Einige Staaten haben untereinander gegenseitige Steuervereinbarungen, die es Arbeitnehmern, die in einem Staat leben und in einem anderen arbeiten, ermöglichen, ihr Einkommen in dem Staat zu versteuern, in dem sie leben, und nicht in dem Staat, in dem sie arbeiten. In diesen Fällen können Arbeitnehmer dem Staat, in dem sie arbeiten, eine Nichtansässigkeitsbescheinigung vorlegen, um von der Zahlung von Einkommenssteuern in diesem Staat befreit zu werden.
Zenefits erkennt automatisch, ob ein Arbeitnehmer auf der Grundlage seiner Wohnadresse und des zugewiesenen Arbeitsortes die Vorteile eines Gegenseitigkeitsabkommens nutzen kann. Zenefits vermerkt jedoch lediglich die Einrichtung der Gegenseitigkeit für Personal- und Lohnabrechnungszwecke. Die Arbeitnehmer müssen weiterhin eine Bescheinigung über die Nichtansässigkeit ausfüllen und ihrem Arbeitgeber vorlegen, falls erforderlich.
- Neue Mitarbeiter können sich beim Onboarding in Zenefits für die Einrichtung der gegenseitigen Besteuerung entscheiden.
- Wenn ein bestehender Mitarbeiter seine Adresse ändert oder ihm ein neuer Arbeitsort zugewiesen wird und er nun die Möglichkeit hat, die gegenseitige Besteuerung einzurichten, kann er sich bei Zenefits anmelden und sie einrichten.
- Gegenseitige Vereinbarungen gelten nur für die Einbehaltung von Einkommen aus dem Bundesstaat. Mitarbeiter, die sich für gegenseitige Steuervereinbarungen entscheiden, unterliegen immer noch den anderen von den Mitarbeitern gezahlten Steuern ihres Arbeitsstaates.
- Administratoren können einen Staat im Abschnitt „Gegenseitige Vereinbarungen“, der sich im Abrissblatt des Mitarbeiters befindet, auch als befreit markieren.
Wenn ein Mitarbeiter „Ja, Bestätigung, dass er eine Nichtansässigkeitsbescheinigung hat“ auswählt, werden im Allgemeinen nur von seinem Heimatstaat Steuern einbehalten. Wählt ein Arbeitnehmer jedoch „Nein“ und bestätigt damit, dass er keine Bescheinigung über den Nichtwohnsitz hat, werden die Steuern in seinem Heimatstaat und in seinem Arbeitsstaat einbehalten.
Vereinbarungen und Bescheinigungen
In der nachstehenden Tabelle können Arbeitnehmer, denen ein Arbeitsort in einem der Staaten in der Spalte „Arbeitsstaat“ und eine Wohnadresse in einem Staat in der Spalte „Wohnsitzstaat“ in derselben Zeile zugewiesen ist, wählen, ob sie in ihren Heimatstaaten besteuert werden wollen.
In einigen Fällen, z. B. in MD oder VA, enthält das Formular für die Quellensteuerbefreiung ein Feld für die Erklärung der Befreiung auf der Grundlage des Nichtwohnsitzes. Andere Staaten, wie IL, haben separate Formulare für die Erklärung der Nichtansässigkeit für die Zwecke des Steuereinbehalts.
| Arbeitsstaat | Residenzstaat | Bescheinigung der Nichtansässigkeit |
|---|---|---|
| D.C. | Jeder Staat und Puerto Rico | D-4A |
| Iowa | Illinois | 44-016 |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin | IL-W-5-NR |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, Wisconsin | WH-47 |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, Wisconsin, West Virginia | 42A809 |
| Maryland | DC, Pennsylvania, Virginia, West Virginia | MW 507 |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin | MI-W4 |
| Minnesota | Michigan, North Dakota | MWR |
| Montana | North Dakota | NR-2 |
| New Jersey | Pennsylvania | IT-4NR |
| North Dakota | Minnesota, Montana | NDW-R |
| Ohio | Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania, West Virginia | NJ-165 |
| Pennsylvania | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia | REV-419 |
| Virginia | DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia | VA-4 |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan | W-220 |
| West Virginia | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia | WV /IT-104R |