Online-Tools für die Planung eines Familientreffens

Die Planung eines Familientreffens ist eine große Aufgabe, aber jemand muss sie erledigen – und in Ihrer Familie sind das vielleicht Sie. Wenn dem so ist, machen Sie den ersten wichtigen Schritt: Öffnen Sie Ihren Webbrowser. Die Hilfe, die Sie brauchen, ist vielleicht nur ein paar Klicks entfernt – und zuverlässiger als Ihr Cousin Fred (Gott segne ihn).

Eine ganze Reihe kostenloser, praktischer Online-Tools erleichtert die Planung des Familientreffens von Anfang bis Ende, von der Zusammenstellung der Gästeliste bis zum Austausch von unbezahlbarem Videomaterial im Anschluss.

In vielen Fällen können Sie Online-Plattformen nutzen, die Sie vielleicht schon gut kennen, wie Google Drive , Google Maps und Pinterest. Selbst wenn Sie sich in eine neue Website oder App einarbeiten müssen, werden Sie wahrscheinlich noch lange nach dem Familientreffen weitere gute Verwendungsmöglichkeiten dafür finden.

Erstellen der Gästeliste

Wenn Sie mit der Erstellung der Gästeliste beginnen, stellen Sie vielleicht fest, dass Ihr Adressbuch (falls Sie noch eines haben) leider veraltet ist. Vielleicht haben Sie sich mit einer Cousine nicht mehr auf dem Laufenden gehalten, seit sie zur Schule ging, zum Militär ging, heiratete, sich scheiden ließ oder diesen Job in Topeka… oder war es Toledo?

Bevor Sie die neuen Kontaktdaten aller Teilnehmer heraussuchen, erstellen Sie eine Hauptliste mit allen, die Sie einladen möchten. Das ist in Google Drive leicht zu bewerkstelligen. Klicken Sie auf „Neu > Google Sheets“, um ein leeres Arbeitsblatt zu erstellen. Erstellen Sie Spalten für Namen und verschiedene Arten von Kontaktinformationen, da Sie wahrscheinlich verschiedene Personen auf unterschiedliche Weise ansprechen werden, von sozialen Medien bis hin zur traditionellen Post (Bild A). Bei Bedarf finden Sie auf YouTube eine Anleitung zur Verwendung von Google Sheets.

Ich schlage vor, eine Spalte für die Hauptkontaktmethode hinzuzufügen, z. B. Post, E-Mail oder Facebook. Auf diese Weise können Sie, wenn Sie Nachrichten versenden möchten, diese Spalte sortieren, um die Kontaktmethoden zu gruppieren, und dann ganz einfach alle Umschläge adressieren oder eine Gruppen-E-Mail senden. (Sie können eine Spalte mit E-Mail-Adressen direkt in eine Google Mail-E-Mail kopieren und einfügen.)

Geben Sie diese Datei an alle weiter, die Ihnen beim Sammeln von Kontaktinformationen behilflich sein könnten. Google Drive speichert Ihre Änderungen sofort. Die Mitarbeiter sehen sie auch dann, wenn sie die Datei gleichzeitig geöffnet haben. Jetzt ist es an der Zeit, die aktuellen Kontaktinformationen aller Beteiligten zu sammeln. Online-Tools, die Sie ausprobieren können:

Facebook

Facebook ist ein guter Ausgangspunkt, da etwa 70 Prozent der erwachsenen Nutzer sozialer Medien dort vertreten sind. Schreiben Sie Ihren Verwandten eine Nachricht und fragen Sie sie nach ihrer bevorzugten Form der Kontaktaufnahme. (Das kann Facebook sein oder auch nicht.) Blättern Sie durch ihre Beiträge, um sich an den Namen eines Ehepartners oder Enkels zu erinnern. Durchsuche ihre Freundesliste, um weitere Verwandte zu finden.

Messenger

Auch wenn du Facebook nicht nutzt, kannst du den Messenger von Facebook oder die Messenger-App (iOS, Android) nutzen, um mit ihnen in Kontakt zu treten: 1,3 Milliarden Menschen auf der ganzen Welt chatten auf diese Weise.

