Sie für jeden Arbeitnehmer einige weitere Dokumente aufbewahren.
- Eine unterzeichnete Kopie seines W-4-Formulars, das die Einbehaltung von Bundessteuern ausweist. Arbeitnehmer können dieses Formular jederzeit ändern, also stellen Sie sicher, dass Sie das aktuellste Formular oben aufbewahren.
- Eine Kopie aller Formulare, auf denen ein Mitarbeiter Gehaltsabzüge genehmigt hat, einschließlich Sozialleistungen und Sonderspenden wie United Way oder andere Wohltätigkeitsorganisationen.
- Eine Kopie des Original-Bewerbungsformulars des Mitarbeiters und aller unterstützenden Dokumente wie ein Lebenslauf oder Zeugnisse.
- Aufzeichnungen über Änderungen der Gehaltsstufen, einschließlich Beförderungen oder Herabstufungen, und die Gründe für diese Maßnahmen.
Wie bewahrt man Gehaltsabrechnungen am besten auf?
Gehaltsabrechnungen, einschließlich der Dokumentation aller geleisteten Arbeitsstunden, Änderungen des Gehaltsstatus und der Gehaltssätze, sollten für jeden Mitarbeiter in einer separaten Akte aufbewahrt werden.
Sie müssen auch Aufzeichnungen über alle Änderungen der Löhne und Sozialleistungen aufbewahren, einschließlich der Zustimmungen der Arbeitnehmer. Sie müssen eine schriftliche Zustimmung für jeden Abzug vom Lohn eines Mitarbeiters vorlegen, mit Ausnahme von FICA-Steuern und Pfändungen.
Wer darf Mitarbeiterakten einsehen?
Die meisten Unternehmen bewahren die Mitarbeiterunterlagen in einem eingeschränkten Bereich auf und gewähren nur denjenigen Personen Zugang, die sie aufgrund ihres Ranges oder ihrer Position einsehen müssen. Legen Sie fest, welche Mitarbeiter des Unternehmens die Mitarbeiterakten einsehen können. In der Regel ist der Zugang auf die Mitarbeiter der Personalabteilung sowie auf Manager und Führungskräfte ab einer bestimmten Ebene beschränkt.
Mitarbeiterunterlagen sollten niemals aus dem Aktenraum entfernt werden. In einem sehr kleinen Unternehmen können Sie diese Unterlagen in Ihrem persönlichen Büro oder im Büro Ihres Buchhalters aufbewahren, wenn dieser über einen eigenen abgetrennten Raum verfügt. Die Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihre eigenen Unterlagen einzusehen, aber es könnte sinnvoll sein, dass jemand mit dem Mitarbeiter im Raum bleibt, während er seine Unterlagen ansieht.
Wenn Sie mehr als ein paar Mitarbeiter haben, sollten Sie eine Richtlinie für den Zugang zu Personalakten aufstellen, damit die Mitarbeiter der Personalabteilung wissen, wie sie auf Anfragen reagieren sollen.
Verschiedene Bundes- und Landesrechnungsprüfer können zu Prüfungszwecken Einsicht in die Personalakten erhalten. Sie können einen Durchsuchungsbefehl beantragen, bevor Sie einem Prüfer Zugang zu Mitarbeiterdaten gewähren.
Anwälten, die Mitarbeiter in Gerichtsverfahren vertreten, kann in bestimmten Fällen Einsicht gewährt werden. Ein hochrangiger Beamter oder der Anwalt des Unternehmens sollte den Antrag des Anwalts überprüfen, bevor er die Einsicht in die Unterlagen gestattet, und auch in diesem Fall kann ein Durchsuchungsbefehl oder eine Vorladung erforderlich sein.