Was ist Kommunikation nach unten?
Kommunikation nach unten bezieht sich auf die Nachrichten und Informationen, die vertikal nach unten in der Befehlskette von Managern weitergegeben werden, die mit den ihnen unterstellten Mitarbeitern in Richtung nach unten kommunizieren.
Mit anderen Worten, die Kommunikation nach unten fließt von Personen auf höheren Ebenen der Organisation zu denen auf niedrigeren Ebenen. Es ist wohl der bekannteste und offensichtlichste Fluss der formellen Kommunikation.
Ein Diagramm der Aufwärtskommunikation sieht so aus …
Abwärtskommunikation wird von Gruppenleitern und Managern verwendet, um Ziele zu setzen, Arbeitsanweisungen zu erteilen, Mitarbeiter über Richtlinien und Verfahren zu informieren, auf Probleme hinzuweisen, die beachtet werden müssen, und Feedback zur Leistung zu geben.
Eine Mitteilung des Geschäftsführers eines Unternehmens an die Filialleiter ist ein Beispiel für abwärts gerichtete Kommunikation.
Weitere Beispiele für abwärts gerichtete Kommunikation sind vertrauliche Jahresberichte, Leistungsbeurteilungen, Mitteilungen, Projektrückmeldungen, Ankündigungen von Unternehmensrichtlinien, neue Unternehmensziele, Arbeitsanweisungen und Schulungen usw.
Formen der abwärts gerichteten Kommunikation können Notizen, Mitteilungen, Memos, Telefongespräche, Voice-Mails, E-Mails oder persönliche Gespräche sein.
Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass abwärts gerichtete Kommunikation nicht nur in Form von mündlichem oder persönlichem Kontakt stattfindet, sondern auch in schriftlicher Form.
Wenn die Unternehmensleitung Briefe an die Mitarbeiter nach Hause schickt, um sie über die neuen Richtlinien des Unternehmens für krankheitsbedingte Fehlzeiten zu informieren, verwendet sie abwärts gerichtete Kommunikation. Ein weiteres Beispiel für schriftliche Kommunikation nach unten ist eine E-Mail eines Teamleiters an die Mitglieder seines Teams, in der er sie an einen bevorstehenden Abgabetermin erinnert.
- Die Kommunikation nach unten ist für das Funktionieren jeder Organisation von wesentlicher Bedeutung, da sie die Übermittlung von Informationen, Anweisungen, Ratschlägen, Anfragen, Rückmeldungen und Ideen in Bezug auf die Aufgabenerfüllung beinhaltet.
- Die abwärts gerichtete Kommunikation geht über die Information über die Aufgabe hinaus; sie konzentriert sich auf den Mitarbeiter, die Einheit und das Unternehmen.
- Sie erhöht das Bewusstsein der Mitarbeiter und erleichtert die Umsetzung neuer Strategien, Richtlinien, Entscheidungen sowie die Bewertung und Beurteilung der Leistung der Mitarbeiter.
Die abwärts gerichtete Kommunikation liefert den Mitarbeitern zwar die Informationen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, aber in einigen Fällen kommen diese Informationen zu spät oder fehlen ganz.
Berichte haben gezeigt, dass nur 20 % einer beabsichtigten Botschaft, die von der obersten Führungsebene gesendet wird, intakt ist, wenn sie den Mitarbeiter der ersten Ebene erreicht. In der Regel sind Informationen, die über mehrere Ebenen in der Befehlskette nach unten gelangen, anfällig für Verzerrungen. So werden die Richtlinien nicht verstanden oder gar gelesen.
Nachfolgend sind einige weitere offensichtliche Fallstricke der Kommunikation nach unten aufgeführt:
- Sie ist einseitig strukturiert – in der Regel informieren die Führungskräfte die Mitarbeiter, holen aber selten deren Rat oder Meinung ein.
- Sie entspricht oft nicht den Erwartungen der Mitarbeiter.
- Zu viel Kommunikation nach unten führt tendenziell zu Reaktionen der Untergebenen und kann eine bessere Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber behindern.
- Manager neigen dazu, sich zu sehr auf schriftliche Kanäle zu verlassen; so kann eine Lawine schriftlicher Materialien dazu führen, dass der überlastete Mitarbeiter einige Nachrichten ignoriert.
Ungeachtet der oben genannten Fallstricke ist die Kommunikation nach unten ein sehr wirkungsvolles Medium, durch das die obersten Führungskräfte die Ziele der Organisation definieren und den Mitarbeitern der unteren Ebenen mitteilen, was von ihnen erwartet wird. Die Entscheidungen, Stellenbeschreibungen, Richtlinien und Veröffentlichungen werden den Mitarbeitern der unteren Ebene über diesen Kanal mitgeteilt.