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Ihre nächste Präsentation vor Kunden oder Kollegen steht vor der Tür und Sie denken darüber nach, ein Handout einzubinden? Prima Idee! Obwohl viele Menschen Handouts mit Vorträgen assoziieren, sind sie ein bewährtes Mittel im Unternehmensumfeld, das Ihrem Publikum ein tieferes und nachhaltigeres Verständnis Ihrer Präsentation ermöglicht. Egal, ob es sich um ein Geschäftstreffen oder einen Schulungskurs handelt, ein Handout unterstreicht Ihre Punkte und unterstützt Ihre Präsentation, wenn es richtig gemacht wird. Es kann jedoch schwierig sein, sich zu entscheiden, was das Handout enthalten soll, welches Format es haben soll, wie es strukturiert sein soll und an welcher Stelle der Präsentation es verteilt werden soll. Dieser Blog-Beitrag soll Licht ins Dunkel bringen; wir werden analysieren, was ein wirklich gutes Handout ausmacht und wie Sie es selbstbewusst erstellen können.

Was ist ein Handout?

Wie der Name schon sagt, ist ein Handout jede Art von Dokument, das ein Redner während eines Vortrags, einer Präsentation, einer Konferenz oder eines Meetings an die Teilnehmer ausgibt. Es ermöglicht Ihren Zuhörern, sich einen klaren Überblick über die wichtigsten Punkte zu verschaffen oder das Gehörte im Nachhinein zusammenzufassen.

Ein Handout ist nicht nur eine Zusammenfassung von Folientiteln; es kann viel detaillierter sein, jedes einzelne Thema zusammenfassen und als Nachschlagewerk für Kernkonzepte und zentrale Erkenntnisse dienen.

Was ist das Wesentliche an einem Handout?

Zusammenfassend gesagt, muss Ihr Handout einen Mehrwert bieten. Es fasst die wichtigsten Aspekte Ihrer Präsentation in handlicher Textform zusammen. Es kann nicht nur Ihre Argumente zusammenfassen, sondern auch Ihre Folien entlasten: Dichte Fakten und Zahlen können auf das Handout ausgelagert werden, so dass Ihre PowerPoint-Präsentation schlank und professionell wirkt. Handouts bieten Ihren Zuhörern drei wesentliche Vorteile, je nachdem, wann sie verteilt werden:

• Teilnehmer können dem Gesagten während der Präsentation folgen
• Zuhörer können eigene Notizen hinzufügen
• Ihr Publikum erhält einen groben Überblick über Ihre Ideen

Ein Handout bedeutet nicht nur, dass Sie eine saubere und übersichtliche Präsentation erstellen können, sondern ermöglicht es Ihrem Publikum auch, Ihre Punkte besser zu verstehen und sich später daran zu erinnern. Es ist auch sehr nützlich, um Ihre Argumente denjenigen zu vermitteln, die die eigentliche Präsentation verpasst haben.

Ein wirksames Handout erstellen

Es ist also offensichtlich, dass ein Handout für Ihr Publikum, Ihre Präsentation und Sie selbst sehr nützlich sein kann. Wenn Sie einmal wissen, was Sie tun müssen, ist es relativ einfach, sie zu erstellen. Natürlich braucht man dafür Zeit, und die muss man einplanen. Ein Handout im letzten Moment zusammenzuschustern ist nicht nur stressig, sondern kann auch kontraproduktiv sein, da es Ihre Professionalität untergräbt und nie unbemerkt bleibt.

TIP: Warum beginnen Sie Ihre Präsentation nicht einmal mit einem Handout? Wenn Sie zunächst das Wesentliche herausholen, können Sie Ihre Präsentation Schritt für Schritt auf der Grundlage des Handouts entwickeln. Das hat den Vorteil, dass Ihre Zuhörerinnen und Zuhörer Ihre Argumente und den ausführlichen Text gut nachvollziehen können und Sie eine knackige und professionelle Präsentation abliefern.

