Wenn eine Organisation Office 365 implementiert hat, bietet Microsoft Flow den Endbenutzern die Möglichkeit, automatisierte Workflows zwischen Anwendungen und vielen verschiedenen Diensten mithilfe von Konnektoren zu erstellen. Microsoft-Anwendungen und eine ständig wachsende Liste von Drittanbieterdiensten können miteinander verknüpft werden. Mit Microsoft Flow können Mitarbeiter einfache bis hin zu komplexeren Workflows erstellen, die die Effizienz von Unternehmen in Bezug auf ihre Arbeitsabläufe steigern können. Es ist eine Option für Endbenutzer, die in den meisten Fällen keinen Entwickler für Workflows benötigt.
In diesem Blogbeitrag zeige ich, wie Sie einen einfachen Microsoft Flow verwenden können, um ein Microsoft-Formular zu verbinden, das Daten erfasst und dann die gesammelten Informationen in eine SharePoint-Liste einfügt. Die SharePoint-Liste in meinem Beispiel ist eine Liste, die Teil einer Office 365-Gruppe ist. Wenn Sie mit Microsoft Forms nicht vertraut sind, handelt es sich um eine sehr einfach zu verwendende Anwendung, die in Ihrem Office 365-Abonnement enthalten ist. Wenn sie in Ihrem Unternehmen aktiviert ist, können Sie ganz einfach Umfragen, Erhebungen und Quiz erstellen. Mit den Verzweigungsfunktionen können Sie einige sehr professionell aussehende Datenerfassungsformulare erstellen.
Microsoft Forms fehlen möglicherweise einige fortgeschrittene Funktionen; SurveyMonkey oder TypeForm bieten einige Funktionen, die Sie vielleicht hilfreich finden. Eine Sache, die bei Office 365 sicher ist, ist der Wandel. Ich bin mir sicher, dass wir in Zukunft mehr Forms-Funktionen sehen werden. Microsoft Flow verfügt über Hunderte von Konnektoren, sodass Sie ein SurveyMonkey-Formular oder ein TypeForm mit Ihrer SharePoint-Liste verbinden können, wenn Sie einige der erweiterten Funktionen benötigen. Die Beispielformulare, die ich in diesem Beitrag zeige, werden alle in dieselbe SharePoint-Liste eingefügt.
Ich weise oft auf die Bedeutung der Governance für Office 365-Gruppen in KMUs hin. Office 365 ist zwar ein Toolkit für die Zusammenarbeit von Benutzern, aber ein totales „free-for-all“ und die allgemeine Möglichkeit zur Erstellung von Gruppen ist keine Best Practice.
In den Beispielen, die ich in diesem Beitrag verwende, ist die Hintergrundgeschichte eine Anfrage für eine Office 365-Gruppe. Das Formular sammelt Informationen über die Gruppenanfrage, und der Flow zieht die Ergebnisse und speichert sie in einer SharePoint-Liste, die die IT-Abteilung dann überprüfen und genehmigen kann.
TIP: Ich empfehle, dass Sie bestimmte Benutzer auswählen, die eine angeforderte Gruppe überprüfen, genehmigen und dann erstellen können. Microsoft stellt einige Details zur Verfügung, warum Sie möglicherweise kontrollieren möchten, wer Office 365-Gruppen erstellt. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die standardmäßige Möglichkeit deaktivieren können, dass jeder eine Office 365-Gruppe erstellen kann.
Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Microsoft-Formular
Das folgende Video führt Sie durch einen einfachen Prozess der Erstellung eines Microsoft-Formulars. Formulare müssen in Ihrem Unternehmen aktiviert sein. Nachdem wir das Von erstellt haben, können wir eine SharePoint-Liste erstellen, die mit den Formularfeldern übereinstimmt, und in Schritt 3 werden wir das Formular mithilfe von Microsoft Flow mit der Liste verbinden.
Hier ist mein Microsoft-Formular eingebettet.
Ein Link zu meinem Microsoft-Beispielformular.
Ein Microsoft-Formular zu erstellen ist ziemlich einfach. Sie können benutzerdefinierte Bilder hinzufügen und Vorlagen verwenden, um ein sehr professionelles Aussehen zu erzielen. Das nächste Formular, das Sie unten sehen, ist ein TypeForm, das ebenfalls recht einfach zu erstellen ist. Ich habe eine Version in diese Webseite eingebettet. In den nächsten Schritten werde ich sowohl das Microsoft-Formular als auch das TypeForm-Formular mithilfe von Microsoft Flow mit einer SharePoint-Liste verbinden.
Ein Link zu meinem TypeForm-Beispiel.
