Box vs. Dropbox: Was ist das Beste für Ihr Unternehmen?

Öffentlicher Cloud-Speicher gibt Ihrem Unternehmen die Freiheit, Arbeitsressourcen in Echtzeit und von jedem Ort aus zu teilen, zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen. Und wenn Sie ein Firmengerät verlieren oder Ihr Büro von der Jahrhundertflut überschwemmt wird, sind alle Ihre Daten sicher und geschützt.

Kein Wunder, dass Unternehmen auf der ganzen Welt Cloud-Speicher in ihre IT-Umgebung integrieren.

Während große Unternehmen wie Amazon, Google, Oracle und Microsoft den Cloud-Speichermarkt für die Speicherung von Unternehmensdaten erschlossen haben, benötigen viele Unternehmen zuverlässige und nicht entwicklergesteuerte Cloud-Speicherlösungen für die Verwaltung von Dokumenten und Anlagen.

Wenn Sie eine Lösung für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, haben Sie sich wahrscheinlich über den Unterschied zwischen Box und Dropbox gewundert. Oberflächlich betrachtet scheinen sie eine ähnliche Lösung für Geschäftskunden zu bieten: sicherer Cloud-Speicher mit Tools für die Zusammenarbeit und die Verwaltung.

Das stimmt zwar, aber es gibt einige klare Unterschiede in Bezug auf Paketierung, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit, die sie voneinander unterscheiden.

Box vs. Dropbox ist einer der häufigsten Vergleiche von Cloud-Speichern für Unternehmen, aber diese Anbieter haben jeweils viele Konkurrenten. Um Zeit beim Durchforsten der Cloud-Backup- und -Speicherlandschaft zu sparen, verwenden Sie unser Produktauswahl-Tool, um eine Liste mit 5 Empfehlungen auf der Grundlage Ihrer Anforderungen zu erhalten. Klicken Sie auf das Bild unten, um loszulegen.

Bevor wir auf die spezifischen Funktionen eingehen, lassen Sie uns einen Blick auf Box vs. Dropbox aus einer 10.000-Fuß-Perspektive werfen.

Box, Inc. hat fast die Hälfte seines Wertes verloren, nachdem es 2018 einen Höchststand von fast 4 Milliarden US-Dollar erreicht hatte. Es wird derzeit mit 2,4 Milliarden Dollar bewertet. Die Nutzerbasis umfasst 8 Millionen Nutzer in 95.000 Unternehmen und 70 Prozent der Fortune 500.

Dropbox ging im zweiten Quartal 2018 an die Börse und ist im November 2019 8,5 Milliarden Dollar wert. Seine aktuelle Nutzerbasis umfasst über 600 Millionen registrierte Nutzer.

Beide Anbieter bieten mehrere Pläne für geschäftliche und private Konten an. Es ist jedoch wichtig zu beachten, wie Box und Dropbox sich auf dem Markt positionieren. Es würde wenig Sinn machen, wenn sie dasselbe Produkt für denselben Kunden zu unterschiedlichen Preisen anbieten würden – und das tun sie auch nicht.

Zwar bietet Box zwei private Speicherpläne an, doch ist ihr Produkt in erster Linie eine Unternehmenslösung. Daher sind die Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit auf die Bedürfnisse von CIOs und IT-Abteilungen zugeschnitten:

„Wir sind ein zu 100 Prozent auf Unternehmen ausgerichtetes Unternehmen. Die gesamte Technologie, die wir entwickeln, zielt auf die Frage ab, wie wir es einfacher, skalierbarer oder einfacher machen und einfach einen besseren Weg für Unternehmen finden, diese Daten zu teilen, zu verwalten und darauf zuzugreifen.“ – Aaron Levie, CEO von Box

Dropbox hingegen begann als Produkt für Privatanwender und fand allmählich seinen Weg an den Arbeitsplatz als eine Form der verbraucherorientierten IT. Mit anderen Worten: Die Menschen mochten Dropbox; die Menschen nutzten Dropbox am Arbeitsplatz; die Unternehmen erkannten die Vorteile von Dropbox; die Unternehmen übernahmen Dropbox als Geschäftslösung.

„Wir lösen wirklich wichtige Probleme für einen großen Teil der Welt, nicht nur für das Silicon Valley. Unsere Nutzer sind Trapezkünstler, Highschool-Footballtrainer … Physiker, die weltweit zusammenarbeiten.“ – Drew Houston, CEO von Dropbox

Diese unterschiedlichen Ansätze für die Dateiverwaltung stellen jeden Anbieter vor einzigartige Herausforderungen.