Klar und prägnant: So strukturieren Sie ein Handout

Wie bei den meisten gestalterischen Dingen gilt auch bei Handouts die Devise „weniger ist mehr“ sehr gut. Konkret bedeutet das: Verzichten Sie auf ganze Sätze und nutzen Sie Stichpunkte, Abkürzungen, Pfeile und Symbole. Idealerweise sollte Ihr Handout nicht mehr als zwei A4-Seiten umfassen.

Zusätzlich zu den wichtigen Informationen aus Ihrem Vortrag muss ein Handout Folgendes enthalten:

• Grundinformationen, möglichst in der linken oberen Ecke des Handouts, wie z. B. den Ort der Präsentation und den Namen und Titel des Referenten
• das Datum, möglichst in der rechten oberen Ecke
• eine prägnante Überschrift – vorzugsweise den Titel Ihrer Präsentation – zentriert
• Seitenzahlen in der Fußzeile
• eine klare Struktur, eine klare Struktur, die sich an den einzelnen Überschriften der Präsentation orientiert
• ein einheitliches Seitenlayout unter Verwendung einer Standardschrift wie Arial oder Times New Roman

Die Struktur Ihres Handouts sollte sich an der Struktur Ihrer Präsentation orientieren, insbesondere wenn Sie das Handout während Ihrer Präsentation verteilen. Beschränken Sie sich am besten auf die Punkte, die Ihr Hauptargument unterstützen. Halten Sie die Unterpunkte auf dem Handout so einfach wie möglich und gehen Sie nicht zu sehr ins Detail. Um Ihr Handout optisch ansprechend zu gestalten, hilft es, sich Gedanken über die Schriftart zu machen. Verwenden Sie nicht nur, wie oben erwähnt, klare Standardschriften, sondern versuchen Sie, die Schriftgröße in den Kopf- und Fußzeilen einheitlich und kleiner als im Hauptteil zu halten.

TIP: Schaffen Sie einen Bereich, in dem Ihre Zuhörer eigene Notizen auf Ihrem Handout machen können. Machen Sie entweder den rechten Rand breiter oder lassen Sie ein paar Zeilen Platz unter Ihrem letzten Punkt.

Inhalt des Handouts – kurz und bündig

Sie haben das Layout Ihres Handouts festgelegt, die wichtigsten Punkte eingetragen und eine grobe Gliederung erstellt. Nun ist es an der Zeit, die einzelnen Punkte zu vertiefen und den Hauptinhalt Ihres Handouts zu erstellen. Konzentrieren Sie sich dabei auf Ihre Zielgruppe: Wie viel Hintergrundwissen können Sie bei dieser zum Thema Ihrer Präsentation voraussetzen? Wenn Sie Ihr Publikum im Auge behalten, müssen Sie das Handout auf dessen Niveau zuschneiden und Fachbegriffe vermeiden, wenn sie von Ihrem Thema ablenken würden, und sie einbeziehen, wenn Sie es mit einem Publikum zu tun haben, das sich in einem bestimmten Fachgebiet auskennt. So behalten Sie die volle Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer.

TIP: Um die Neugier Ihrer Zuhörer gleich zu Beginn Ihrer Präsentation zu wecken, könnten Sie ein aufmunterndes Zitat, ein Sprichwort oder eine Frage (die Sie etwas provokativ formulieren können) als Einleitung einfügen – dies kann den ersten Absatz Ihres Handouts bilden.

Auch wenn das Wichtigste bei Handouts ist, dass sie kurz und prägnant sind, sollten sie dennoch verständlich sein, wenn sie außerhalb des Kontextes Ihrer Präsentation gelesen werden. Wird dies vergessen, können sie nicht als Gedächtnisstütze für die Zuhörer dienen.

Zusätzliche Informationen auf dem Handout

Die oben beschriebenen Hauptelemente eines Handouts können nach Belieben durch zusätzliche Informationen ergänzt werden. Dazu können auch Bilder oder Grafiken gehören. Je nach Thema kann ein visuelles Element Ihre Hauptargumentation verdeutlichen und ergänzen und die Dinge zusammenführen. In der Regel lohnt es sich jedoch, Bilder und Grafiken auf den Präsentationsfolien zu belassen, da sie auf dem Handout zu viel Platz einnehmen. Kosten und Nutzen müssen in jedem Einzelfall abgewogen werden.

