Wie oft haben Sie Microsoft Word, Excel oder Outlook benutzt und gedacht: „Ich wünschte, das Programm könnte das“, wobei „das“ sinnvolle Funktionen bedeutet, die, aus welchem Grund auch immer, nicht in den von Microsoft verkauften Produkten enthalten sind. Ihr Wunsch wurde erfüllt, und zwar mit einem Produkt namens Kutools, das viele der Funktionen, die in der Microsoft Office Suite fehlen, nachrüstet.
Ich habe Kutools aus Frustration entdeckt. Ich kann mich an so viele Fälle erinnern, in denen ich mir wünschte, Word, Excel oder PowerPoint könnten etwas tun, was offensichtlich notwendig war, aber nicht im Programm enthalten war. Fast jedes Mal, wenn ich nach einer Lösung suchte, ergaben die Suchergebnisse Programme namens Kutools, die auf der gleichnamigen Website von ExtendOffice erhältlich sind.
Schließlich entschied ich mich, Kutools auszuprobieren. Jetzt benutzt mein ganzes Büro das Produkt. Kutools kann zwar nicht alles, was wir wollen, aber es fügt so viele Funktionen und Optionen hinzu, dass es schwer zu glauben ist, dass die Programmierer bei Microsoft sie entweder alle weggelassen oder die Funktionen so schwer zu finden gemacht haben, dass man sie nie benutzt.
Wie Kutools hilft
Was meine ich? Wie wäre es, wenn Sie mehrere Listen in einer Microsoft Excel-Tabelle zusammenführen würden? Einige waren mit Großbuchstaben formatiert, andere mit Kleinbuchstaben und einige schienen von Kobolden formatiert zu sein? Alles, was Sie tun wollten, war, die Groß- und Kleinschreibung so zu ändern, dass der erste Buchstabe eines jeden Wortes groß geschrieben wird. Word kann das, aber Excel nicht.
Oder wollten Sie schon einmal eine Gruppe von Zellen oder ein Arbeitsblatt in Excel verschlüsseln? Oder frustriert Sie die begrenzte Fähigkeit von Excel, Daten zu filtern?
Betrachten Sie auch die Frustrationen von Microsoft Word. Wäre es nicht schön, ein Dokument mit einem Klick umzubenennen oder ein Kontrollkästchen hinzuzufügen? Oder denken Sie an Dokumente, die Sie mit anderen Programmen erstellt haben und die in Word zufällige Umbrüche, Einzüge und andere Ärgernisse enthalten. Wäre es nicht hilfreich, alle Abschnittsumbrüche oder sogar alle diese Umbrüche mit einem Klick entfernen zu können?
Eine weitere häufige Beschwerde über alle Microsoft Office-Dokumente ist, dass jedes in einem separaten Fenster geöffnet wird, während es viel einfacher wäre, sie in Registerkarten zu öffnen. Wenn Sie schon dabei sind, wäre es nicht noch besser, wenn Sie auch den Stil der Registerkarten ändern könnten, damit Sie die Registerkarten besser sehen können?
Dies sind nur einige wenige Beispiele für die zusätzlichen Werkzeuge und Funktionen von ExtendOffice und Kutools. Außerdem werden beim Kauf von Kutools zwei Registerkarten auf den Excel- und Word-Ribbons installiert, eine mit dem Namen Kutools, die andere mit dem Namen Enterprise in Word oder Kutools Plus in Excel.
Die Registerkarte Kutools enthält die programmspezifischen Funktionen. Wie auf der ExtendOffice-Website erklärt wird, vereint Kutools für Excel mehr als 300 erweiterte Funktionen und Werkzeuge in einem unglaublich praktischen Add-in, das Ihnen Zeit und Mühe erspart. Kutools für Word ist ein ebenso leistungsfähiges Add-In, das viele zeitraubende Operationen enthält, die Word-Benutzer ständig ausführen.
Und es gibt noch mehr
Kutools für Outlook ist ebenso hilfreich. Viele Outlook-Benutzer haben zum Beispiel keinen Exchange Server, so dass es schwierig ist, „Out-of-the-Office“-Nachrichten zu erstellen. Nicht so mit Kutools for Outlook, das dies leicht macht. Kutools for Outlook kann auch automatische Durchschläge oder Blindkopien erstellen, kann doppelte Kontakte und Aufgaben löschen und bietet die Möglichkeit, mehrere E-Mails gleichzeitig zu beantworten oder weiterzuleiten.