Für Box könnte das bedeuten, die Nutzererfahrung auf individueller Ebene zu verbessern und die Plattform einfacher zu nutzen und zu verwalten. Für Dropbox könnte das bedeuten, dass sie eine tiefere administrative Kontrolle bietet.

Schauen wir uns das genauer an.

Plattformen und Preise

Das erste, was Sie beachten müssen, ist das Kernprodukt: Wie viel kostet es, und was bekommen Sie für das Geld?

Box bietet vier Preisstufen für Unternehmen. Das Starter-Paket, das sich an Teams mit 3 bis 10 Personen richtet, bietet 100 GB Speicherplatz. Die Business-Stufe – für mittelgroße Teams mit erweiterten Anforderungen – bietet unbegrenzten Speicherplatz, die Business Plus-Stufe bietet Teams erweiterte Verwaltungs- und Kontrollmöglichkeiten, und die Enterprise-Stufe bietet einige erweiterte Funktionen wie HIPAA-Konformität, unbegrenzte Softwareintegrationen und Wasserzeichen für Dokumente.

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Dropbox bietet drei Tarife für Unternehmen mit 5 und mehr Nutzern an: Dropbox for Business im Standard-, Advanced- und Enterprise-Tarif. Der Standardplan umfasst die meisten Unternehmensfunktionen und 3 TB Speicherplatz. Benutzer, die detailliertere Verwaltungs-, IT- und Domänenkontrollen wünschen, sollten ein Upgrade auf einen höheren Tarif vornehmen.

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Sicherheit und administrative Kontrolle

Box bietet eine ganze Reihe fortschrittlicher Sicherheitsfunktionen, von der Dateiverschlüsselung bis zu benutzerdefinierten Regeln für die Datenaufbewahrung und Enterprise Mobility Management (EMM). Administratoren können entscheiden, welchen Benutzern der Zugriff auf Dateien und Ordner gewährt wird, und Benutzergruppen für eine einfachere Zuweisung erstellen. Es gibt sieben Ebenen der Zugriffskontrolle, die den Zugriff, die Vorschau, die Bearbeitung und die Freigabe betreffen.

Die Dateien selbst werden durch TLS und mehrschichtige Verschlüsselung, Dateiversionierung und Ablaufkontrollen sowie benutzerdefinierte Sicherheitsrichtlinien für Inhalte geschützt. Benutzer können vertrauliche Dateien bei Bedarf auch mit Passwörtern versehen.

Funktionen:

• SSL- und At-Rest-Verschlüsselung
• Dateisperrung
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Single Sign-On über SAML 2.0 und ADFS 2
• AD/LDAP-Kontoverwaltung
• Sichere Freigabe
• Auto-Ablauf
• Datenresidenz in Box-Zonen
• Granulare Berechtigungen
• Regeln für die Datenaufbewahrung
• Sicherheitskontrollen für mobile Geräte
• Konto- und Benutzerverwaltung
• Zugriffsstatistiken und Berichte
• Dropbox bietet die Standardsicherheit eines öffentlichen Cloud-Servers – mehr als genug für ein durchschnittliches Unternehmen, um seine vertraulichen Daten zu schützen. Dropbox for Business bietet 256-Bit-AES-Verschlüsselung (wie Box), Gruppenverwaltung und Freigabebeschränkungen sowie die Möglichkeit, Daten im Falle eines kompromittierten Kontos oder einer feindlichen Kündigung aus der Ferne zu löschen.

Administratoren können das Admin-Dashboard verwenden, um die Zugriffsstatistiken von Nutzern und Teams, einschließlich Anmeldungen, Geräten und Freigaben, zu verfolgen sowie Teammitglieder hinzuzufügen und zu entfernen. Dropbox for Business bewahrt gelöschte Dokumente 120 Tage lang auf, und ein erweiterter Versionsverlauf kann als Add-on erworben werden.

Features:

• 256-Bit-AES- und SSL-Verschlüsselung
• Freigabekontrolle
• Nutzer- und Teamaktivitätsverfolgung (Anmeldungen, Geräte, Freigabe)
• Integration von aktiven Verzeichnissen und Einzelanmeldungen
• Fernlöschen von Daten
• Benutzerverwaltung
• Statistiken zur Teamnutzung
• Dateiwiederherstellung

Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist eines der größten Verkaufsargumente für Cloud-Speicher für Unternehmen. Daher ist es wichtig zu überlegen, wie eine bestimmte Lösung die Zusammenarbeit Ihres Teams unterstützen kann. Beide Anbieter bieten Tools für die Zusammenarbeit, die über die reine Dateifreigabe hinausgehen.