Schritt 2: Erstellen einer SharePoint-Liste
Nachdem Sie nun Ihr Formular fertiggestellt haben, müssen Sie Ihre SharePoint-Liste so vorbereiten, dass sie die Daten aufnimmt, die Microsoft Flow von Ihrem Formular mit Ihrer Liste synchronisiert. Wie bereits in diesem Beitrag erwähnt, werde ich eine Liste erstellen, die sich innerhalb einer bestehenden Office 365-Gruppensite befindet. In meinem Beispiel hier werde ich eine neue Liste erstellen und die Spalten erstellen, die mit den Formularfeldern übereinstimmen.
Schritt 3: Verknüpfen eines Formulars mit der SharePoint-Liste
Nun, da Sie ein Microsoft-Formular, in meinem Fall auch ein TypeForm, und eine SharePoint-Liste auf Ihrer Gruppenseite haben, können Sie die Daten, die in Ihren Formularen gesammelt werden, verbinden und diese Daten mithilfe eines Microsoft-Flows in Ihre SharePoint-Liste ziehen.
Microsoft Forms und TypeForm sowie andere Formulardienste bieten einige Optionen für die Verbindung mit den gesammelten Daten, die Anzeige und die Erstellung von Berichten, und sie ermöglichen in der Regel den Export dieser Daten nach Excel. In diesem Beispiel verschieben wir die in meinen Formularfeldern erfassten Daten in eine SharePoint-Liste, um einen Prozess zu automatisieren. Meine SharePoint-Liste funktioniert wie ein Excel-Datenspeicher, um die Daten aus den Formularfeldern zu erfassen. Die Stärke von SharePoint liegt darin, was man tun kann, nachdem die Daten in der Liste gespeichert sind. Ich gehe in diesem Beitrag nicht ins Detail, aber ich könnte zusätzliche Abläufe erstellen, die ausgelöst werden, nachdem die Daten in die SharePoint-Liste eingefügt wurden. Denken Sie an einen Genehmigungsprozess oder daran, dass ein als dringend definiertes Element in den Kanal eines Teams verschoben wird. Es sind viele Optionen verfügbar.
In diesem nächsten Video werde ich Microsoft Flow verwenden. Standardmäßig aktiviert Microsoft Flow und PowerApps auf Office 365-Mandaten, denn wenn ein Benutzer Zugriff auf die Erstellung einer Liste hat, warum sollte man ihm nicht eine Methode zur Verfügung stellen, mit der er besser mit den Listendaten arbeiten kann, und ein besseres Mittel zum Sammeln und Arbeiten mit seinen Daten aus anderen Datenquellen.
Möglicherweise wurden diese Funktionen für Ihr Unternehmen deaktiviert. PowerApps ist ein Tool zum Erstellen von mobilen Anwendungen und bietet eine Möglichkeit, Ihre SharePoint Forms zu ändern. Mit PowerApps können Sie das Erscheinungsbild ändern, das Benutzer beim direkten Hinzufügen von Elementen zu einer SharePoint-Liste erleben. PowerApps gilt als Ersatz für InfoPath-Formulare. Wenn Sie aktuelle InfoPath-Formulare haben, die Sie in PowerApps konvertieren möchten, empfehle ich Ihnen, mit diesem Blogbeitrag zu beginnen. Sie müssen PowerApps nicht verwenden, und in diesem Beitrag tue ich das auch nicht, aber wenn Sie über den Tellerrand hinausschauen, könnte es Vorteile oder Gründe geben, PowerApps für diesen oder einen ähnlichen Flow, den Sie erstellen, zu nutzen.
In diesen drei Schritten haben wir Daten sowohl von einer Microsoft 365-Webanwendung (Microsoft Forms) als auch von meinem TypeForm gesammelt, der Prozess war derselbe, aber er begann mit einem Connector zu TypeForm vs. Microsoft Forms. Wir haben eine einfache SharePoint-Liste auf einer Office 365 Group-Website erstellt und einen Microsoft Flow verwendet, um die Daten zu sammeln und dann die Informationen in die SharePoint-Liste einzufügen.
Microsoft Flow wird die Art und Weise verändern, wie Benutzer ihre Arbeitsabläufe auf einfache Weise automatisieren können. Es ist nicht perfekt, daher möchte ich ein ehrliches Feedback zu einigen Einschränkungen von Microsoft Flow geben. Flow wird, wie viele andere Office 365-Tools auch, monatlich verbessert. Wenn Sie ein Profi werden wollen, stellen Sie sicher, dass Sie die Microsoft Flow Community für Tipps überwachen.