Wenn dies nicht ausreicht, um Ihr Interesse zu wecken, dann sollten Sie die Kutools-Leiste in Betracht ziehen, die den AutoText von Word erweitert und anzeigt, wodurch es einfacher wird, AutoText, Lesezeichen und Beschriftungen zu erstellen, zu kategorisieren und zu verwenden. Für Excel-Benutzer ist der Kutools-Navigationsbereich voll von praktischen Funktionen. Der Abschnitt Arbeitsmappe & Blatt zeigt alle geöffneten Arbeitsmappen und Tabellenblätter an, während der Abschnitt AutoText die einfache Erstellung von Diagrammen, Clip-Art, Formeln, Bildern und Datenbereichen ermöglicht. Andere Abschnitte erleichtern die Ansicht des gesamten Namens- und Spaltenbereichs und machen die Verwendung von Suchen und Ersetzen einfach.
Da wir in unserem Büro mehr Word und Outlook als Excel verwenden, kommentieren wir regelmäßig, wie viele Funktionen Kutools für diese Programme hat. Wir lieben zum Beispiel die Funktion „Liste in Text umwandeln“, die eine mit Aufzählungszeichen versehene oder nummerierte Liste (die sich automatisch ändern kann, wenn Sie einen Absatz hinzufügen) in Text umwandelt und damit die lästige Neigung von Word beseitigt, Absätze neu zu nummerieren, die nummeriert bleiben sollen, wie z. B. Abschnitte eines Schriftsatzes oder Vertrags, die fertiggestellt wurden. Diese Funktion erleichtert auch das Hinzufügen von Text unter nummerierten Überschriften, ohne dass andere Absätze versehentlich nummeriert werden.
Die Registerkarten „Enterprise“ oder „Kutools Plus“ enthalten eine Vielzahl von zusätzlichen Funktionen. In Word können Sie beispielsweise Dokumente verwalten, ein oder mehrere Dokumente vom .doc- in das .docx-Format konvertieren, Probleme mit Hyperlinks bearbeiten und beheben oder kurze letzte Zeilen beseitigen, die oft dazu führen, dass Word-Dokumente auf der letzten Seite nur eine Zeile Text enthalten. In Excel enthält die Registerkarte „Kutools Plus“ zahlreiche zusätzliche Excel-Optionen, darunter solche, die das Filtern und Analysieren von Tabellenkalkulationsdaten erheblich vereinfachen.
ExtendOffice bietet fünf Produkte an: Kutools für Excel, Office Tab, Kutools für Outlook, Kutools für Word und Classic Menu für Office. Office Tab ermöglicht die Verwendung von Registerkarten in Microsoft Office, so dass die Programme Dokumente und Tabellenkalkulationen in dem von Webbrowsern verwendeten Registerkartenformat anzeigen können. Wichtig ist, dass Sie diese Option über das Office Tab Center deaktivieren oder ein zuvor mit Registerkarten versehenes Dokument gezielt in einem eigenen Fenster öffnen können. Für Benutzer, die sich nach den Tagen vor der Multifunktionsleiste sehnen, stellt Classic Menu das Aussehen und die Menüs von Office 2003 wieder her. Die ExtendOffice-Website enthält auch hilfreiche Tipps und Tricks sowie Tutorials, in denen viele der Programmfunktionen demonstriert werden.
Kosten
Die verschiedenen Kutools-Produkte werden nach der Anzahl der erworbenen Benutzerlizenzen lizenziert, wobei es bei größeren Mengen erhebliche Rabatte gibt. Zum Zeitpunkt des Verfassens dieser Kolumne kosten Einzellizenzen von Kutools für Excel, Word oder Outlook jeweils 39 Dollar, Office Tab 29 Dollar, Office Tab Enterprise 39 Dollar, Classic Menu für Office 29,50 Dollar, Classic Menu für Office Enterprise 35 Dollar und Classic Menu für Office Home and Business 25 Dollar. Es gibt auch beträchtliche Rabatte für Mehrproduktlizenzen.
Bis die Designer von Microsoft diese dringend benötigten Funktionen in ihre Produkte aufnehmen, ist die Kutools Suite eine ausgezeichnete und relativ preiswerte Alternative, die Zeit spart – und Zeit ist Geld.