Box und Dropbox schneiden in dieser Kategorie gut ab. Erstens bieten beide flexible Freigabeoptionen wie die Freigabe von Links, die Freigabe nur auf Einladung und die externe Freigabe. Zweitens ermöglichen beide die Zusammenarbeit von Teams in Echtzeit über Team- oder Gruppenordner. Benutzer können Dateien kommentieren, direkt von Outlook aus arbeiten und über native mobile Apps für die meisten Geräte auf ihr Speicherkonto zugreifen. Darüber hinaus verfügen beide Anbieter über eine integrierte Dateiwiederherstellung und Versionskontrolle, um zu verhindern, dass Benutzer ihre Arbeit verlieren.

Beide Plattformen lassen sich in Office 365, DocuSign und andere Content-Apps integrieren.

Projekt- und Aufgabenmanagement

Natürlich ist keines dieser Produkte als vollwertige Projektmanagementlösung konzipiert.

Sie können jedoch bestehende Projektstrategien unterstützen, indem sie Ihren Teams helfen, die Arbeit in einer geordneten, wiederholbaren Art und Weise zu verwalten – insbesondere Dateien und Dokumente, die direkt mit dem Projekt in Verbindung stehen, wie z. B. Ausschreibungen, Budgets, Gantt-Diagramme, Medieninhalte usw.

Dropbox hat vor kurzem ein Tool für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement veröffentlicht, Paper, das Teams bei der Zusammenarbeit an Projekten unterstützt. Paper enthält Funktionen wie Kalender, Checklisten, Genehmigungslisten, Nachrichten, Benachrichtigungen und mehr. Es ist ein kostenloses Produkt, das mit jedem Dropbox-Konto geliefert wird.

Mit Box können Sie Regeln für die Workflow-Automatisierung erstellen, um Dateien auf der Grundlage vorgegebener Bedingungen zu verwalten. Sie können auch Box Relay verwenden, ein automatisiertes Prozesstool, das Unternehmen dabei unterstützt, stark manuelle und wiederholbare Genehmigungsprozesse für Onboarding, Schulungen und mehr zu verwalten.

Weder Dropbox noch Box bieten eine ausgefeilte Aufgabenmanagementlösung, die ein funktionsreiches Projektmanagement- oder Helpdesk-Tool wie Jira ersetzen könnte. Aber die Aufgabenmanagement-Tools decken die Arten von wiederholbaren und dokumentenlastigen Projekten ab, die Marketing-, Vertriebs- und HR-Teams verwalten könnten.

Integration mit Geschäftsanwendungen von Drittanbietern

Nahezu jedes Unternehmen verfügt über ein System oder eine Reihe von Systemen, die seine Kerngeschäftsvorgänge unterstützen. Im Vertrieb könnte dies eine CRM-Datenbank sein. Im medizinischen Bereich könnte es sich um ein EHR-System handeln. In jedem Fall ist es wichtig, dass sich Ihre Dateimanagement-Tools nahtlos in Ihre Unternehmenssoftware integrieren lassen. Das bedeutet, dass Sie in der Lage sein müssen, Dateien direkt aus der Anwendung hoch- und herunterzuladen und zu synchronisieren.

Wie erfüllen Box und Dropbox diesen Standard?

Zunächst einmal lassen sich beide in Office 365 und Outlook integrieren. Dies ist wichtig, da 1 von 5 Unternehmensmitarbeitern Office 365 nutzt.

Darüber hinaus verwendet jede Plattform APIs zur Integration mit einer Vielzahl von Drittanbieteranwendungen. Dropbox nennt vorgefertigte Verbindungen Extensions, während Box seine über 1.400 nativen Verbindungen als Apps auflistet.

Die Universalität von Dropbox ist zu einem großen Teil auf seine Rolle als Verbraucher- und Business-App zurückzuführen. Box hingegen konzentriert sich hauptsächlich auf geschäftskritische Apps wie CRMs und Marketingplattformen.

Das Urteil?

Box und Dropbox bieten beide solide Lösungen für die Speicherung in der öffentlichen Cloud – einschließlich vielseitiger Dateifreigabe, mobilem Zugriff und zuverlässiger Sicherheit. Welches Produkt „besser“ ist, hängt von Ihren individuellen Prioritäten und Ihrem Budget ab. Wenn Sie mit dem Vergleichsprozess überfordert sind, nutzen Sie unser Produktauswahl-Tool. Beantworten Sie ein paar Fragen zu Ihren Anforderungen, und wir senden Ihnen eine kurze Liste von Anbietern zu.