Auch Kontaktinformationen sollten auf dem Handout stehen, eine E-Mail-Adresse ist das Minimum. Je nach Art und Zweck der Präsentation können Sie auch Ihre Geschäftsadresse und Telefonnummer angeben. Wenn Ihr Handout aus mehreren Seiten besteht, ist es hilfreich, Ihre Kontaktdaten in die Kopfzeile zu setzen, damit sie auf jeder Seite erscheinen. Es kann sinnvoll sein, ein kurzes Literaturverzeichnis in Ihr Handout aufzunehmen, wenn Sie Zitate oder Informationen aus anderen Quellen verwenden. Auf diese Weise können Sie auch auf einschlägige Websites oder weiterführende Literatur zu Ihrem Thema verweisen, die für Ihre Zuhörer interessant sein könnten.

TIP: Am Ende Ihrer Handouts können Sie Fragen oder Denkanstöße einfügen, um eine Diskussion anzuregen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie nach Ihrer Präsentation eine Frage- und Antwortrunde durchführen möchten.

Einfach und schnell: Ein Handout mit PowerPoint erstellen

Wenn die Zeit drängt, bietet PowerPoint eine Funktion, mit der Sie in wenigen Minuten ein Handout erstellen können. Mit der Funktion „Handout erstellen“ können Sie eine PowerPoint-Präsentation nach Microsoft Word übertragen, sie dort anpassen und für den Druck optimieren. Mit nur wenigen Klicks können Sie auswählen, welche Präsentationsfolien auf dem Handout erscheinen sollen. Auch die Anzahl der Folien lässt sich leicht anpassen, und Sie können Text nach Bedarf kürzen oder erweitern. Sie können auch entscheiden, ob das Handout einen Notizrand, eine Kopf- und/oder Fußzeile enthalten soll. Ihre PowerPoint-Präsentation bleibt während des gesamten Prozesses unangetastet. Neben der Möglichkeit, das Handout auszudrucken, können Sie es auch direkt in Word als Word- oder PDF-Dokument speichern – eine einfache Möglichkeit, das Handout Ihren Zuhörern digital zur Verfügung zu stellen.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um Ihr Handout zu verteilen?

Es gibt nicht den perfekten Zeitpunkt. Um den richtigen Zeitpunkt für Ihre Präsentation zu finden, ist es hilfreich zu verstehen, wie die Zeitplanung Ihr Publikum beeinflusst:

• Handout vor der Präsentation: In diesem Fall müssen Sie davon ausgehen, dass zumindest ein Teil Ihrer Zuhörer das Handout durchgeblättert und vorgelesen hat, d. h., dass sie zu jedem Zeitpunkt wissen, was als Nächstes kommt. Dies kann manchmal dazu führen, dass die Konzentration der Zuhörer geteilt ist, so dass Sie sorgfältig abwägen müssen, ob diese Option angemessen ist.
• Handout während der Präsentation: Verteilen Sie Ihr Handout zu dem Zeitpunkt, an dem es als Unterstützung nützlich ist, entweder zur visuellen Veranschaulichung oder als Mittel, um Ihre Argumente zu unterstreichen.
• Handout nach der Präsentation: Wenn Sie diese Option wählen, vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktdaten anzugeben. Wenn Sie ein Handout elektronisch verschicken, ist PDF eine gute Wahl. Je nach Situation und Empfänger kann es ratsam sein, das Copyright in der Fußzeile hinzuzufügen.

Für welchen Zeitpunkt Sie sich auch entscheiden, ein gut vorbereitetes Handout kann ein wirksames Instrument zur Unterstützung Ihrer Präsentation sein und sowohl Ihnen als auch Ihrem Publikum als Leitfaden und Gedächtnisstütze dienen. Richtig eingesetzt, können sie das Interesse und die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer erhöhen und Ihnen eine klare und professionelle Präsentation ermöglichen.

Brauchen Sie Hilfe bei der Erstellung eines guten Handouts oder einer Präsentation? Wir helfen Ihnen gerne mit unserer langjährigen Erfahrung als Präsentationsagentur. Wir freuen uns, Sie unterstützen zu können!