Whitepages

Überlegen Sie, ob Sie in eine Testversion oder ein einmonatiges Abonnement von Whitepages investieren, um schwer fassbare Verwandte zu finden. Whitepages ist das Online-Pendant zu den gedruckten Telefonbüchern. Es kann Ihnen helfen, Adressen und Telefonnummern (Handy und Festnetz) zu finden. Manchmal werden sogar andere aktuelle oder frühere Haushaltsmitglieder aufgeführt, damit Sie sicher sein können, dass Sie die richtige Person gefunden haben.

Webbrowser

Oder Sie können es sich einfach machen und Ihren Lieblings-Webbrowser für die Suche nach lange verschollenen Verwandten verwenden. Geben Sie einen Namen und alles ein, was Sie über die Person wissen: Beruf, Schule, Wohnort, sogar ein Hobby. Vielleicht stoßen Sie auf ein LinkedIn-Profil, einen Eintrag auf einer Unternehmenswebsite oder etwas, das die Person auf einer Fan- oder Hobbyseite gepostet hat. Sie sind sich nicht sicher, ob ein Verwandter verstorben ist? Googeln Sie den Namen, die Stadt und das Wort Nachruf, um zu sehen, ob ein Nachruf auftaucht.

Laden Sie Ihre Verwandten ein

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Verwandten formell zu Ihrem Familientreffen einladen, hängt von deren bevorzugten Kontaktmethoden ab. Erwägen Sie den Einsatz von Online-Veranstaltungstools wie:

Facebook-Veranstaltungen

Facebook-Veranstaltungen sind eine Möglichkeit, vor allem wenn Ihre Familie genügend Mitglieder hat, die Facebook häufig nutzen. Erstellen Sie eine private Facebook-Veranstaltung und laden Sie sie alle ein. Sie können auch Nicht-Facebook-Nutzer per E-Mail einladen.

Evite

Evite macht es einfach, elektronische Einladungen zu erstellen und sie per E-Mail oder SMS zu versenden. Verfolgen Sie die Rückmeldungen und bitten Sie die Teilnehmer, etwas mitzubringen (z. B. für ein gemeinsames Essen). Sie können sogar direkt in der Einladung um finanzielle Unterstützung bitten, um die Kosten des Familientreffens zu decken. Evite bietet mehrere hübsche Designs für Familientreffen, einige kostenlos, andere kostenpflichtig oder im Abonnement.

Paperless Post

Paperless Post ist eine weitere kostenlose Einladungsseite mit vielen stilvollen, anpassbaren Designs (einschließlich Designs, die Ihr eigenes Familienfoto enthalten). Versenden Sie eine „Save the Date“-Ankündigung und lassen Sie die Details in einer Einladung folgen. Sammeln Sie die Zusagen und erfassen Sie die Postadressen für eventuelle Nachfassaktionen. Gegen eine Gebühr können Sie diese Einladungen auch in gedruckter Form per Post verschicken lassen – ideal für Verwandte, die nicht online sind.

Denken Sie daran, dass Online-Einladungen zu einer Veranstaltung nicht effektiv sind, wenn Ihre Verwandten nicht auf diese Weise kommunizieren. Manche Leute checken zwar ihre E-Mails, klicken sich aber nur ungern zu Ihrer Einladungsseite durch. Erwägen Sie daher, in der Nachricht, die sie per E-Mail erhalten, eine alternative Form der Kontaktaufnahme anzugeben. Zum Beispiel: „Melden Sie sich an, indem Sie hier klicken oder indem Sie 555-123-4567 anrufen.“
Nutzen Sie Ihre Veranstaltungswebsite, um mit denjenigen, die nicht geantwortet haben, in Kontakt zu treten; kontaktieren Sie sie auf andere Weise, wenn sie immer noch nicht geantwortet haben. Denken Sie daran, dass auf diesen Websites nur die Antworten derjenigen erfasst werden, die Sie über die Plattform eingeladen haben. Fügen Sie also eine Spalte in die Tabelle mit den Hauptteilnehmern ein, um alle Antworten zu erfassen.

Auswahl des Ortes

Wenn Tante Pat wieder ihren Garten zur Verfügung gestellt hat, müssen Sie sich nicht für einen Veranstaltungsort entscheiden. Andernfalls sollten Sie sich im Internet nach Orten umsehen.

