Was ist ein EDI 850?

Was ist ein EDI 850?

Das EDI 850 ist das Bestelldokument für den ANSI X12 Transaktionssatz unter Verwendung der EDI-Technologie. Dies ist das Standardformat für eine elektronische Bestellung bei Verwendung des EDI-Formats. EDI steht für den elektronischen Datenaustausch. Dieses Dokument wird verwendet, um eine Bestellung für Waren oder Dienstleistungen aufzugeben. Der Transaktionssatz enthält:

• die angeforderten Artikel und ihre jeweiligen Preise
• bestellte Mengen
• Rechnungsinformationen
• Lieferadresse
• Versandanweisungen
• Angaben zum Spediteur

Die Informationen sind in Elemente und Segmente gegliedert, wie im Transaktionssatz EDI 850 angegeben. Die Einhaltung der EDI 850-Spezifikationen ist von entscheidender Bedeutung, da das Bestelldokument von einem Computer gesendet, empfangen und interpretiert wird. Die Nichteinhaltung dieser Spezifikationen gemäß den anerkannten Standards führt zu Problemen bei der Übertragung und beim Empfang – möglicherweise zu Fehlern oder dazu, dass das Dokument nie beim Lieferanten ankommt.

Die verschiedenen Datenelemente und -segmente in einer 850er Bestellung umfassen:

• ISA ist der Interchange Control Header. Er markiert den Beginn von einer oder mehreren Funktionsgruppen und Kontrollsegmenten.
• ISA01 – Authorization Information Qualifier. Code 00 zeigt an, dass keine Berechtigungsinformationen in I02 vorhanden sind.
• ISA02 – Authorization Information
• ISA03 – Security Information Qualifier. Code 00 zeigt an, dass keine Sicherheitsinformationen in I01 vorhanden sind.
• ISA04 – Sicherheitsinformationen
• ISA05 – Interchange ID Qualifier
• ISA06 – Interchange Sender ID.
• ISA07 – Interchange ID Qualifier
• ISA08 – Interchange Receiver ID
• ISA09 – Interchange Date
• ISA10 – Interchange Time
• ISA11 – Interchange Control Standards Identifier. U‘ zeigt an, dass die U.S. EDI Community von ASC X12, TDCC und UCS für den von der Nachricht verwendeten Kontrollstandard verantwortlich ist.
• ISA12 – Interchange Control Version Number. Code ‚0400‘ gibt an, dass der Standard als ANSI X12.5-1997 ausgegeben wurde.
• ISA13 – Interchange Control Number
• ISA14 – Acknowledgement Requested. Code ‚0‘ zeigt an, dass keine Bestätigung angefordert wurde.
• ISA15 – Verwendungskennzeichen. Code ‚P‘ zeigt an, dass der Umschlag Produktionsdaten enthält.
• ISA16 – Component Element Separator

GS stellt den Funktionsgruppenkopf dar. Er markiert den Beginn einer Funktionsgruppe und liefert Steuerinformationen.

• GS01 – Funktionscode-Kennung. Der Code ‚PO‘ steht für Bestellung.
• GS02 – Code des Anwendungsabsenders
• GS03 – Code des Anwendungsempfängers
• GS04 – Datum
• GS05 – Uhrzeit
• GS06 – Gruppenkontrollnummer
• GS07 – Verantwortliche Stelle Der Code ist X, der für das Akkreditierte Normenkomitee X12 steht
• GS08 – Code für Version/Release/Branchenkennzeichen. Der Code 004010 zeigt an, dass der Standardentwurf vom ASC X12 Procedures Review Board bis Oktober 1997 zur Veröffentlichung freigegeben wurde.

ST (Transaction Set Header) markiert den Beginn des Transaktionssatzes und wird verwendet, um eine Kontrollnummer zu setzen. Zum Beispiel: ST*850*05210 bedeutet eine Bestellung mit der Kontrollnummer 05210. 850 bezeichnet den Bestellungs-Transaktionssatz.

BEG beginnt den Beginn der Bestellungs-Transaktion. Es kennzeichnet den Beginn dieses Transaktionssatzes und enthält identifizierende Daten und Nummern. 00 bedeutet, dass es sich um eine neue Bestellung handelt, und SA bedeutet, dass es sich um eine Einzelbestellung handelt. Sie enthält auch die Bestellnummer und das Ausstellungsdatum.

