Zahlungsverzögerungen sind für kleine Unternehmen keine Seltenheit, aber durch konsequentes Forderungsmanagement können Sie alle Ihre Kunden zu zuverlässigen, pünktlichen Zahlern machen. Neben der Organisation ist die Art und Weise, wie Sie Ihr Mahnschreiben formulieren, der wichtigste Schritt zum Erfolg. Als Experten für Inkasso und Forderungsmanagement geben wir Ihnen hier unsere besten Tipps:
Aktive Mahnung
Schicken Sie Ihrem Kunden etwa 15 bis 7 Tage vor Fälligkeit der Zahlung eine freundliche und höfliche Mahnung. Betrachten Sie diese E-Mail oder diesen Brief als einen „Höflichkeitsanruf“.
Beginnen Sie mit „For your convenience“, um zu signalisieren, dass es sich nicht um eine nörgelnde E-Mail handelt, sondern um eine hilfreiche Geste. Wir alle wissen, wie hektisch das Leben eines Kleinunternehmers sein kann!
Behalten Sie die E-Mail persönlich und freundlich und fügen Sie einen Link zur Rechnung und zu den Zahlungsoptionen hinzu.
Sprachbeispiel:
Lieber Jan,
Zu Ihrer Bequemlichkeit wollte ich Ihnen eine kurze Erinnerung schicken, dass die Zahlung für Rechnung 453 bald fällig ist (Datum).
Sie können über unsere Website (Link) oder PayPal (Link) bezahlen.
Ich wünsche Ihnen einen schönen Rest der Woche und freue mich darauf, bald wieder mit Ihnen Geschäfte zu machen!
Alles Gute,
Michael
Erster Mahnbrief
Schicken Sie am ersten Tag, an dem eine Zahlung überfällig ist, Ihre erste Inkasso-E-Mail. Es ist wichtig, dem Kunden mitzuteilen, dass Sie sich seiner Zahlungsrückstände bewusst sind, und dass Sie Ihre Forderungen insgesamt gut im Griff haben. Mit der Zeit werden Ihre Kunden durch diese Sofortmaßnahmen lernen, Ihren Rechnungen Priorität einzuräumen. Die meisten überfälligen Zahlungen sind einfach auf Desorganisation oder die Vorliebe für längere Zahlungsfristen zurückzuführen – nicht auf Böswilligkeit. Daher sollte Ihr erstes Schreiben bei Zahlungsverzug fest, aber dennoch freundlich sein. Verwenden Sie eine formellere Sprache, um Ihre ernsthafte Absicht zu verdeutlichen und zu verhindern, dass der Zahlungsverzug zu einer persönlichen Angelegenheit wird. Um Abwehrhaltungen oder Spannungen zu vermeiden, sollten Sie das Thema behutsam ansprechen, indem Sie sagen: „Ihr Konto bei uns ist jetzt überfällig“. Geben Sie unbedingt die Rechnung an, auf die Sie sich beziehen, das Fälligkeitsdatum und eine kurze Erinnerung an Ihre Zahlungspolitik. „Wie Sie wissen, beträgt unsere Zahlungsfrist 30 Tage ab dem Rechnungsdatum“. Das erste Mahnschreiben ist der ideale Zeitpunkt, um etwaige Säumniszuschläge zu erwähnen, die Ihr Unternehmen auf den Gesamtbetrag erheben könnte. Geben Sie in Ihren Mahnschreiben immer auch Zahlungsmöglichkeiten an, damit sie so schnell wie möglich umgesetzt werden können. Lassen Sie dieser Zahlungserinnerung einen Anruf folgen. Zeichnen Sie das Gespräch nach Möglichkeit auf, um genaue Unterlagen zu erhalten. Wenn auf die erste E-Mail keine Reaktion erfolgt, senden Sie sie nach 45-50 Tagen erneut.
Sprachbeispiel:
Sehr geehrter Jan,
Dies ist eine freundliche Zahlungserinnerung, da Ihr Konto bei uns jetzt als überfällig erscheint.
Wir möchten Sie auf die folgende(n) Rechnung(en) aufmerksam machen:
Rechnungsnummer Datum Fälligkeit Betrag
Zahlungsmöglichkeiten: unsere Website (Link) oder PayPal (Link)
Wir wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns den Status dieser Zahlung mitteilen könnten. Bitte zögern Sie nicht, uns anzurufen, wenn Sie Fragen zu Ihrem Kontostand haben.
Wie Sie wissen, betragen unsere Zahlungsfristen 30 Tage ab dem Ausstellungsdatum der Rechnung, und es wird eine Säumnisgebühr von 5 % erhoben, wenn die Zahlung nicht innerhalb von 40 Tagen nach dem Ausstellungsdatum eingeht.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit und für Ihre weitere Geschäftsbeziehung.
