Ein Danksagungsschreiben ist sowohl eine Empfangsbestätigung als auch ein Instrument der Öffentlichkeitsarbeit. Sein Ziel ist es, dem Leser mitzuteilen, dass die in einer vorangegangenen Mitteilung, in der Regel eine Anfrage oder ein Bestellschreiben, angeforderten Artikel eingegangen sind.
Der Umfang kann sogar recht kurz sein, gerade genug, um einen Geschäftskommunikationszyklus abzuschließen. Die Bestätigung des Tages, an dem ein Artikel eingetroffen ist, oder der Ausdruck der Wertschätzung für die Erledigung einer Anfrage kann alles sein, was notwendig ist.
Erinnern Sie sich, es ist der Gedanke, der zählt. Ein Bestätigungsschreiben ist eine professionelle Höflichkeit, die von erfolgreichen Menschen beim Aufbau und der Pflege produktiver Geschäftsbeziehungen routinemäßig angewandt wird.
Identifizieren Sie Ihren Leser
Ein Bestätigungsschreiben sollte an eine Person gerichtet werden, die eine Quittung für eine gesendete Sache benötigt. Wenn Sie den Namen des Absenders nicht kennen, können Sie ihn am Ende eines früheren Schreibens finden, z. B. bei einer Anfrage oder einer Bestellung. Dieser Name sollte in die innere Überschrift und in die Anrede Ihrer Empfangsbestätigung aufgenommen werden. Er sollte auch in der obersten Zeile Ihres Umschlags stehen.
Erinnern Sie sich daran, dass Menschen zuerst mit Menschen Geschäfte machen und erst danach mit Unternehmen. Wenn Sie den Leser mit seinem Namen ansprechen, erkennen Sie seine Bedeutung und seinen Wert als individuelles menschliches Wesen an.
Bestimmen Sie Ihr Ziel
Das Ziel eines Danksagungsschreibens ist es, den Leser wissen zu lassen, dass die erwarteten Artikel tatsächlich eingegangen sind. Sie sollten sich kurz fassen.
Im Hauptteil sollte der Schreiber einen bestimmten Punkt erwähnen, um dem Leser zu verdeutlichen, dass er ein wichtiger Teil ihres Gesamtziels ist, und ihn wissen zu lassen, dass bei ihrem nächsten Treffen weitere Diskussionen erwartet werden.
Bestimmen Sie Ihren Umfang
Der Umfang eines Bestätigungsschreibens kann recht kurz sein, eine oder zwei Zeilen, deren Ziel es ist, dem Leser mitzuteilen, dass eine Anfrage erfüllt wurde. Wenn ein fortgesetzter Dialog erforderlich ist, kann der Umfang erweitert werden, um neue Informationen einzubeziehen.
Im Hauptteil sollte die Verfasserin den Namen ihres Assistenten angeben, einer zweiten Kontaktperson, mit der er sprechen kann, falls sie nicht in der Lage ist, seinen Anruf entgegenzunehmen. Dadurch wird eine Kommunikationslinie geschaffen, die ihr ernsthaftes Interesse an einer weiteren Geschäftsbeziehung zeigt.
Gliedern Sie Ihr Schreiben
Durch die Gliederung Ihres Bestätigungsschreibens wird eine logische Reihenfolge festgelegt, in der Sie Ihre Informationen präsentieren. Sie haben bereits mit dieser Aufgabe begonnen, indem Sie ein Ziel festgelegt und Ihren Umfang bestimmt haben. Beziehen Sie sich auf diese Punkte. Zusammen enthalten sie einen Großteil des Inhalts, der den Hauptteil Ihres Schreibens ausmachen wird.
Eine einfache Gliederung hilft Ihnen bei der Organisation. Beginnen Sie mit einer Liste relevanter Punkte und bringen Sie diese in die Reihenfolge, die Ihrem Leser am besten hilft, Ihre Danksagung zu verstehen. Diese Punkte bilden das Rückgrat Ihres Entwurfs; Ihre Gliederung wird zu einer Checkliste.
