Die Erteilung eines Rahmenauftrags ermöglicht es dem Kunden, nicht mehr auf Lager zu haben, als er zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt, und vermeidet den Verwaltungsaufwand, der mit der Bearbeitung häufiger Bestellungen verbunden ist, und begünstigt gleichzeitig Preisnachlässe durch Mengenverpflichtungen oder Preisnachlässe. Auf der Seite des Lieferanten kann ein Rahmenauftrag den Vorteil bieten, dass er ein laufendes Geschäft garantiert und dem Lieferanten hilft, künftige Cashflows und Aufträge besser vorherzusagen.
Ein Rahmenauftrag ist ein Vertrag mit einem festen Preis für einen bestimmten Zeitraum. Der Einkäufer sucht unter den konkurrierenden Angeboten der Lieferanten nach dem besten Preis. Nachdem das beste Angebot ausgewählt wurde, werden die Preise für die Waren festgelegt und die Mengen der einzelnen Produkte an den Lieferanten weitergegeben, damit er einen Vorrat für die Lieferung auf Abruf anlegen kann.
Die voraussichtliche Menge wird vom Käufer als vollständige Verbrauchsmenge angegeben, die in der Vergangenheit über einige Jahre hinweg aufgezeichnet wurde oder die für quantitative Analysen benötigt wird. Der Lieferant kann eine Bedingung für die zu liefernde Menge vorgeben. Zum Beispiel müssen 80 % der prognostizierten Menge am Ende des Vertrages abgenommen werden, was ein oder zwei Jahre sein kann.
Die Rahmenbestellung wird die verspätete Lieferung in Rechnung stellen, wenn der Lieferant die Produkte im Vertrag nicht rechtzeitig liefern konnte. Wenn der Käufer die Vertragsbedingungen nicht erfüllen kann, wie z. B. „muss 80 % der prognostizierten Menge innerhalb eines Jahres abnehmen“, kann der Vertrag verlängert werden, oder die Verzugsgebühr kann entfallen, oder der Käufer kann keine anderen Gebühren verlangen.
Realistisch gesehen würde der Käufer am Ende des Rahmenvertrags nicht die im Vertrag vereinbarte Menge abnehmen, z. B. 80 % des an den Lieferanten gesendeten Bedarfs. Der Käufer wird dem Lieferanten auch gestatten, die im Vertrag vereinbarten Produkte zu verkaufen, um die Menge zu reduzieren. Der Lieferant muss auch mit dem Käufer über die Menge der gelagerten Waren sprechen und ihn darüber informieren, damit der Käufer den Status des Lagerbestands kennt. Bevor der Einkäufer dem Lieferanten eine Bestellung erteilt, muss er sich beim Lieferanten über die Lagerverfügbarkeit erkundigen, um das Problem der fehlenden Lagerverfügbarkeit zu vermeiden.
Rahmenbestellungen oder Abrufbestellungen können auch für die Bestellung von Dienstleistungen verwendet werden, z. B. für Wartungs- und Reparaturdienste. In diesen Fällen treten die mit der Lagerhaltung verbundenen Vorteile nicht auf, aber die Abrufbestellung kann es ermöglichen, Notreparaturen oder Wartung auf Abruf zu garantierten Preisen leicht zu organisieren.