Mit freundlichen Grüßen,
Michael
Brief mit 60 Tagen Verzug
Wenn eine Rechnung zwischen 60 und 90 Tagen überfällig ist, kann die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Eintreibung drastisch sinken. Es ist sehr wichtig, in diesem Zeitraum eine Reihe von E-Mails zu verschicken und fleißig nachzufragen. Bei Rechnungen, die mehr als 60 Tage überfällig sind, ist es unwahrscheinlicher, dass es sich um eine einfache Desorganisation handelt, sondern eher um ein zugrunde liegendes Problem. Es ist wichtig, dass dieses Schreiben fest ist, fettgedruckte Wörter enthält und formell formuliert ist. Beziehen Sie weitere Mitarbeiter des Unternehmens in die E-Mail ein, einschließlich des ranghöchsten Administrators, für den Sie eine E-Mail finden können. Ziehen Sie auch in Erwägung, einzelne E-Mails an andere Mitglieder der Abteilung zu senden.
Die Betreffzeile kann mit „WICHTIG“ oder „Erfordert sofortige Aufmerksamkeit“ oder „Maßnahmen erforderlich“ beginnen.
Anstatt den Ansatz der „Warnung“ zu wählen, seien Sie direkt: „Wir schreiben Ihnen, um Sie darüber zu informieren, dass Ihr Konto nun 60 Tage überfällig ist“. Fügen Sie Formulierungen wie „sofortige Aufmerksamkeit“ oder „dringende Angelegenheit“ ein.
Teilen Sie dem Kunden mit, dass Sie ihn anrufen und den Prozess weiterverfolgen werden. Es ist hilfreich, den Kunden daran zu erinnern, dass auch Sie ein Unternehmen sind, also verwenden Sie Formulierungen wie „Unser vierteljährlicher Finanzbedarf erfordert, dass alle Rechnungen vollständig bezahlt werden“. Erinnern Sie den Kunden daran, dass Sie aufgrund der Geschäftspolitik nicht in der Lage sind, weitere Geschäfte mit einem Kunden zu tätigen, der derzeit überfällig ist oder zweimal mehr als 60 Tage überfällig war.
Angesichts der geringeren Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Inkassos nach 90 Tagen sollten Follow-up-E-Mails zu Ihrem Schreiben mit 60 Tagen Überfälligkeit Angebote zur Ausarbeitung eines Zahlungsplans oder zur Unterstützung bei der Suche nach Kreditoptionen über Fundera oder Kabbage enthalten.
Beispielsprache
WICHTIGER HINWEIS
Sehr geehrter Jan,
wir möchten Sie darüber informieren, dass Ihr Konto für die Rechnung Nr. 345 nun 60 Tage überfällig ist.
Diese Angelegenheit erfordert Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Bitte überweisen Sie die Rechnung so schnell wie möglich.
Rechnungsnummer Datum Fälligkeit Betrag + 5% Verspätungsgebühr, Veranlagungsdatum
Zahlungsmöglichkeiten: unsere Website (Link) oder PayPal (Link)
Bitte informieren Sie uns über den aktuellen Stand dieser Zahlung. Wenn Sie Fragen zu dieser Rechnung oder zum fälligen Saldo Ihres Kontos haben, rufen Sie uns bitte umgehend an
Wir werden uns weiterhin mit Ihnen in Verbindung setzen, um diese Angelegenheit zu klären.
Wie im Vertrag angegeben, sind die Zahlungsbedingungen netto 30. Bitte beachten Sie, dass wir gemäß unserer Geschäftspolitik nicht in der Lage sind, weitere Geschäfte mit einem Kunden zu tätigen, der derzeit überfällig ist oder mehr als einmal 60 Tage überfällig war.
Mit freundlichen Grüßen,
Michael
Brief über 90 Tage überfällige Rechnungen
Rechnungen, die zwischen 90 und 120 Tagen überfällig sind, sind wesentlich schwieriger einzuziehen. Ihre Zahlungserinnerungen für Rechnungen dieser Kategorie sollten sehr streng und formell sein und Taktiken wie fettgedruckten Text oder vergrößerte Schriftarten verwenden, um die Aufmerksamkeit des Kunden zu erregen. Weisen Sie auf die Konsequenzen ihres Handelns und Ihre zahlreichen Versuche hin, mit ihnen in Kontakt zu treten. Beziehen Sie weitere Mitarbeiter des Unternehmens in die E-Mail ein, einschließlich des ranghöchsten Administrators, für den Sie eine E-Mail finden können.