Entwerfen Sie Ihren Brief
Die einfachste Art, ein Danksagungsschreiben zu verfassen, ist die Arbeit mit einer Gliederung. Sie haben sich bereits organisiert, indem Sie eine Liste erstellt haben. Beziehen Sie sich auf diese Liste und machen Sie aus jedem Fragment einen vollständigen Satz, der einen einzelnen Gedanken oder eine Idee ausdrückt.
Damit Ihre Gedanken und Ideen zusammenhängend wiedergegeben werden, schreiben Sie in einer möglichst natürlich klingenden Stimme. Versuchen Sie, Ihren Entwurf schnell zu schreiben und ihn dann laut vorzulesen. Konzentrieren Sie sich darauf, dem Leser Ihr Ziel zu vermitteln. Vergewissern Sie sich, dass der Umfang Ihres Schreibens alle relevanten Informationen enthält, die in Ihrer Organisationsliste enthalten sind.
Geben Sie zu bedenken, dass Sie einen Rohentwurf schreiben. Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion, Satz- und Absatzstruktur können Sie vorerst ignorieren. Dies sind technische Details, auf die Sie im letzten Schritt achten werden, wenn Sie Ihre Arbeit überprüfen und überarbeiten.
Schließen Sie Ihren Brief
Ein Danksagungsschreiben sollte auf professionelle Weise schließen. Sobald Sie den letzten Absatz geschrieben haben, setzen Sie einen Schlusspunkt zwischen ein höfliches „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Danke“ und Ihren gedruckten Namen.
Wenn Sie in Verbindung mit einer offiziellen Aufgabe schreiben, setzen Sie Ihren Titel unter den gedruckten Namen. Zusätzliche Informationen wie Diktatvermerke, Hinweise auf Anlagen, Beilagen und Kopien an andere Personen sollten unter der Titelzeile stehen.
Das Danksagungsschreiben überprüfen und überarbeiten
Die Überprüfung und Überarbeitung Ihres Danksagungsschreibens ist der letzte Schritt im Schreibprozess. In diesem Schritt überprüfen Sie Ihren Entwurf und vergewissern sich, dass Ihr Ziel klar und Ihr Umfang prägnant ist. Versetzen Sie sich in die Lage des Lesers, wenn Sie den Entwurf prüfen. Fragen Sie sich, ob Sie als Empfänger in der Lage sind, die Anfrage schnell zu verstehen, und ob genügend Informationen enthalten sind, um eine zeitnahe Antwort zu ermöglichen.
Suchen Sie zuerst nach den offensichtlichen Fehlern. Achten Sie auf Rechtschreib-, Satzbau- und Grammatikfehler. Denken Sie daran, dass ein Passiv nicht so überzeugend wirkt wie ein Aktiv. Sie wollen, dass Ihr Brief überzeugend ist, also schreiben Sie mit aktiver Stimme.
Das Wichtigste, was Sie im Auge behalten müssen, ist die Gesamtkohärenz der gesamten Einheit. Achten Sie auf Genauigkeit, Klarheit und ein Gefühl der Vollständigkeit. Fragen Sie sich, ob die Übergänge zwischen den Absätzen funktionieren und ob Ihr Standpunkt, Ihr Ton und Ihr Stil im gesamten Text einheitlich sind.
Prüfen Sie Ihre Wortwahl sorgfältig. Zweideutige Wörter führen zu Verwirrung. Jargon und abstrakte Begriffe werden möglicherweise überhaupt nicht verstanden, und Affektiertheiten, Klischees und abgedroschene Sprache dienen keinem wirklichen Zweck und verschleiern Ihr Ziel. Sie wollen Ihrem Leser helfen, genau zu verstehen, was Sie wollen, also streichen Sie alles, was nicht hilfreich ist.
Und schließlich, wenn Sie noch keine Einleitung oder keinen Schluss geschrieben haben, ist es jetzt an der Zeit. Die Einleitung muss in den Hauptteil Ihres Schreibens überleiten, mit einer klaren Aussage über das Thema Ihrer Danksagung und genügend unterstützenden Informationen, um den Leser beim Lesen zu halten. Ihr Schluss muss Ihr Ziel mit einer Frage wiederholen, die zu einer Handlung auffordert.