Ferienhaus

Für kleinere Gruppen ist die Anmietung eines ganzen Ferienhauses eine gute Option, wenn Ihnen das Konzept der gemeinsamen Nutzung aller Räumlichkeiten (Parkplatz, Küche und Essbereich, Versammlungsraum und Schlafzimmer) gefällt. Auf Reservierungsseiten wie AirBnB, HomeAway und Vrbo sind viele große Häuser aufgelistet; suchen Sie nach dem Ort und der Anzahl der Gäste.

Campingplätze und Wohnmobilparks

Campingplätze und Wohnmobilparks sind rustikaler, können aber Attraktionen im Freien bieten. Gruppenstellplätze eignen sich hervorragend für den Tagesaufenthalt, auch wenn nicht die ganze Gruppe campen möchte. Suchen Sie auf Websites wie Campendium, Campground Reviews und GoCampingAmerica.com nach Orten und Einrichtungen.

Mieträume

Parks mit Pavillons, Partyzentren und sogar Mieträume in Kirchen oder Gemeindezentren eignen sich ebenfalls hervorragend für ein Klassentreffen. Suchen Sie in Ihrem Webbrowser nach dem Begriff „Party Rentals“, „Event Rentals“ oder sogar „Church Hall Rentals“ sowie nach Stadt und Bundesland. Unique Venues bietet Ihnen sogar eine unterstützte Suche nach Räumen, die für Ihre Gruppe in Frage kommen.

Wenn Sie Ihre Gäste bitten, ihre Unterkünfte selbst zu buchen, sparen Sie viel Zeit, Ärger und möglicherweise auch Geld. (Einige Hotels verlangen eine Anzahlung für Gruppenreservierungen.) Im Chat-Bereich Ihrer Online-Einladung können Sie Hotels in der Nähe des Veranstaltungsortes empfehlen. Ermuntern Sie Gäste, die rund um die Uhr Kontakte knüpfen möchten, ihre Reservierungsinformationen untereinander auszutauschen, damit sie sich beim Frühstücksbuffet oder beim abendlichen Hot-Tubing unterhalten können.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste den richtigen Ort erreichen, indem Sie ihnen die beste GPS-Adresse für Ihre Veranstaltung angeben. Kopieren Sie die URL von Google Maps, die den Zielort anzeigt, und fügen Sie sie in Ihre elektronische Veranstaltungseinladung ein.

Tipp: Erstellen Sie ein Google-Konto (falls Sie noch keines haben), um die Vorteile kostenloser Online-Tools und Cloud-Speicher zu nutzen. Klicken Sie auf www.google.com auf „Anmelden“ und dann auf „Konto erstellen“. Folgen Sie den Eingabeaufforderungen. Die Tools für die Zusammenarbeit und der Online-Speicherplatz, der Ihnen in Google Drive zur Verfügung steht, vereinfachen den Planungsprozess.

Auswahl des Essens

Professionelle Veranstaltungsplaner (und Ihr Onkel Saul) werden Ihnen sagen, dass ein reichhaltiges Angebot an gutem Essen jede Zusammenkunft lohnenswert macht. Wenn Sie ein Partyzentrum oder einen Caterer beauftragen, können diese Ihnen bei der Organisation helfen. Selbst das Auslagern einer großen Mahlzeit kann eine Hilfe sein: Denken Sie an ein Buffet, bei dem jeder für sich selbst aufkommt und essen kann, was er will. Nutzen Sie Google Maps, um diese Dienste ausfindig zu machen (suchen Sie z. B. nach Caterern in der Nähe von Springfield, IL, oder Buffet-Restaurants in Portland, OR).

Wenn Ihr Klassentreffen eher eine Do-it-yourself-Angelegenheit ist, suchen Sie nach Online-Menüinspirationen und Speiseplanrechnern. Websites von Pinterest bis hin zu Ihrem Lieblingsrestaurant oder Großverbraucherladen bieten einfache Rezepte und Vorschläge zum Kochen für eine große Gruppe. Lebensmittelrechner können Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wie viele „Sloppy Joes“ und „Pineapple Party Punch“-Mischungen Sie kaufen müssen. Probieren Sie diese kostenlosen Online-Tools aus:

Calculate This Food

Calculate This Food bietet sowohl Menüideen als auch Lebensmittelrechner. Der Fleischportionsrechner ist besonders hilfreich, ebenso wie Portionsberechnungen für bestimmte Mahlzeiten, z. B. Kartoffelbar, Nacho-Bar und Grillparty im Garten.