Sprachbeispiel:
Erfordert sofortiges Handeln
Sehr geehrter Jan,
Dies ist ein wichtiges Schreiben und erfordert Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Obwohl wir Ihnen mehrere Mahnungen geschickt haben, haben wir von Ihnen keine Antwort auf Ihre stark überfällige Rechnung erhalten. Wir sind der Meinung, dass wir Ihnen reichlich Zeit gegeben haben und mehr als geduldig mit Ihnen waren. Daher sehen wir keine andere Möglichkeit, als diese Schuld aus unseren Büchern zu streichen, indem wir sie dem Finanzamt als „Forderungsausfall“ in Form einer 1099-C-Bescheinigung melden. Sie können dies vermeiden, indem Sie noch heute den gesamten fälligen Betrag überweisen. Wenn wir Ihre Zahlung nicht innerhalb der nächsten fünf Tage erhalten, müssen wir Maßnahmen ergreifen.
Bitte setzen Sie sich umgehend mit uns in Verbindung, wenn Sie einen Rückzahlungsplan einrichten möchten.
Die folgende(n) Rechnung(en) erfordert/erfordern Ihre sofortige Aufmerksamkeit:
Rechnung Nr. Datum Fälliger Betrag + 5% Verspätungsgebühr, festgesetztes Datum
Zahlungsmöglichkeiten: unsere Website (Link) oder PayPal (Link)
Wie im Vertrag angegeben, sind die Zahlungsbedingungen netto 30. Bitte beachten Sie, dass wir gemäß unserer Geschäftspolitik nicht in der Lage sind, weitere Geschäfte mit einem Kunden zu tätigen, der derzeit überfällig ist oder mehr als einmal 60 Tage überfällig war. Wir hoffen aufrichtig, dass Sie diese Angelegenheit ernsthaft in Erwägung ziehen.
Mit freundlichen Grüßen,
Michael
Endgültiges Mahnschreiben
Bei Rechnungen, die mehr als 120 Tage überfällig sind, besteht immer noch eine gewisse Chance, dass sie eingetrieben werden können, und daher lohnt es sich, weitere Mitteilungen zu versenden. Weisen Sie auf die Konsequenzen ihres Handelns hin (Abschreibung uneinbringlicher Forderungen, Kreditwürdigkeit) und teilen Sie ihnen mit, dass Sie die entsprechenden Maßnahmen ergreifen werden, um ihren schweren Zahlungsverzug zu melden: Inkassobüro und BBB.
Verwenden Sie fettgedruckte Begriffe wie „schwerwiegend“ und „überfällig“. Beziehen Sie weitere Mitarbeiter des Unternehmens in die E-Mails ein.
Sprachbeispiel:
HINWEIS: IHR KONTO IST SCHWERSTVERZÖGERT
Sehr geehrter Jan,
dies ist ein wichtiges Schreiben, das Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Trotz mehrfacher Mahnungen haben wir von Ihnen keine Antwort auf Ihre stark überfällige Rechnung erhalten. Wir sind der Meinung, dass wir Ihnen ausreichend Zeit gegeben haben und mehr als geduldig mit Ihnen gewesen sind. Daher:
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Wir sehen keine andere Möglichkeit, als Ihr Konto in die Hände unseres Inkassobüros zu geben.
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Diese Maßnahme wird sich auf die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens auswirken.
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Wir können dies auch dem Finanzamt als „Forderungsausfall“ mit dem Formular 1099-C melden, wenn keine Zahlung eingeht.
Bitte setzen Sie sich umgehend mit uns in Verbindung, wenn Sie einen Rückzahlungsplan einrichten möchten.
Die folgende(n) Rechnung(en) ist (sind) stark überfällig:
Rechnungsnummer Datum Fälligkeit Betrag + 5% Verspätungsgebühr, festgesetztes Datum
Zahlungsmöglichkeiten: unsere Website (Link) oder PayPal (Link)
Wie im Vertrag angegeben, sind die Zahlungsbedingungen netto 30. Bitte beachten Sie, dass wir gemäß unserer Geschäftspolitik nicht in der Lage sind, weitere Geschäfte mit einem Kunden zu tätigen, der derzeit überfällig ist oder mehr als einmal 60 Tage überfällig war. Wir hoffen aufrichtig, dass Sie diese Angelegenheit ernsthaft in Erwägung ziehen werden.
Mit freundlichen Grüßen,
Michael
Sie können unser Inkasso-Tool verwenden, um automatisch hocheffektive Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden zu senden (den FG Forderungsmanager).
Es verfolgt die von Ihnen gesendeten E-Mails in einer Kundenkontakthistorie und zeichnet alle Telefonanrufe auf. Sie können sehen, ob der Kunde Ihre E-Mail geöffnet oder angeklickt hat. Die E-Mails im FG-Forderungsmanager haben auch detaillierte Rechnungsansichten und die Möglichkeit, Zahlungen zu empfangen.