N9 steht für die Referenzkennung. ‚PO‘ steht für Purchase Order. Sie enthält auch die Bestellnummer.

DTM steht für Date/Time Qualifier. Dies wird verwendet, um die relevanten Daten und Zeiten anzugeben, einschließlich des Erstellungsdatums und der Erstellungszeit der Transaktion.

MSG steht für Nachrichtentext, der Anweisungen für den Versand und andere spezielle Anweisungen enthält.

N1 steht für mehrere Datenelemente, einschließlich Entitätsidentifizierungscodes, Namen, Identifizierungscodequalifizierer und Identifizierungscodes.

N3 stellt Adressinformationen für die Organisation dar.

N4 ist der geografische Standort und umfasst die Stadt, das Bundesland und die Postleitzahl.

PER ist der administrative Ansprechpartner.

PO1 stellt Bestellpositionsdaten dar, einschließlich Zeilennummer, Bestellmenge, Mengeneinheit und Preis. IN steht für die Positionsnummer. VC steht für die Katalognummer des Lieferanten. SN steht für die Seriennummer.

Das PID-Segment enthält die Beschreibung des Produkts.

Das REF-Segment ist eine Referenzidentifikation, um identifizierende Informationen anzugeben.

SDQ bezieht sich auf die Bestimmungsmenge und wird verwendet, um Einzelheiten über die Bestimmung und die Menge anzugeben.

CTT (Transaktionssummen) zeigt die Anzahl der Positionen und die Anzahl der bestellten Einheiten.

SE (Transaction Set Trailer) gibt die Anzahl der Segmente in der Bestellung und die Transaction Set Control Number an.

GE zeigt das Ende einer Sachgruppe an und liefert Kontrollinformationen.

IEA stellt den Interchange Control Trailer dar, der die Anzahl der am Interchange beteiligten Sachgruppen und die vom Sender vergebenen Kontrollnummern angibt.

Die 850 ist die EDI-Formatversion der konkreten Bestellung im betrieblichen Einkaufssystem. Während des EDI-Kommunikationsprozesses bereitet der Einkäufer die Bestellung vor und lässt sie genehmigen. Nach der Genehmigung erfolgt der EDI-Übersetzungsprozess, um die Bestellung in die Sprache umzuwandeln, die der Computer versteht, bevor er sie an den Lieferanten sendet.

„Die EDI 850-Bestellung ähnelt dem Papierbestellungsdokument. Der Unterschied besteht darin, dass der Computer die gesamte Übertragung übernimmt, um die Abläufe in der Lieferkette zu rationalisieren, und dass es nicht erforderlich ist, Bestellungen per E-Mail oder Fax zu empfangen und die Informationen erneut in mehrere Systeme einzugeben. Dadurch werden Fehler reduziert und Ressourcen freigesetzt.“

Wie die EDI-Übertragung funktioniert

Für eine erfolgreiche Übertragung müssen sowohl der Käufer als auch der Lieferant dasselbe EDI-System verwenden. Deshalb ist es wichtig zu wissen, welches System Sie verwenden, und Lieferanten auszuwählen, die dasselbe System benutzen.

Das Computersystem des Käufers sendet das EDI 850 direkt an seinen Handelspartner über das Internet mit dem File Transfer Protocol (FTP) oder über ein Value-Added Network (VAN). Das VAN dient als Vermittler zwischen den Handelspartnern, um die Kommunikation zu erleichtern. Das VAN des Käufers stellt eine Verbindung mit dem VAN des Lieferanten her, um die Übertragung zu starten. Das VAN sorgt dafür, dass das EDI 850 gesendet und empfangen wird. Das Dokument wird während des gesamten Übertragungsvorgangs durch eine Reihe von Sicherheitsmerkmalen wie Passwörter, Verschlüsselung und Benutzer-IDs geschützt. Das EDI 850 bleibt durch eine Reihe von Prüfverfahren und die Bearbeitung während des gesamten Sicherheitsprozesses authentisch.

Die Übertragung ist ein kritischer Schritt, und es können erhebliche Fehler auftreten, wenn unsachgemäße Kommunikationsmethoden verwendet werden.