Favorite Family Recipes

Favorite Family Recipes hat einen Leitfaden „Ideen für die Mahlzeitenplanung bei Familientreffen“, der eine köstliche Liste von Mahlzeitenideen für eine Gruppe enthält. Sie finden dort auch clevere Strategien und Tipps für die Durchführung eines gut organisierten, sicheren Speiseplans.

Pinterest

Pinterest hat viele Vorschläge für das Essen bei Familientreffen. Geben Sie in das Suchfeld „Familienessen für eine große Gruppe“ ein, um Themen wie „Vorspeisen für 50 Personen“ oder „Einfache Desserts aus der Pfanne“ zu finden.

Whole Foods Market Servings Planner

Whole Foods Market Servings Planner bietet einen Portionsrechner für die Planung von Weihnachtsfeiern. Damit können Sie die Mengen von Suppen, Vorspeisen, Dips und mehr berechnen. Whole Foods bietet auch eine Rubrik mit inspirierenden Rezepten zum Thema Feiertage an.

Potluck Online Tools

Veranstalten Sie ein Potluck? Mit dem Evite-Tool für die Essensanmeldung oder einer App wie PotluckHub können Sie sicherstellen, dass Sie Toppings für die Nacho-Bar haben – und dass jemand die Plastikgabeln mitbringt. Der Trick bei PotluckHub Party Planner ist, dass die Teilnehmer bereit sein müssen, die App herunterzuladen und zu benutzen. Alternativ können Sie auch ein Google-Dokument für Menüanmeldungen bereitstellen.

Aktivitäten vorbereiten

Einige Teilnehmer von Familientreffen sind froh, wenn sie einfach nur dasitzen und sich unterhalten können. Aber viele Gruppen schätzen eine Form der Unterhaltung. Nutzen Sie Online-Tools, um Folgendes zu finden:

Aktivitäten und Spiele

Suchen Sie auf Pinterest und Google nach Ideen, die für das Alter und die Interessen Ihrer Gruppe geeignet sind. Legen Sie eine Anmeldung für eine Talentshow in den Google Drive-Ordner. Erstellen Sie ein Kahoot, ein benutzerdefiniertes Quizspiel, das die Verwandten auf ihren mobilen Geräten spielen können. (Schicken Sie Ihrem technisch versierten Neffen eine Liste mit Fragen zur Familiengeschichte und bitten Sie ihn, das Spiel zu entwickeln, und bringen Sie dann Jugendliche mit Handys und Großväter ohne Geräte zusammen). Oder engagieren Sie einen Foto- oder Videostand, einen Zauberer oder einen anderen Unterhaltungskünstler, indem Sie auf Thumbtack nach lokalen Talenten suchen.

Lokale Attraktionen

Füllen Sie die Zeit zwischen den Veranstaltungen des Familientreffens mit optionalen Aktivitäten in der Stadt. Beginnen Sie bei TripAdvisor; klicken Sie auf Things to Do und geben Sie dann einen Ort ein. Hier finden Sie Bewertungen und Beschreibungen von Attraktionen in verschiedenen Kategorien, z. B. kostenlos, im Freien oder für Kinder. Auch Google kann eine gute Quelle sein: Führen Sie eine Suche durch wie: „

Service

Wenn Freiwilligenarbeit eine gute Möglichkeit ist, Ihre Familie näher zusammenzubringen, suchen Sie nach Möglichkeiten bei VolunteerMatch oder JustServe. Auch wenn Sie keine bestimmte Aktivität finden, sollten Sie sich mit potenziellen Organisationen in Verbindung setzen, um herauszufinden, ob Sie angesichts der Zeit und der Ressourcen Ihrer Gruppe etwas für sie tun können.

Finanzierung der Feierlichkeiten

Wenn Sie nicht über einen gut gefüllten Fonds für das Klassentreffen verfügen, müssen Sie sich überlegen, wie Sie alles bezahlen wollen. Sie sollten auch die Ausgaben im Auge behalten. Überlegen Sie sich, ob Sie ein Google Sheet anlegen, in dem Sie alle Ausgaben und deren Bezahler erfassen. Legen Sie die Google Sheets in einem Ausgabenordner ab, in den Sie Quittungen hochladen können.

„Deckungsbeitrag“

Wenn eine Person den Großteil oder die gesamte Planung übernimmt, ist es vielleicht am einfachsten, für jeden Teilnehmer einen „Deckungsbeitrag“ zu erheben. Mit Online-Tools für persönliche Zahlungen wie Google Pay, PayPal, Venmo oder Zelle ist es einfach, diesen Betrag einzuziehen. Wenn Sie derjenige sind, der das Geld einsammelt, können Sie Zahlungsaufforderungen verschicken (mit Erinnerungsschreiben für die vergessliche Tante). Fügen Sie Ihrer Aufforderung eine Adresse für die Bezahlung per Scheck bei, für den Fall, dass sie lieber auf diese Weise bezahlen möchten.

Spendenaktionen

Einige Familien setzen auf Spendenaktionen während ihrer Veranstaltung, wie z. B. Bastelauktionen, 50-50-Tombolas, Ratespiele oder Spendenverkäufe. Auch dabei können Online-Dienste helfen.

T-Shirts

Einigen Familien macht es zum Beispiel Spaß, T-Shirts anfertigen zu lassen. Die richtigen Größen zu finden und die Bezahlung zu regeln, kann Kopfzerbrechen bereiten. Warum nicht das Verfahren vereinfachen und die T-Shirts in eine Spendenaktion verwandeln? Auf Websites für den Druck individueller Kleidung wie Custom Ink können Sie Ihr T-Shirt auf der Website entwerfen. Sie sammeln die Bestellungen und die Zahlungen – mit einer finanziellen Rückvergütung für Ihre Gruppe.

Kochbücher

Familienkochbücher geben geliebte Rezepte weiter und eignen sich auch hervorragend für eine Spendenaktion. Das Sammeln von Rezepten von Verwandten ist schon genug Arbeit, also holen Sie sich Unterstützung für die Veröffentlichung. Cookbook Publishers hat ein wunderschönes Buch gedruckt, das meine Schwiegermutter für das 50-jährige Familientreffen entworfen hat. Auf der Website des Verlags können Sie sich über Design und Preise informieren und ein kostenloses Informationspaket anfordern. Wenn Sie ein kompletter Heimwerker sind, googeln Sie nach Kochbuchvorlagen und erkunden Sie die Optionen, die für Sie in Frage kommen.

Das Erlebnis teilen

Bei einem Familientreffen hat immer jemand eine Kamera dabei – er macht Selfies mit Geschwistern, nimmt lächerliche Possen während des Dreibeinrennens auf Video auf und mehr. Hier sind ein paar Ideen, wie man Fotos und Videos mit allen teilen kann:

Facebook-Seite

Meine Großfamilie hat eine private Facebook-Seite, zu der alle Teilnehmer des Treffens eingeladen sind. Während des Treffens bitten wir diejenigen, die Fotos und Videos machen, diese auf unserer Seite zu veröffentlichen. (Überlegen Sie, ob Sie einen Preis für den besten Upload ausloben wollen.) Das erinnert auch diejenigen, die nicht dabei sein konnten, daran, was sie verpassen!

Google-Tools

Wenn Ihre Familie gut mit einem gemeinsamen Google-Ordner gearbeitet hat, sollten Sie auch weiterhin das Beste daraus machen, indem Sie dort Bilder teilen.
Nutzen Sie einen kostenlosen Fotofreigabedienst wie Google Fotos , der auch über die Google Fotos-App zugänglich ist. Oder stellen Sie Ihre Videos – vor allem das nette Interview mit Ihrer Großmutter – privat auf YouTube ein und geben Sie den Link an die Teilnehmer weiter.

Benutzerdefinierte Videoerzählungen

Erstellen Sie benutzerdefinierte Videoerzählungen Ihrer Veranstaltung mit dem kostenlosen Adobe Spark oder einem Freemium-Dienst wie Animoto. Stellen Sie die besten Fotos in einer „Diashow“ zusammen und fügen Sie den kurzen Videoclip von Onkel Saul hinzu, der während der Talentshow singt. Vielleicht fügen Sie sogar einige Lieblingsbilder von gemeinsamen Vorfahren oder früheren Treffen hinzu.

Bei so vielen großartigen Online-Tools für Ihr nächstes Familientreffen ist die Durchführung Ihrer nächsten Veranstaltung vielleicht einfacher als Sie dachten. Vielleicht können Sie sich sogar hinsetzen und das Kahoot und ein paar Gläser Ananas-Party-Punsch genießen.