Austausch einer EDI 850-Bestellung Workflow

Wenn ein Käufer die EDI-Bestellung an den Lieferanten sendet, ist dies ein Zeichen dafür, dass der Käufer die aufgelisteten Waren und Dienstleistungen vom Lieferanten kaufen möchte. Wenn der Lieferant die Bestellung erhält, prüft er das Dokument anhand der EDI 850-Spezifikationen und antwortet mit seinem eigenen EDI-Dokument, der 855-Bestellbestätigung.

Wenn der Einkäufer eine Änderung an der Bestellung vornehmen muss, nachdem sie gesendet und vom Lieferanten empfangen wurde, aber bevor die Bestellung ausgeführt wurde, kann er ein EDI 860 erstellen und senden: Purchase Order Change Request – Buyer Initiated. Dies kann Folgendes beinhalten:

• Zusätzliche Artikel
• Änderung der Artikel
• Änderung der Termine
• Änderung der Menge
• Preisänderung
• Umterminierung

Wenn der Käufer die Bestelländerung bestätigt, sendet er als Antwort eine EDI 865 Purchase Order Acknowledgment with Change. Damit wird der Käufer darauf hingewiesen, dass der Verkäufer die Änderungen des Käufers akzeptiert oder ablehnt. Bei Bedarf kann der Verkäufer die 865 auch verwenden, um Änderungen an der ursprünglichen Bestellung anzufordern, und zwar mit einem anderen Code als dem, der für die Auftragsbestätigung verwendet wird.

Wenn die EDI 850 beim Lieferanten eingeht, wird sie in ein brauchbares Format übersetzt. Die EDI-Übersetzungssoftware dient als Schnittstelle zwischen dem Dokument und der Infrastruktur des Computers. Die Übersetzungssoftware übernimmt das EDI-Dokument und übersetzt es in ein für das Computersystem verwendbares Format. Anschließend wird die Datei, das frühere EDI-Dokument, mithilfe eines Mappers in ein Format umgewandelt, das mit dem ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Lieferanten kompatibel ist. Zu diesem Zeitpunkt ist das EDI 850 kein EDI-Dokument mehr, sondern eine brauchbare Bestellung (genau wie die, mit der der Käufer vor der Umwandlung in das EDI-Format begonnen hat), die das Unternehmen gemäß seinem Arbeitsablauf bearbeiten kann.

Die Bestellbestätigung informiert den Käufer darüber, dass der Verkäufer den Eingang der Bestellung bestätigt hat. Mit diesem Dokument braucht der Käufer den Verkäufer nicht mehr anzurufen, zu mailen oder zu faxen, um sich zu vergewissern, dass die Bestellung eingegangen ist.

Wurde die ursprüngliche Bestellung nicht unverändert akzeptiert, z. B. weil ein Artikel nicht vorrätig war, und hat der Lieferant Änderungen vorgenommen, so enthält die Bestellbestätigung diese Änderungen. Das EDI 855-Dokument enthält:

• Bestellnummer
• Voraussichtliches Versanddatum
• Voraussichtliches Lieferdatum
• Lieferantennummer
• Artikelnummern oder Teilenummern
• Artikelbeschreibung
• Stückpreise

Nachdem die Bestellung vorbereitet wurde, erstellt und sendet das System des Lieferanten ein EDI 856 Advance Ship Notice Dokument.

Dieses Dokument enthält:

• Informationen auf Sendungsebene, wie z.B. Informationen über den Spediteur und die Sendungsverfolgungsnummer
• Informationen auf Bestellebene, wie z.B. Bestellnummern
• Informationen auf Artikelebene, wie z.B. Artikel und Mengen
• Informationen auf Verpackungsebene, wie z.B. Barcodes auf der Artikelverpackung

Der Käufer erhält die Artikel und prüft die Bestellung, um sicherzustellen, dass alles so vorhanden ist, wie es sein sollte.

Der Lieferant sendet eine EDI 810-Rechnung, die Folgendes enthält:

• Bestellte Artikel und deren Kosten
• Bestellmengen
• Zahlungsbedingungen
• Angebotene Rabatte
• Rechnungs- und Versanddetails

Die EDI 810-Rechnung wird in eine Rechnung umgewandelt, die das Bestellmanagement- und Buchhaltungssystem des Käufers verwenden kann, damit die Kreditorenbuchhaltung die Zahlung an den Lieferanten vornehmen kann.